Schluss mit dem Chaos! Schritt für Schritt zum eigenen Zeitplan

Studien haben gezeigt, dass wir jetzt, da wir von zu Hause aus arbeiten, tatsächlich mehr Stunden arbeiten als in einem Büro.

Hinzu kommt, dass wir zu Hause jetzt doppelt so viel arbeiten wie in Büros, Schulen, auf Spielplätzen und in Cafés. Es ist leicht einzusehen, wie einem die Zeit entgleiten kann, wenn man den ganzen Tag über mit verschiedenen Verantwortlichkeiten jongliert. Wie kann man ein Gleichgewicht finden und etwas von der verlorenen Zeit zurückgewinnen? Indem du einen Arbeitsplan erstellst, der dir hilft, deinen Tag zu strukturieren. Wie das geht, zeigen wir dir im Folgenden Schritt für Schritt!

1. Erfasse zunächst deine Zeit

Wenn du deine Zeit erfasst, möchtest du so genau wie möglich sein. Verfolge die Dinge auf die Minute genau, um herauszufinden, wie lange du wirklich brauchst, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Neben den Arbeitsaufgaben solltest du auch alles andere erfassen, was deine Zeit während der Arbeitszeit in Anspruch nimmt, wie z.B. die Kinderbetreuung oder die Unterstützung der Kinder bei den Schularbeiten. Du kannst eine App verwenden, um deine Zeit zu erfassen, oder einfach die Stoppuhrfunktion deines Telefons benutzen und eine Tabelle erstellen.

Mache dies eine ganze Woche lang, um sich ein genaues Bild davon zu machen, wie viel Zeit für Routineaufgaben wie E-Mails und Besprechungen und für die täglichen Arbeitsanforderungen aufgewendet wird. Dein Zeitplan wird wahrscheinlich von Tag zu Tag schwanken, also beachte nicht nur, wie lange Aufgaben dauern, sondern auch, wann sie erledigt werden müssen.

2. Erstelle eine Basisstruktur für deinen Zeitplan

Sobald du weißt, wie viel Zeit du für die verschiedenen Aufgaben benötigst, kannst du daraus die Grundstruktur für deinen Zeitplan erstellen. Beginnen damit, die Aufgaben hinzuzufügen, die zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen erledigt werden müssen. Das wird die Basis, von der aus du den Rest des Tages arbeiten kannst.

Vergiss nicht, eine Mittagspause einzuplanen!

Eine Auszeit von der Arbeit ist wichtig für deine psychische Gesundheit, aber es ist so einfach, stattdessen einfach die Mittagspause zu überspringen und durchzuarbeiten. Wenn du eine Mittagspause einplanst, erinnere dich an ihre Bedeutung – so wirst du hoffentlich verhindern, dass du zur gleichen Zeit isst und arbeitest.

3. Plane Zeit für Pausen ein

Es ist genauso wichtig, ein paar kurze Pausen während des Tages einzuplanen wie die Mittagspause. Regelmäßige Pausen helfen dir, deine Energie den ganzen Tag über aufrechtzuerhalten, indem du dir Zeit zum Aufladen gibst. Nimm Abstand von der Aufgabe, an der du gerade arbeitest, und unternimm z.B. einen kurzen Spaziergang, spiele mit deinen Kindern, sieh fern, lies ein Buch, nimm einen kleinen Imbiss ein oder mache etwas anderes, das nichts mit der Arbeit zu tun hat. Nach einer Pause kannst du mit mehr Klarheit und Konzentration an die Arbeit zurückkehren, anstatt zu versuchen, den ganzen Tag durchzuackern.

4. Optimiere deinen Zeitplan für dich selbst

Zwar wird es immer gewisse zeitliche Einschränkungen und Dinge geben, über die du im Zusammenhang mit den Arbeitszeiten keine Kontrolle hast, aber du hast einen gewissen Spielraum, in dem du den größten Teil deines Arbeitstages so einteilen kannst, dass du ihn am besten für dich selbst optimieren kannst. Die Energie schwindet und fließt auf natürliche Weise im Laufe des Tages. Finde also heraus, wann du die meiste Energie hast und dich während dieser Zeit auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und diese planen kannst.

5. Blockiere deine Zeit

Zeitblockaden können dir helfen, Zeitverluste zu minimieren, wenn sie effektiv genutzt werden. Statt an derselben Aufgabe einige Male am Tag zu arbeiten, solltest du einen größeren Zeitblock einplanen, in dem du dich nur auf eine Aufgabe konzentrieren kannst. Dies ist besonders nützlich für Dinge, die mehr Konzentration erfordern, wie Schreiben, Recherchen oder die Erstellung von Inhalten.

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Bestimmte Blöcke können mehrmals am Tag eingeplant werden, z.B. E-Mail und Besprechungen, aber andere sind am effektivsten, wenn sie ganz bleiben, wie die Arbeit an Projekten oder alles andere, das volle Konzentration mit wenigen Ablenkungen erfordert.

Versuche, ähnliche Aufgaben in einem Block zusammenzufassen, um deinen Fokus wirklich zu maximieren.

6. Plane nicht alles auf die Minute genau

Dein Zeitplan sollte eher wie eine Agenda als wie ein minutengenaues Spielbuch deines Tages behandelt werden. Es wird immer unvorhergesehene Ereignisse geben, die deine Pläne durcheinanderbringen. Besprechungen werden sich verspäten, Projekte werden mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet, und es wird Tage geben, an denen dein Telefon nie zu klingeln aufhört. Die Strukturierung deines Tages hilft dir, schneller wieder auf den richtigen Weg zu kommen, wenn etwas aus dem Zeitplan gerissen wurde.

7. Beachte Ablenkungen

Wenn du feststellst, dass du selbst mit einem einzuhaltenden Zeitplan keine zusätzliche Zeit gewinnst, suche nach möglichen Ablenkern. Es ist ebenso hilfreich zu wissen, wie viel Zeit du während deines Arbeitstages mit arbeitsfremden Aufgaben verbringst, wie zu wissen, wie viel Zeit du tatsächlich mit der Arbeit verbringst.

Vielleicht stellst du fest, dass bestimmte Aufgaben länger dauern als erwartet, oder dass du an einem Tag öfter zum Telefon greifst, als dir bewusst ist. Für Ersteres solltest du deinen Zeitplan anpassen, um sicherzustellen, dass du genügend Zeit einplanst. Für Letzteres solltest du erwägen, dein Telefon in einem anderen Raum zu lassen oder ein Plugin hinzuzufügen, das bestimmte Websites blockiert, damit du nicht in Versuchung geführt weirst.

Die Erstellung deines optimierten Arbeitsplanes erfordert oft ein wenig Ausprobieren.

Arbeite weiter damit und passe ihn bei Bedarf an, und du wirst bald einen besseren Umgang mit der Zeit sowie ein besseres Gleichgewicht in deinem täglichen Leben spüren.

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Dieser Artikel wurde von Ashira Prossack auf Englisch verfasst und am 24.08.2020 auf www.forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können.