3 Tipps für erfolgreiches Remote Teamwork

Durch die COVID-19 Pandemie nimmt die virtuelle Zusammenarbeit in Teams, Remote Teamwork, immer mehr zu. Verstärkt stellen sich Führungskräfte daher die Frage, welche Maßnahmen sie ergreifen können, damit ihre Teams virtuell erfolgreich zusammenarbeiten. Im Folgenden erhältst du 3 Tipps, die du als Führungskraft ergreifen kannst, um deine virtuellen Teams zu unterstützen.

1. Passende (technische) Infrastruktur bereitstellen

Die Grundvoraussetzung für Remote Teamwork stellt eine technische Ausstattung für jedes Teammitglied dar. Dazu zählen zum einen ein leistungsstarkes Mobilgerät, Mikrofon, Lautsprecher und Kameras. Zudem ist es hilfreich, wenn ein ständig erreichbarer IT-Support bei Fragen weiterhelfen kann. Zum anderen eine Meeting Software und eine interne Dialogplattform (Chat), um den Teammitgliedern eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation zu ermöglichen.

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Neben der technischen Infrastruktur ist es zudem hilfreich, wenn die Teammitglieder auch in privaten Angelegenheiten entlastet werden. Dazu zählen beispielsweise die Organisation einer Notfallkinderbetreuung, damit Teammitglieder nicht durch den Ausfall der Kinderbetreuung von der Arbeit abgelenkt oder sich sogar gezwungen sehen, spontan einen Tag Urlaub nehmen zu müssen. Auch passende (virtuelle) Sportangebote können die Teammitglieder unterstützen, einen Ausgleich zur Belastung im Homeoffice zu schaffen und so ihre Arbeitskraft langfristig zu erhalten.

2. Rituale und eine Agenda für Meetings festlegen

Zahlreiche Teams haben während der COVID-19 Pandemie erlebt, dass sie nur ohne Pause von einem Meeting zum anderen gehetzt sind. Vielfach hatten die wenigstens die Möglichkeit, sich geistig auf jedes Meeting einzustimmen oder in Ruhe eine Agenda für jedes Meeting aufzusetzen. Um eine hohe Qualität der Meetings zu halten, haben sich in einigen Unternehmen Rituale und eine Agenda für Meetings bewährt. Eine generische Beispielagenda findest du in der folgenden Tabelle:

Das Ritual „Eine Minute um anzukommen“ wird als kurze Atemübung gestaltet. Jedes Teammitglied im Meeting wird eingeladen, sich eine Minute nur auf den Atem zu konzentrieren. Dadurch ist es oft besser möglich, die Inhalte des letzten Meetings oder des bisherigen Arbeitstages hinter sich zu lassen und sich auf das jetzt anstehende Meeting zu fokussieren.

Beim Punkt „Status Quo“ werden alle Teammitglieder kurz auf den aktuellen Stand gebracht. Damit hat jeder im Meeting die gleiche Ausgangsbasis für die anstehende Diskussion. Dadurch werden oft Missverständnisse vermieden. Teammitglieder, die im letzten Meeting beispielsweise außerdem aufgrund von Krankheit oder Urlaub nicht anwesend waren, können wieder in die Diskussion mit einsteigen.

Der dritte Agendapunkt beinhaltet das Hauptanliegen des Meetings. Wichtig ist, dieses bereits zu Beginn vor den anderen Anliegen zu artikulieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Hauptanliegen auch besprochen wird. Oft wird das Hauptanliegen in dem Glauben erst Einigkeit und gemeinsame „Erfolgserlebnisse“ im Team herzustellen zu müssen, an den Schluss des Meetings gestellt. Dieses Vorgehen ist jedoch vielfach problematisch. Denn die Diskussionsfreude bei den anderen Anliegen lässt keine ausreichende Zeit mehr für die Lösungsfindung des Hauptanliegens.

Zum Abschluss des Meetings ist es wichtig, dass alle Beteiligten gemeinsam die nächsten Schritte festlegen und jeder genau weiß, wer bis wann was zu erledigen kann. Dabei sollte vermieden werden, dass Aufgaben an zwei Teammitglieder gemeinsam vergeben werden. Es besteht dann die Gefahr, dass sich jeder darauf verlässt, dass der andere die Aufgabe erledigt und sie dann gar nicht erledigt wird.

Durch die hohe Zahl an Meetings haben die Teammitglieder kaum mehr Zeit, ihre normalen Tätigkeiten und die Aufgaben, die sie aus den Meetings mitgenommen haben, zu erledigen. Um zu verhindern, dass Aufgaben folglich zu spät oder gar nicht erledigt werden, kann es sinnvoll sein, das Ritual regelmäßiger meetingfreier Tage zu definieren. An diesen Tagen haben die Teammitglieder dann die Möglichkeit, ihre Aufgaben in Ruhe zu erledigen.

3. Kreative Zusammenkünftige außerhalb der Arbeitszeit anbieten

Durch Remote Teamwork vereinsamen zahlreiche Teammitglieder. Denn die informellen Gespräche in der Kantine, der Kaffeeküche oder beim gemeinsamen After Work fehlen. Um das Teamgefühl zu stärken, können virtuelle Zusammenkünfte außerhalb der Arbeitszeit helfen.

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Der Kreativität sind an dieser Stelle keine Grenzen gesetzt: Gemeinsames Streamen von Sportevents, gemeinsame virtuelle Kaffee- und Mittagspausen oder Events wie Gin- und Weintastings, bei denen die Teammitglieder im Vorfeld per Post ein entsprechendes Probierpaket erhalten.