Viele Unternehmer sind bis zu 60 Stunden im Büro – oft sogar noch mehr. Trotzdem fühlen sich viele so, als würden sie ihre To-Do-Listen niemals vollständig abhaken können. Ablenkungen gibt es schließlich auch während der Arbeitszeit ohne Ende: Schnell mal einen Kaffee machen, Social Media checken, mal schauen, was die Konkurrenz so postet… Und plötzlich sind zwei Stunden vergangen, in denen man kaum einen Finger gerührt hat. Dadurch rücken die selbst gesteckten und ursprünglich realistisch wirkenden Ziele schnell in weite Ferne. Bei einer solchen Arbeitsweise helfen allerdings auch Überstunden nicht. Dank Methoden für effizientes Arbeiten können Arbeitgeber allerdings jede Menge Geld, Zeit, Personal und Rohstoffe sparen. Wir zeigen, wie es geht.
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Effektivität vs. Effizienz – Was ist der Unterschied?
Der erste Schritt hin zum effizienten Arbeiten geschieht zunächst beim Umdenken: Statt auf Effektivität zu setzen, solltest du lieber nach Effizienz streben. Was genau unterscheidet die beiden Begriffe? Effektivität bedeutet, die richtigen Ziele anzustreben und zu erreichen. Wenn etwas effektiv gemacht wird, erreicht es also seinen Zweck. Bei einer effektiven Arbeitsweise wird jedoch der Fokus allein auf das Erledigen einer Aufgabe gelegt, nicht jedoch, wie lange dies dauert und wie viele Ressourcen dafür aufgewendet werden. Im Gegensatz dazu steht bei der Effizienz die Arbeitsweise an sich im Fokus: Beim Hinarbeiten auf ein Ziel werden Ressourcen so sparsam wie möglich eingesetzt und die Geschwindigkeit der Arbeit maximiert. Ein Beispiel für das Verständnis:
- Effektiv ist es, eine Wand mit einem kleinen Pinsel anzustreichen. Das dauert ewig, erreicht aber das Ziel trotzdem.
- Effizient ist es, die Wand stattdessen mit einer großen Farbrolle zu streichen. Das geht schneller und erreicht das Ziel ebenso.
Auch in der Unternehmerwelt schafft eine effiziente Arbeitsweise mit dem geringstmöglichen Zeit- und Geldaufwand das bestmögliche Ergebnis. Mit unseren Tipps lässt sich diese Arbeitsweise ganz einfach erreichen.
Tipp 1: Effizienz von Grund auf steigern
Eine Veränderung der Arbeitsweise sollte direkt an der Basis des Unternehmens beginnen: Zunächst sollte angestrebt werden, die Leistungsfähigkeit jedes einzelnen Mitarbeiters zu maximieren. Dafür sind natürlich ein ausgeruhter Geist und Körper wichtig, denn nur in einem leistungsfähigen Zustand können auch gute Ergebnisse produziert werden. Als Unternehmer oder Teamleader sollte man seinen Mitarbeitern einen gesunden Lebensstil vorleben und ermöglichen. Ein Tipp: Zusammen geht es einfacher. Gemeinsam mit den Mitarbeitern in der Mittagspause kochen, regelmäßige Pausen für alle einplanen und Möglichkeiten zur Bewegung – etwa beim Tischtennis oder Ähnlichem – sind nicht nur nette Gesten, sondern wichtig, um die Mitarbeiter zu motivieren und ihnen Energie zu geben. Wer das seinen Mitarbeitern vorlebt, hat gute Chancen, dass Ablenkungen während der Arbeitszeit bei diesen nur noch eine geringe Rolle spielen werden.
Tipp 2: Aufgaben und Termine vorher ordnen
Dabei ist allerdings zu beachten, dass unserem Gehirn pro Tag nur eine begrenzte Menge an Energie zur Verfügung steht. Selbst, wenn wir den ersten Tipp beherzigen, stoßen wir an unsere Grenzen. Daher ist es umso wichtiger, die begrenzte Menge an Energie nicht unnötig zu verschwenden. Feste Zeitblöcke und Termine für bestimmte Aufgabenfelder und Abteilungen sind daher empfehlenswert. Damit können die täglichen Aufgaben klar und geordnet nach und nach abgehakt werden. So müssen wir nicht erst überlegen, welche Punkte der To-Do-Liste heute zuerst erledigt werden sollten. Am besten trägt man alle wichtigen täglichen und wiederkehrenden Termine immer in der gleichen Reihenfolge ein. Wichtig: Je weiter der Tag voranschreitet, desto weniger Energie bleibt dem Gehirn für spätere Aufgaben über. Je zeitintensiver bestimmte Termine sind, desto früher sollten sie daher erledigt werden. So behält man die Konzentration auch bei Meetings, die etwas länger dauern.
Tipp 3: Ablenkungen während der Arbeitszeit vermeiden
Die Effizienz vieler Selbständiger und Unternehmer scheitert häufig an dem fehlenden Fokus bei der Umsetzung. Die Ablenkungen sind zahlreich und nicht immer selbst verschuldet. Mal kommt ein Mitarbeiter zu Ihnen, um etwas zu besprechen, mal kommen spontane Telefonate dazwischen. Was hilft dagegen? Eine Möglichkeit sind feste Tage oder Uhrzeiten für bestimmte Aufgaben. Kommuniziere mit deinen Mitarbeitern, wann du für sie erreichbar bist und wann nicht. Während deiner Fokus-Zeiten solltest du am besten auch das Handy auf Flugmodus stellen, um dich nicht von Nachrichten, Social Media oder Telefonaten ablenken zu lassen. Stelle dir einen Timer für die Zeit – am besten sind Intervalle, bei denen sich Fokus-Zeiten mit „offenen“ Zeiten abwechseln.
Die Umstellung zu einer effizienteren Arbeitsweise benötigt etwas Übung. Vor allem sind aber die richtigen Strukturen gefragt. Nur mit diesen kann die Arbeitsweise des Unternehmens möglichst effizient gestaltet werden. Hat dein Unternehmen diese ersten Hürden aber erst einmal überstanden, profitieren alle davon.
Das Beispiel mit dem Pinsel und der Farbrolle hängt mir jetzt noch nach. Im Alltag fällt mir oft auf, wie viele kleine Pinsel-Tasks sich anhäufen und den Blick auf die große Rolle versperren. Vielleicht sollte man wirklich öfter prüfen, ob eine Aufgabe überhaupt so kleinteilig erledigt werden muss.
Ein sehr praxisnaher Artikel! Die genannten Ablenkungen wie Social Media und Kaffeepausen kenne ich nur zu gut aus meinem Arbeitsalltag. Die Tipps zur effizienteren Arbeitsweise sind hilfreich und direkt umsetzbar. Besonders der Hinweis, dass Überstunden allein nicht die Lösung sind, ist ein wichtiger Denkanstoß. Danke für die konkreten Vorschläge!
Ein sehr hilfreicher Artikel! Die genannten Ablenkungen wie Social Media und Kaffeepausen kenne ich nur zu gut aus meinem Arbeitsalltag. Die Tipps zur Vermeidung dieser Zeitfresser sind praxisnah und direkt umsetzbar. Besonders der Hinweis, dass Überstunden bei ineffizienter Arbeitsweise nicht helfen, ist ein wichtiger Denkanstoß. Danke für die klaren und effektiven Ratschläge!
Many entrepreneurs work 60+ hours yet struggle to complete tasks due to constant distractions. Focusing on efficiency over effectiveness—using the right tools and met…
Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz klingt erstmal wie Haarspalterei, trifft aber den Kern des Problems. Viele arbeiten stundenlang fleißig — und trotzdem bleibt das Gefühl, nicht wirklich voranzukommen.
Der Tipp mit den Fokus-Zeiten ist in der Praxis tatsächlich einer der wirkungsvollsten. Handy auf Flugmodus, klare Erreichbarkeitszeiten mit dem Team kommunizieren — das klingt simpel, aber es braucht erstaunlich viel Disziplin, das auch konsequent durchzuhalten. Gerade als Selbständiger, wo man das Gefühl hat, immer erreichbar sein zu müssen.
Was ich noch ergänzen würde: Die energieintensivsten Aufgaben wirklich als erstes erledigen — nicht nur die dringenden. Das macht einen riesigen Unterschied, wenn man merkt, dass man nachmittags für komplexe Entscheidungen einfach nicht mehr den gleichen Kopf hat wie morgens.
Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz—das Ziel erreichen versus das Ziel mit minimalem Ressourceneinsatz erreichen—ist eine Unterscheidung, die viele Unternehmer übersehen, wenn sie ihre 60-Stunden-Woche rationalisieren; der Pinsel-versus-Farbrolle-Vergleich vereinfacht zwar, trifft aber den Kern dessen, was in der Lebensmittelproduktion optimiert: Prozessgeschwindigkeit bei gleichbleibender Output-Qualität.