Konstruktive Meetings: Was uns die Positive Leadership lehren kann

Wer sich dabei erwischt, wie er seufzen muss, wenn er an das nächste Meeting denkt, sollte dies als Warnzeichen begreifen. Denn Meetings sind eigentlich ein lebenswichtiger Teil eines funktionierenden Unternehmens: Sie sorgen für eine beständige Kommunikation, lassen der Kreativität der Mitarbeiter freien Lauf und sind die beste Möglichkeit, Ideen zu sammeln sowie Rollen klar zu verteilen. Doch wenn die Meetings sich nur noch wie ein sinnloser Teil des alltäglichen Trotts anfühlen, stimmt etwas ganz klar nicht. Doch wie kann man Meetings wieder effizienter gestalten? Hier findest du die besten Tipps dazu – leicht umsetzbar und dennoch mit starker Wirkung.

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Lieber um 9.53 Uhr starten – nicht zur vollen Stunde!

Das sogenannte Parkinsonsche Gesetz lautet: Arbeit dehnt sich immer genau auf die Zeit aus, die zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Das Timing der Meetings hat folglich einen großen Einfluss darauf, wie viel Zeit das Team mit dem Meeting verschwendet. Daher sollten Führungskräfte für ihre Meetings lieber etwas weniger Zeit als nötig einplanen. Frei nach dem Motto: Lieber eine produktive Stunde als drei sehr unproduktive aber dafür erschöpfende Stunden. Der amerikanische Forscher Dr. Steven Rogelberg hat zudem ermittelt, dass Meetings bestenfalls zu einer ungeraden Zeit starten sollten und unbedingt pünktlich beginnen sollten. Ein unpünktlicher Start verschlechtert die Chancen auf ein wirklich produktives Meeting enorm.

Meeting-Beteiligte per Hand auswählen

Die Positive Leadership stellt auch Fragen nach den Stärken und Schwächen der Mitarbeiter. Diese zu genau zu beobachten und effizient und mit dem richtigen Timing einzusetzen, ist wichtig. Das heißt allerdings auch, dass nicht jeder Mitarbeiter bei absolut jedem Meeting dabei sein muss – insbesondere, wenn er nur sehr wenig oder überhaupt nichts beitragen kann. Das kann vorkommen, wenn die Themen des Meetings außerhalb des Kompetenzbereiches des Mitarbeiters fallen. Das führt nicht nur dazu, dass man als Mitarbeiter relativ ungünstig dasteht. Sondern auch dazu, dass dieser nun seine Zeit in einem Meeting verschwenden muss, das ihm überhaupt nicht hilft. Während der Dauer des Meetings hätte er schließlich jede Menge andere Aufgaben erledigen können. Wir lernen also: Für bestimmte Meetings kann es sich lohnen, nur einzelne Mitarbeiter einzuladen anstatt eine Rundmail an alle zu schicken. Auch Steve Jobs soll schon die Teilnahme an einem Meeting im weißen Haus abgesagt haben, da ihm dort angeblich zu viele Menschen auf der Liste standen.

TaDas statt ToDos präsentieren

Wie die Stimmung am Anfang eines Meetings ist, kann seinen weiteren Verlauf bestimmen. Positive Impulse können die Kreativität fördern und sorgen für eine durchweg gute und wache Stimmung. Sie stärken nachweislich unsere geistigen, seelischen und sozialen Fähigkeiten. Gleichzeitig bieten sie Schutz vor Stress, Ärger und anderen negativen Impulsen. So hängen insgesamt bis zu 30 Prozent unserer Leistungsfähigkeit an unserer Stimmung, schreibt der amerikanische Psychologe und Wissenschaftsjournalist Daniel Goleman. Sinnvoll ist daher der Start mit einer sogenannten „TaDa-Runde“, in der jeder ein bis zwei Dinge nennt, die seit dem letzten Meeting besonders gut gelaufen sind. Alternativ kann auch von Kundenkomplimenten oder ähnlichen positiven Eindrücken erzählt werden.

Ende gut, alles gut – Den richtigen Abschluss finden

Neben dem Anfang ist natürlich auch das Ende eines Meetings entscheidend. Dafür sollte man zwei Dinge beachten: Erstens, dass man den richtigen Zeitpunkt für das Ende findet. Zweitens sollte der Abschluss konstruktiv gestaltet werden. Das richtige Ende zu finden ist nicht immer leicht: Häufig will man gern noch mehr zu einem bestimmten Thema sagen oder gern alle Meinungen einholen, bevor das Meeting sich dem Ende zuneigt. Das ist wichtig, sollte allerdings nicht Vorrang vor einem pünktlichen Abschluss haben. Denn je mehr Zeit man in einem Meeting verbringt, desto weniger wird aktiv gearbeitet. Für einen konstruktiven Abschluss empfehlen sich gleich mehrere Vorgehensweisen:

• Ein Rückblick, der das Erreichte noch einmal festhält und die Fortschritte des Meetings dokumentiert
• Eine kleine Anekdote, die zum Thema des Meetings passt
• Ein ernstgemeintes und spezifisches „Dankeschön“ an alle Beteiligten – das motiviert diese, sich auch beim nächsten Mal wieder aktiv mit Wortmeldungen zu beteiligen