Timeboxing: Die Strategie für dein optimales Zeitmanagement

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Timeboxing: Die Strategie für dein optimales Zeitmanagement
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Du brauchst eine Strategie für dein Zeitmanagement? Schließlich kennen wir das alle: Wir nehmen uns eine Aufgabe vor, die eigentlich in einer halben Stunde geschafft sein sollte, dann aber außer Kontrolle gerät und irgendwie den gesamten Tag einnimmt. Dafür gibt es sogar einen Namen: Das Parkinsonsche Gesetz. Es besagt, dass

Arbeit sich in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Parkinsonsche_Gesetze

Das bedeutet im Endeffekt, dass du umso länger für eine Aufgabe brauchst, je mehr Zeit du dir dafür nimmst.

Aber diesem Prinzip bist du nicht hilflos ausgeliefert. Timeboxing ist eine Strategie des Zeitmanagements, die dir helfen wird, die Kontrolle über deine Zeit zurückzugewinnen.

Was genau ist Timeboxing?

Timeboxing klingt so, als wolle man die eigene Prokrastination mit Boxhandschuhen aus dem Ring hauen. Das ist nicht ganz die Methode, aber im Endeffekt das Ziel. Timeboxing ist eine simple, aber effiziente Strategie für Projektplanung, bei der du dir Ziele setzt und jene effektiv und zeitsparend abarbeiten kannst.

Eine sogenannte Timebox ist ein fester Zeitrahmen, den du dir für ein Projekt oder eine Teilaufgabe setzt. Gewissermaßen entsteht so ein eng getakteter Zeitplan mit einem bestimmten Zeit-Budget, das du selbst festlegst: Für eine Aufgabe, etwa eine wichtige Mail, planst du zum Beispiel 30 Minuten ein. Danach ist Schluss und die nächste Timebox kommt dran. Eine gute Strategie für dein Zeitmanagement.

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Wie setze ich Timeboxing am besten um?

Bei Stress und Überforderung im Alltag hilft vielen Menschen eine klare, geregelte Struktur, die du am besten schon ein, zwei Tage vorher festlegst, sodass du morgens direkt loslegen kannst. Welche Aufgaben welches Zeitfenster zugeteilt bekommen, liegt ganz bei dir, denn du kennst deine eigene Arbeitsweise am besten.

Wenn du deinen Timeboxing-Plan machst, verschaffe dir zunächst einen Überblick über deine anstehenden Aufgaben. Schreibe sie dir am besten auf und unterteile größere Projekte in kleine, überschaubare Teilaufgaben.

Schätze in einem zweiten Schritt ab, wie viel Zeit du für jede Aufgabe brauchen wirst und einplanen möchtest. Das dürfen wenige Minuten, aber auch mehrere Stunden sein. Packe jeden Punkt auf deiner To-do-Liste in eine bestimmte, klar definierte Timebox. Vergiss nicht, auch Pausen einzuplanen und zeitlich zu begrenzen. Und: Sei streng mit dir selbst. Wenn du dir Timeboxen setzt, halte sie auch ein, ansonsten funktioniert die Methode nicht.

Worauf muss ich achten?

Setze dir klar definierte und realistische Ziele. Überlege im Voraus, wie lange du für eine Aufgabe brauchen wirst und sei dabei ehrlich zu dir selbst. Wenn du ambitioniert immer zu kleine Zeitfenster einplanst, wird das nur noch mehr Stress generieren, während dir eine realistische Zeiteinschätzung den Tag über ständige Erfolgserlebnisse verschafft.

Achte darauf, gerade bei größeren Projekten oder einem langen Arbeitstag Schritt-für-Schritt-Prozesse zu erstellen. Mache zunächst die erste Aufgabe, hake sie ab, dann die zweite, und so weiter. Schritt für Schritt teilst du große und herausfordernde Aufgaben in kleine, verdauliche Häppchen, die sich in Timeboxen einteilen und so bewältigen lassen.

Nicht zu vernachlässigen sind Pausen, die du ebenfalls einplanen und in eine eigene Timebox packen solltest. Denn: Ohne Pausen kein langes effizientes Arbeiten! Unterteile deine Zeit beispielsweise in feste Arbeitsphasen und kurze Pausenphasen, die sich den Tag über abwechseln. So arten die Pausen nicht aus und du bist am Ende des Tages trotzdem nicht völlig erschöpft.

Denke am besten zusätzlich an einen Puffer. Vielleicht braucht eine Aufgabe doch länger als gedacht. Damit du nicht in Verzug mit all deinen anderen Aufgaben gerätst, plane eine Puffer-Timebox pro Tag ein. Wenn du auch ohne Puffer alles erledigst: Umso besser – dann wartet früher dein Feierabend auf dich! Damit optimierst du die Strategie für dein Zeitmanagement.

Vorteile der Timeboxing-Strategie

Timeboxing hat viele Vorteile. Einer davon ist, dass viele Menschen mit einer Frist im Nacken konzentrierter und zielorientierter arbeiten. Wenn du dir eine Deadline setzt, bis wann eine Aufgabe X geschafft sein soll, ist es unwahrscheinlicher, dass du herumtrödelst.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass man bei einer Zeitplan-Aufstellung bereits sieht, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Ziele gerade anstehen: Dieser Überblick schafft im Kopf erstmal Ordnung.

Wenn deine Aufgaben nicht diffus und groß, sondern klar benannt und in Timeboxen aufgeteilt sind, wirken sie schon sehr viel einfacher zu schaffen. Dieses Gefühl der Klarheit und Kontrolle reduziert emotionalen Stress enorm.

Außerdem kannst du deine Ziele selbst festlegen, das heißt, die Priorisierung liegt bei dir und deinen Wertvorstellungen. Die begrenzte Anzahl an Stunden pro Tag kannst du auf die Weise einteilen, die dir und deiner Arbeitsweise am besten entspricht.

Also, wenn du in deinem Arbeitsleben häufig Stress empfindest und das Gefühl hast, deine Zeit rennt dir davon: Probiere die Methode des Timeboxing aus und gewinne die Kontrolle über deine Zeit zurück. Auf in den Ring!

Martin Geiger
Martin Geiger hat eine Mission: den Menschen dabei zu helfen, anders zu arbeiten und mehr zu leben. In seinen unterhaltsamen Vorträgen, Büchern und Coachings verrät der Vordenker in Sachen Produktivität, wie selbstbestimmte Zeitführung nach seiner Methode gelingt. In sieben einfachen Schritten steigert er sowohl die Leistung, als auch Lebensqualität seiner Kunden.

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