Zu wenig Zeit im Arbeitsalltag? 5 Tipps für effektives Zeitmanagement

Im Arbeitsalltag hält der Tag oft mehr Aufgaben bereit, die erledigt werden müssen, als Stunden, die dafür benötigt werden. Zumindest fühlt es sich meist so an. Zeit ist ein kostbares Gut, das dich viel zu oft bestimmt. Hole dir mit diesen fünf Tipps die Kontrolle über deine Zeit im Arbeitsalltag zurück.

Lege Zeitblöcke für unterschiedliche Aufgabentypen fest

Das Nutzen von Zeitblöcken ist eine bewährte Technik zur Steigerung der Produktivität. Du kannst jedoch noch einen Schritt weitergehen, indem du den jeweiligen Aufgaben bestimmte Zeiträume zuordnest.

Zwei der größten Zeitfresser sind Meetings und Telefonanrufe. Du solltest dir jeden Tag einen Zeitblock für diese Aktivitäten einrichten. Wenn Besprechungen und Anrufe einen großen Teil deines Tages ausmachen, kannst du passend zu deinem Zeitplan zwei Zeitblöcke einrichten. Es ist zwar nicht immer möglich den Zeitpunkt von extern angesetzte Meetings zu bestimmen, aber du kannst steuern, wann KollegInnen Anrufe oder Meetings mit dir vereinbaren.

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Das Festlegen von Zeitblöcken für die Beantwortung von E-Mails ist ebenfalls hilfreich. Wenn du das Senden und Beantworten von E-Mails in bestimmte Zeitblöcke einteilst, kannst du dich darum schneller kümmern, da es dein einziger Fokus ist. Wenn du dich an diesen Zeitplan hältst, kommst du nicht in Versuchung, jedes Mal deinen Posteingang zu überprüfen, wenn eine neue Benachrichtigung auftaucht. Das steigert deine Produktivität.

Vermeide es E-Mails hin- und herzuschicken, um ein Meeting zu vereinbaren

E-Mails, wie „Haben Sie am Tag Y um X Uhr Zeit?“, „Nein, wie wäre es mit Z Uhr am Tag B?“, die verschickt werden, um einen Besprechungstermin zu vereinbaren, sind oft zeitraubend. Spare Zeit, indem du dir einen Online-Terminplaner zulegst, mit dem du einen Link zu deinem Kalender senden kannst. Der Empfänger kann dann eine passende Zeit auswählen.

Übernehme nicht zwanghaft alle Aufgaben

Jede Verpflichtung, um die du gebeten wirst, anzunehmen, führt schnell zu großem Stress. Natürlich gibt es Aufgaben, die du nicht ablehnen kannst, aber du kannst flexibel in deinen Antworten sein. „Nein“ zu sagen, muss nicht bedeuten, dass du etwas vollkommen ablehnst. Wenn die Arbeit für dich alleine zu viel ist, erkundige dich, ob du einen Teil der Aufgabe übernehmen kannst und für den Rest Unterstützung bekommst.

Um zu entscheiden, zu welchen Terminen und Aufgaben du zusagen solltest, überlege dir, ob die Aufgabe einen Wert für dich hat.

• Hilft sie dir, deine Karriere voranzubringen?
• Lernst du eine neue Fähigkeit?
• Bist du in der Lage, die Aufgabe zu erledigen, ohne dass sie sich auf deine andere Arbeit auswirkt?

Ist die Antwort nicht sofort klar, kannst du immer um etwas Bedenkzeit bitten. Wenn du das Gefühl hast, dass du auch nach der Bedenkzeit eine Zusage rechtfertigen musst, solltest du wahrscheinlich absagen.

Verschiebe Termine, wenn es nötig ist

Egal wie gut dein Zeitplan ist, überrollt dich die Zeit manchmal. Ein anderes Projekt kommt dazwischen, das Leben kommt einem in die Quere, oder man hat sich einfach verplant, ohne es zu merken. In diesem Fall ist es am besten, einen neuen Termin zu vereinbaren, anstatt zu versuchen, den Termin durchzuziehen.

Wenn du einen neuen Termin vereinbarst, kannst du dich mehr auf das Meeting einlassen, anstatt unter Stress zu stehen und zu versuchen, den Termin möglichst schnell durchzuziehen. Wenn du eine Absage in letzter Minute vermeiden willst, aber es nicht anders geht, ist es wichtig, sich aufrichtig zu entschuldigen und der anderen Person einen neuen Termin anzubieten.

Finde deinen optimalen Zeitplan für die Arbeit

EXTRA: Schluss mit dem Chaos! Schritt für Schritt zum eigenen Zeitplan

Um deinen optimalen Zeitplan zu finden, bedarf es einiger Versuche und auch Fehler. Führe am Ende von jedem Arbeitstag eine kurze Bestandsaufnahme durch, wie du deine Zeit eingeteilt hast. Passe deinen Zeitplan bei Bedarf an, bis du den besten Weg zur Strukturierung deines Arbeitstags gefunden hast.

Dieser Artikel wurde von Ashira Prossack auf Englisch verfasst und auf www.forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren LeserInnen zu relevanten Themen austauschen können.