Du möchtest gerne die Soft-Skills deines Teams stärken und gleichzeitig deine eigene Arbeitslast reduzieren? Dann gib deinen Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss und übergib ihnen Verantwortung. Das mag schwer fallen – insbesondere, wenn man eigene Produkte und Aufgaben als das eigene „Baby“ sieht. Doch den Kontrollzwang loszulassen, kann deinem Team ein Gefühl der Sinnhaftigkeit der eigenen Aufgaben vermitteln und damit motivieren. Die Delegation von Verantwortung ist also eine solide Basis, um die Effizienz des Teams langfristig zu steigern. Welche Schritte sind nötig, um diese Basis zu erreichen?
Geh mit gutem Beispiel voran
Laut Untersuchungen des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft (IFAA) wünschen sich viele Angestellte ohnehin mehr Verantwortung im Unternehmen – unter anderem, da sie in der Karriereleiter weiter aufsteigen und sich weiterbilden wollen. Damit deine Mitarbeiter nun die nötige Motivation aufbringen können, diese Wünsche in Eigenregie umzusetzen, ist es empfehlenswert, mit gutem Beispiel voranzugehen. Das tust du, indem du selbst Dinge aufarbeitest, die du passiv aufgeschoben hast – in der Hoffnung, dass jemand anderes sie erledigt. Sieht dein Team, dass du nun mehrere Aufgaben alleine stemmst, baust du dir positive Reputation auf. Mit charismatischer „Leadership“ kann das Team dazu inspiriert werden, nun auch selbst Verantwortung zu übernehmen.
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Auf die Mitarbeiter eingehen und Bedürfnisse verstehen
Neben dem Beispiel, das eine Führungskraft setzt, kann es auch andere Hürden geben, die Mitarbeiter davon abhalten, Verantwortung zu übernehmen. Es empfiehlt sich, direkt ins Gespräch mit ihnen zu gehen, um festzulegen, welche Ressourcen benötigt werden, um bestimmte Ziele zu erreichen – und wie sie gedenken, diese zu erreichen. Mit diesen Fragen kannst du auch herausfinden, was deine Teammitglieder antreibt und welche Änderungen im Workflow sie potenziell motivieren können. Damit können auch die Fertigkeiten und Fähigkeiten der Mitarbeiter gefördert werden, um sie darauf vorzubereiten, Verantwortung zu übernehmen. Wenn die Gegebenheiten gut genug sind, ist die Motivation, Verantwortung zu übernehmen, in der Regel auch vorhanden.
Teile deine Visionen mit dem Team
Oft streben insbesondere junge Arbeitnehmer nach Aufgaben, die ihnen ein Gefühl der Sinnhaftigkeit der eigenen Tätigkeiten vermitteln. Wenn die langfristigen Ziele des Unternehmens den Mitarbeitern nicht zu 100 Prozent klar sind, kann es sein, dass sich delegierte Aufgaben einfach nur nach mehr Arbeit anfühlen und nicht nach Schritten, die das Unternehmen wirklich voranbringen. Daher kann eine Erklärung, die in größere Dimensionen die Erfolge des Unternehmens abdeckt, in deinem Team auch Lust auf Erfolg und Zielstrebigkeit wecken. Im Gegenzug sollte sich ein guter Anführer auch für die persönlichen Ziele und den Wertekompass seines Teams interessieren und die einzelnen Mitarbeiter auch beruflich voranbringen. Was bedeutet Erfolg für die Mitarbeiter und worauf können sie hinarbeiten, dass sie stolz macht? Diese Fragen zu stellen, kann auch für den Teamleader mehr Klarheit schaffen.
Lege Ziele fest, die realistisch sind
Neben den großen Visionen müssen natürlich auch Ziele bestehen, die mittel- und langfristig wirklich realistisch umsetzbar sind – und dennoch von einem gewissen Anspruch zeugen. Liegt die Messlatte zu niedrig, fühlen sich die Mitarbeiter möglicherweise unterfordert oder unterschätzen im Endeffekt sogar die Bedeutung eigener Verantwortung. Liegt die Messlatte allerdings zu weit oben, kann ihnen das den Spaß am Hinarbeiten auf Ziele rauben. Denn so wird schon zu Beginn angenommen, dass Zielstrebigkeit sich nicht lohnt, wenn das Ziel unerreichbar bleibt. Es gilt also, die Balance des Schwierigkeitsgrads zu managen. Dafür sollten sich Teamleader auch mit allen Abteilungen absprechen, um zu versichern, dass ein gewisser Konsens bezüglich der Ziele besteht. Wenn Ziele erfüllt werden, kannst du deinem Team zeigen, dass sich Verantwortung lohnt.
Teamleader sollten Verantwortungsgefühl fordern
Sind die Mitarbeiter einmal in der Verantwortung, bestimmte Ziele zu erreichen, ist es durchaus nicht falsch, regelmäßig die Fortschritte zu überprüfen und Rückfragen zu stellen. Wann wird das Projekt abgeschlossen sein? Wie viel Zeit beansprucht die Aufgabe? Wie plant das Team, die Aufgabe umzusetzen? Indem du das Team bittest, dir regelmäßig von seinen Aktivitäten zu berichten, übst du einen gewissen Einfluss aus, der das Verantwortungsgefühl stärkt und den Teammitgliedern das Gefühl vermittelt, nicht völlig mit ihren Projekten allein dazustehen. Denke daran, dass deine Mitarbeiter sich in gewisser Hinsicht auch darauf verlassen, dass du an den Fortschritten interessiert bist. Dadurch förderst du auch langfristig die Eigenverantwortung und stärkst das Vertrauen, das du deinen Mitarbeitern gegenüber zeigst und das sie dir zeigen. Auch das Selbstvertrauen der Mitarbeiter steigt dadurch. Dabei sollte nicht das Gefühl entstehen, dass Micromanaging nötig oder bereits im Gange ist.
Feedback ist das A und O bei der Delegation von Verantwortung
Damit es nicht erst zum Micromanaging kommt, sind regelmäßige Feedbackrunden gefragt. Keine Maßnahme motiviert so gut wie positives Feedback – die Mitarbeiter sollten wissen, was sie gut gemacht haben und sich für harte Arbeit auch wertgeschätzt fühlen. Auch wenn etwas mal nicht so läuft wie geplant, ist das kein Weltuntergang. Kläre mit deinem Team, was nächstes mal anders gemacht werden muss oder wo etwas noch verbesserungswürdig ist. Negatives Feedback kannst du deutlich äußern, allerdings erst nach einer Überprüfung der Gründe – teils sind nicht direkt deine Teammitglieder schuld, wenn etwas nicht geklappt hat. Oft sind die Gründe auch in einer Ressourcenknappheit, krankheitsbedingten Ausfällen oder anderen Ursachen zu suchen. Für die Mitarbeiter ist die Angst, den Teamleader zu enttäuschen, oft ein starker Antrieb, da sie ihn respektieren. Der Respekt wächst mit dem richtigen Feedback.
Weshalb will mein Team keine Verantwortung übernehmen?
Wenn dein Team sich vor Verantwortung scheut und lieber auf Micromanaging setzt, kann das mehrere Gründe haben. Es kann durchaus sein, dass es an Vertrauen mangelt – möglicherweise zum Teamleader, untereinander zu den anderen Mitarbeiten oder in sich selbst. Auch fehlendes Verantwortungsgefühl kann ein Grund sein, insbesondere, wenn zuvor noch nicht maßgeblich Verantwortung delegiert wurde oder der Workflow beim letzten Mal deutliche Mängel aufwies. Genauso kann es aber auch sein, dass sie sich aufgrund einer zu starken Belastung durch bereits vorliegende Aufgaben nicht an neue Verantwortung herantrauen. Es lohnt sich, zu hinterfragen, wie viele der angestrebten mittel- und langfristigen Ziele fristgerecht eingehalten werden konnten und ob der Stresspegel und die Frustration mittlerweile nicht zu hoch sind. Dadurch kann auch ein schlechtes Arbeitsklima entstehen, das die persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter behindert und die Motivation verringert.
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