300 Stunden im Jahr für nichts: Darum verschwenden wir so viel Zeit im Büro

Hast du auch schon einmal viel zu viel Zeit damit verbracht, nach Informationen zu suchen, die sich tief in den Ordnern des Unternehmens verstecken? Oder verlorene Informationen wieder herzustellen – teilweise sogar schon mehrmals pro Woche? Dann bist du damit nicht alleine: Laut einer Studie von Lucid Software verschwenden deutsche Büroangestellte insgesamt mehr als 200 Stunden jährlich mit solchen Aufgaben – ein irre Summe. Was genau hinter den Zeitfressern steckt und welche Lösungen sich für die Probleme finden lassen, zeigen wir dir hier.

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300 Stunden im Jahr sinnlos vergeudet

Für die Studie wurden mehr als 2.100 Arbeitnehmer in mehreren Ländern befragt, darunter auch 272, die in deutschen Büros arbeiteten. 49 Prozent der Befragten gaben an, dass sie täglich ein bis zwei Stunden damit verbringen, nach nötigen Informationen für ihre Arbeit zu suchen. Noch mehr Zeit fressen allerdings gänzlich verloren gegangene Informationen und Prozesse: Ganze 39 Prozent der Befragten gaben an, dass sie die zugehörigen Dokumente wöchentlich oder gar mehrmals in der Woche komplett neu erstellen müssen, da diese nicht mehr auffindbar sind. Insgesamt kommen die Angestellten in deutschen Büros dabei auf über 300 Stunden, die sie jährlich mit diesen Aufgaben verschwenden.

Welche anderen Hürden verschwenden im Büro ebenfalls Zeit?

Unter den Zeitfressern sind allerdings auch andere Aufgaben zu finden: 44 Prozent der Befragten beklagten etwa, dass es in ihrem Unternehmen nur sehr langsame Entscheidungsprozesse gibt. Weiterhin werden zudem 38 Prozent immer wieder durch häufige Meetings unterbrochen werden. Das Problem scheint seit den vergangenen Jahren sogar noch gravierender geworden zu sein. Zuletzt berichteten 2023 noch 37 Prozent der Befragten, dass es bei einem Projekt Probleme mit dem Arbeitsablauf gab, da Mitarbeitende unterschiedliche Wissensstände über den Prozess hatten. 2024 stieg diese Zahl auf 44 Prozent an. Und auch Arbeitgeber hadern mit der Prozessdokumentation: 43 Prozent der Führungskräfte kämpfen damit, die Informationen immer aktuell zu halten.

Bessere Dokumentation könnte Zeit sparen

Was die Umfrage deutlich macht, ist, dass viele Angestellte glauben, dass eine bessere Prozessdokumentation die Arbeitszeit effizienter gestalten und die genannten Probleme abmildern könnte. Ein Pluspunkt: Die Dokumentation von Informationen könnte auch die Menge an benötigten Meetings reduzieren – wenn Abläufe bereits im Voraus feststehen, müssen sie schließlich nicht jedes Mal neu besprochen werden. Somit werden auch Vorgesetzte entlastet, die sonst Prozesse erklären müssen. 65 Prozent der Befragten vermuten, dass sie durch eine zuverlässige Dokumentation immerhin mindestens eine Stunde Arbeitszeit pro Tag sparen könnten. Bedeutet für die Unternehmen also: Wer im Voraus fleißig mitdenkt und Informationen sorgfältig dokumentiert sowie auffindbar ablegt, der spart sich im Nachhinein jede Menge Arbeit.