Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) müssen mit ihren Finanzen optimal haushalten, um wirtschaftlich zu sein. Häufig gibt es im Betrieb jedoch ein großes Optimierungspotenzial, das genutzt werden sollte. Besonders im Bereich der Versandoptimierung bestehen viele Möglichkeiten, Geld, Personal und Zeit einzusparen, um sich auf die Kernaufgaben zu fokussieren. Welche das sind und worauf hierbei speziell geachtet werden sollte, wird im Folgenden erläutert.
Kooperation mit Fulfillment-Dienstleistern
Eine gute Möglichkeit für die Versandoptimierung besteht darin, die damit verbundenen Aufgaben auszulagern. Es gibt verschiedene Fulfillment-Dienstleister, die diverse Tätigkeiten für Unternehmen übernehmen. Das reicht von der Lagerhaltung über den nationalen und internationalen Versand bis hin zu Empfangsbestätigungen und Reklamationen. Die Betriebe können sich ganz auf ihre Kernaufgaben fokussieren und hierdurch ihre Umsätze steigern.
Hierbei ist zu beachten, dass ein Fulfillment Service durch Mail Boxes Etc. zunächst einmal eine Investition darstellt. Häufig ist es aber so, dass mit Aufgaben wie der Kommissionierung, der Problemlösung und der Rechnungsstellung so viele Kosten verbunden sind, dass sich diese Investition schnell bezahlt macht. Wichtig ist, dass man die unterschiedlichen Dienstleister genau vergleicht und deren Angebote einander gegenüberstellt. Nur so stellt man sicher, dass diese perfekt zu den eigenen Bedürfnissen passen.
Optimierung der Lagerhaltung
Wer die verschiedenen Aufgaben beim Versand nicht auslagern möchte, sollte sich den einzelnen Abteilungen und Bereichen im Betrieb gezielt zuwenden. So bietet sich eine Optimierung der Lagerhaltung an. Im Rahmen eines Lagerbestandsmanagements wird sichergestellt, dass immer ausreichend viele Artikel vorrätig sind, aber nicht mehr einkauft als nötig. Indem man Überstände und Engpässe verhindert, hat man immer die optimale Menge an Kapital für die unterschiedlichen Unternehmensaufgaben zur Verfügung, muss aber selten Kunden vertrösten, weil bestimmte Artikel gerade nicht vorrätig sind.
Des Weiteren besteht eine wichtige Aufgabe bei der Optimierung der Lagerhaltung darin, die Lagerbestände klug unterzubringen. Auf diese Weise fällt es den Mitarbeitern leicht, die einzelnen Artikel zu finden und für den Versand vorzubereiten. Das Ziel muss darin bestehen, Wege zu verkürzen und die Zeit, die für den Versand notwendig ist, so kurz wie möglich zu halten. Hierfür ist es unter anderem erforderlich, die Relevanz bestimmter Artikel einzuschätzen und häufig angefragte Produkte griffbereiter zu halten als solche, die nur selten gekauft werden.
Eine effiziente Verpackungsstrategie
Verpackungen sind für alle KMU ein erheblicher Kostenfaktor. Sowohl die Pakete als auch das Verpackungs- und Füllmaterial müssen in ausreichend großer Zahl vorhanden sein. Hier besteht häufig die Möglichkeit, Einsparungen vorzunehmen. So werden bestimmte Artikel oft in Paketen versendet, die deutlich größer als notwendig sind. Entsprechend werden mehr Füllmaterial und Paketband benötigt, um die einzelnen Artikel versandfertig zu machen. Außerdem sind immer wieder deutlich mehr Verpackungsutensilien vorhanden, als gebraucht werden. All das ist mit Kosten verbunden und bindet Kapital.
Je nach Art der Produkte und der Unternehmensstrategie werden jeweils andere Verpackungsmaterialien benötigt. Bei einigen befinden sich z. B. Aussparungen und Vertiefungen in den Kisten, sodass die einzelnen Produkte passgenau untergebracht werden können. Hierdurch wird für einen sicheren Versand gesorgt und die Nutzer profitieren davon, dass sie die einzelnen Artikel ordentlich aufbewahren können. Es ist wichtig, die Verpackungsmaterialien an das eigene Betätigungsfeld anzupassen und hierbei für eine Kostenminimierung zu sorgen.
Einsatz digitaler Technologien
Häufig lässt sich eine Versandoptimierung durch moderne, digitale Technologien erreichen. Beispielsweise ist es im Lagerbestandsmanagement möglich, eine Software für die Bestandsverfolgung zu nutzen. Diese arbeitet besonders schnell und effizient und es werden keine Mitarbeiterressourcen gebunden. Ebenso ist es möglich, für die Herstellung von Versandetiketten eine spezielle Software einzusetzen. Hierdurch gelingt die Produktion ausgesprochen effizient und die Etiketten sind einheitlich.
Des Weiteren ist es sinnvoll, Bestellbestätigungen und Sendungsverfolgungen zu automatisieren. Heutzutage erwarten viele Kunden, dass sie exakt nachvollziehen können, wo sich eine Bestellung aktuell befindet. Um Kosten zu reduzieren, sollte dies mithilfe einer künstlichen Intelligenz oder einer vergleichbaren Lösung umgesetzt werden. Ferner ist es im Bereich der Analyse und des Reportings eine gute Idee, Datensätze automatisiert zu erheben und auszuwerten.
Professionelles Retourenmanagement
Ein weiteres Thema, das bei der Versandoptimierung eine Rolle spielt, ist das Retourenmanagement. Es kommt immer wieder vor, dass Kunden mit bestimmten Artikeln nicht zufrieden sind und diese zurückschicken möchten. Hierfür sollten konkrete Rückgaberichtlinien implementiert werden. So ist sichergestellt, dass Waren nicht unnötig hin und her geschickt werden, und der Umgang mit den Rücksendungen im Unternehmen erfolgt deutlich einfacher.
In diesem Zusammenhang ist zu klären, wie mit den Päckchen und Paketen verfahren wird, in denen die Artikel zurückgeschickt werden. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, diese für die eigenen Zwecke wieder nutzbar zu machen und für den eigenen Versand zu verwenden. Dafür müssen ebenfalls konkrete Kriterien erarbeitet werden, wann ein Paket wieder einsetzbar ist und wann nicht.
Analyse und Reporting
Um eine Versandoptimierung zu erreichen, sollte man auf Analyse-Tools und Reporting setzen. In regelmäßigen Abständen müssen die Versandkosten analysiert und bewertet werden, mit denen sich das jeweilige KMU konfrontiert sieht. So lässt sich einschätzen, ob bereits ein Optimum erreicht ist oder ob noch Verbesserungspotenziale bestehen. Außerdem sollte man sich mit den Lieferzeiten auseinandersetzen. Kunden erwarten heutzutage, dass sie Produkte innerhalb kürzester Zeit in den Händen halten. Meist besteht die Möglichkeit, die Zustellung zu beschleunigen und für eine höhere Kundenzufriedenheit zu sorgen. Hierzu kann gehören, gegebenenfalls einen neuen Versandpartner auszuwählen.
In diesem Zusammenhang ist es ebenfalls wichtig, Kundenfeedback einzuholen und darauf zu reagieren. So erkennen Unternehmen besonders schnell, an welchen Punkten Verbesserungsbedarf besteht, weil die Kundenwünsche noch nicht perfekt erfüllt werden. Hierdurch ergibt sich eine kontinuierliche Verbesserung der Versandprozesse und die KMU werden immer besser, effizienter und wirtschaftlicher.
Fazit: Mit einer Versandstrategie arbeiten
In den Versandbereich eines Unternehmens fallen ganz unterschiedliche Aufgaben und Herausforderungen. Um diese im Blick zu behalten und aufeinander abzustimmen, ist eine professionelle Versandstrategie wichtig. Beispielsweise müssen sich KMU gezielt entscheiden, ob sie auf einen besonders schnellen oder einen ausgesprochen günstigen Versand setzen oder einen Mittelweg gehen möchten. In diese Versandstrategie sollten vom Lagermanagement über die Verpackungsstrategie bis hin zu den verwendeten digitalen Technologien alle genutzten Maßnahmen integriert werden.
Die Versandoptimierung kann KMU erhebliche Vorteile bringen, indem sie Kosten senkt, die Effizienz steigert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Durch die Berücksichtigung ihrer individuellen Bedürfnisse und Ziele können KMU die bestmögliche Versandstrategie für ihre Situation entwickeln.
Die Versandoptimierung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. KMU sollten ihre individuellen Bedürfnisse und Ziele berücksichtigen, um die besten Maßnahmen für ihre Situation zu identifizieren.