Time Tracking für Freelancer: Mach dein Business effizienter

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Time Tracking für Freelancer: Mach dein Business effizienter
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Was wäre eine Karriere als Freelancer ohne das passende Zeiterfassungs-Tool? Nahezu unvorstellbar. Egal, ob du freiberufliche Autorin, Software Developer oder Marketing-Profi bist. Time Tracking ist DAS Business-Tool, mit dem du zu mehr Erfolg gelangst.

Zeiterfassung für Freelancer

Erst mit Hilfe einer Zeiterfassungs-App kannst du bei deiner freiberuflichen Tätigkeit feststellen, wieviel Zeit du tatsächlich mit einer Aufgabe verbringst. So lässt sich die Arbeitszeit einschätzen und die Effizienz und Profitabilität im Business überwachen. Du vermeidest damit chaotisches Multitasking und das Gefühl, dass dir ständig die Zeit davonrennt, ohne dass du Fortschritte machst.

Vor allem bei freiberuflichen Tätigkeiten ist es oft der Fall, dass man gefühlt tausende Dinge auf einmal macht. Da verliert man schnell den Überblick, wenn man die eigene Arbeitszeit nicht dokumentiert. Als Freelancer ist es extrem wichtig zu verstehen, wo jede einzelne Stunde im Business hinfließt. Du musst ALLE Arbeitsschritte überwachen. Zum Glück gibt es extrem hilfreiche und oft kostenlose Apps, die genau das tun.

Wobei helfen Zeiterfassungs-Apps?

Eine App ist ein wichtiges Werkzeug, um den eigenen Arbeitsprozess zu überwachen. Vor allem, wenn du als Freelancer für mehrere KundInnen gleichzeitig arbeitest, ist das unerlässlich. Bei Zeiterfassungs-Apps werden zu diesem Zweck Übersichten erstellt. In einer klaren Zeitleiste kannst du den Fortschritt von Projekten genau im Blick behalten. Das lässt sich sowohl für einzelne Tage, als auch für jede Woche und über Jahre und Monate umsetzen.

So kannst du überwachen, wie viel Zeit jedes einzelne Projekt im Verlauf des Monats und auf das Jahr gerechnet in Anspruch genommen hat. Bei jedem Projekt kann man so genau einsehen, wie viele Stunden man investiert hat und entsprechend die Rentabilität im Blick behalten. Je nachdem, wie der vergangene Tag organisiert war, kannst du dir anhand der Zeitleiste notieren, welche Aufgaben für den nächsten Tag anstehen.

Übrigens: Auch die Arbeit mit anderen Freelancern lässt sich über eine Time-Tracking App organisieren. Es gibt die Möglichkeit als Team an Projekten zu arbeiten. So bleibt jeder auf dem neuesten Stand und kann die Arbeitsschritte übersichtlich dokumentieren.

Effizienz und Profitabilität steigern

Indem du deine Arbeitszeit bewusst und ehrlich dokumentierst, steigerst du deine Effizienz. Die Profitabilität lässt sich zum Beispiel dadurch steigern, dass du deinen Arbeitsprozess strikt strukturierst. Das kann zum Beispiel so aussehen: Wenn der Timer läuft, wird NUR gearbeitet: Das Handy wird auf lautlos geschaltet und verschwindet in der Tasche. Alle Programme, die im Hintergrund laufen und nichts mit der Arbeit zu tun haben (z.B. Twitter, Facebook, Amazon) werden geschlossen. Gespräche mit KollegInnen müssen bis zur Pause warten.

Ein weiterer Vorteil von Time-Tracking ist, dass du deinen persönlichen Arbeitsrhythmus kennenlernst:

  • Wann bist du besonders produktiv und motiviert?
  • Zu welchen Tageszeiten beginnst du am liebsten?
  • Wann möchtest du die Arbeit zur Seite legen und Zeit für das Privatleben schaffen?

All diese Fragen kannst du beantworten, indem du lernst, die für dich idealen Tageszeiten, die Dauer der einzelnen Arbeitsphasen, deine maximale Konzentrationsspanne und die benötigten Pausen zu planen.

Die Vorteile von Zeiterfassungs-Angeboten im Überblick

Wenn du als Freelancer bisher noch keine Zeiterfassung betreibst, ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt dafür. Hier sind die wichtigsten Gründe noch einmal im Überblick:

  • Das tägliche Arbeitspensum lässt sich auf die Sekunde genau überwachen.
  • Auf einen Blick: Die eigene Leistung ist auf einer klaren Zeitleiste abgebildet.
  • Die Arbeitszeit so verdeutlicht zu sehen gibt ein tolles Erfolgsgefühl.
  • Die Arbeitsstunden für diverse Kunden lassen sich übersichtlich darstellen.
  • Es gibt eine wöchentliche, monatliche und jährliche Übersicht.
  • Man kann auf Basis der letzten Einträge einen Plan für anstehende Aufgaben machen.
  • Profitabilität steigern.
  • Deinen idealen Arbeitsrhythmus finden.

Nicht jede Zeiterfassungs-App bietet die gleichen Funktionen

Der Knackpunkt bei den diversen Apps auf dem Markt, die die Arbeitszeit überwachen, ist, dass sie über eine sehr unterschiedliche Breite an Funktionen verfügen. Da gibt es zum einen Apps, die man an- und ausschalten muss, und zum anderen Apps, die alles automatisch nachverfolgen.

Für welche dieser Angebote du sich entscheidest, hängt von deinen persönlichen Vorlieben ab. Ich persönlich genieße es zum Beispiel, wenn ich den Timer eigenständig an- und ausschalten kann.

Häufige Schwierigkeiten für Neueinsteiger

Für Einsteiger ist es oft schwierig, selbstständig mit einer App sämtliche Arbeitszeit verlässlich zu überwachen. Denn es fließen so viele Teilaufgaben in die Arbeit eines Freelancers, die man nicht direkt als Arbeitszeit beim Kunden berechnet. Dazu zählen zum Beispiel Kundenakquise, Buchhaltungsaufgaben, Steuern und vieles weitere. Auf den ersten Blick sind das alles Aufgaben, die nichts mit der Kundenuhr (bezahlten Arbeitszeit) zu tun haben. Das bedeutet aber keinesfalls, dass man diese Zeit nicht als Arbeitszeit ansehen sollte.

Vielmehr muss es in einem rentablen Freelance-Business darum gehen, dass man sämtliche Erfahrung und Zeit, die man aufwendet, auch in die Preisbildung einfließen lässt.

Aufgaben, die man oft bei der Zeitmessung übergeht

Damit du als angehender Freelancer nicht ins kalte Wasser geworfen wirst, findest du hier eine Übersicht über die diversen Teilbereiche der Tätigkeiten in einem Freelance-Business.

  • Kundenakquise (Bewerbungen)
  • Marketing & Sales (Google-Ads, Facebook-Ads)
  • Öffentlichkeitsauftritt (Twitter, LinkedIn, Instagram, Facebook)
  • Zeit für Buchhaltung (Rechnungen für Kunden, E-Mails, usw.)
  • Admin-Aufgaben (Webseite updaten, Portfolio updaten, usw.)
  • Fortbildungen (Online-Kurs, Workshop, Konferenz)
  • Hintergrund-Arbeiten wie Recherche
  • Meetings
  • Lesen von Fachliteratur

KundInnen zahlen nicht nur für die reine Arbeitszeit, sondern auch für all die Jahre der Ausbildung und die zahlreichen Erfahrungen, die die Leistungen eines Freelancers ausmachen. Das darfst du nie vergessen. Aus diesem Grund solltest du dir angewöhnen, selbstständig alle business-relevanten Tätigkeiten aufzuzeichnen. Wenn dir das zu lästig ist, kannst du auch eine automatisierte App nutzen.

EXTRA: Zeitdiebstahl: Diese 9 Dinge rauben deine Zeit

Das häufigste Problem: Ein- und Ausschalten vergessen

Das Problem mit den meisten Zeiterfassungs-Apps ist, dass man oft vergisst, sie ein oder auszuschalten, während man an einem Projekt arbeitet.

Entweder hat man die Zeit aus Versehen während der Pause weiterlaufen lassen oder vergessen, den Timer einzustellen, bevor man losgelegt hat. Zum Glück gibt es die Option Arbeitszeit auch im Nachhinein noch manuell zu erfassen. Voraussetzung ist allerdings, dass du den Zeitraum kennst.

Falls es dir zu lästig ist, andauernd die Zeiterfassung ein- und auszuschalten, bist du mit einem automatisierten Tool besser beraten. Damit werden sämtliche Aktivitäten an deinem Laptop übersichtlich erfasst.

Eine automatisierte App hilft

Eine solche App bietet eine Art AI-Lösung in Zeiterfassungs-Fragen. Sie überwacht mit Hilfe künstlicher Intelligenz automatisch alle Tätigkeiten im Business. Sie zeichnet zum Beispiel auf, welches Fenster, Dokument, oder welcher Browser zu welcher Zeit genutzt wurde.

Während die App alle Vorgänge für dich im Blick behält, kannst du ganz unbehelligt arbeiten und im Nachhinein einsehen, wann du was erledigt hast. Einträge sind auch nachträglich möglich und lassen sich anpassen.

Produktivität & Rentabilität messen

Im Durchschnitt nimmt das manuelle Time-Tracking etwa 15 Minuten pro Tag ein.

Auf das Jahr hochgerechnet, bist du damit bei ganzen 66 Stunden Arbeitszeit, die du an anderer Stelle viel besser hättest investieren können. Mit zusätzlichen Tools lässt sich außerdem die Produktivität überwachen. Du gibst zu Beginn eines Projektes an, wie viel Zeit du für einzelne Aufgaben aufwenden wirst, und die App überwacht den Fortschritt.

Falls du mit anderen Freelancern in einem Unternehmen zusammenarbeitest, kannst du so auch die Produktivität des Teams im Blick behalten. So läuft die digitale Zusammenarbeit reibungslos ab. Die modernen Tools zur Zeiterfassung erlauben es Freelancern nun, alles an einem Ort zusammenzutragen.

Bei Apps wird neben der Produktivität auch die Rentabilität der einzelnen Projekte berechnet. Das ist extrem hilfreich, da es bei unterschiedlichen KundInnen und Auftragsarten zu starken Schwankungen kommen kann, ohne dass man es im Arbeitsprozess bewusst mitbekommt: zum Beispiel der unterschiedliche Rechercheaufwand für Artikel.

Bring dein Freelance-Business auf das nächste Level

Nichts ist ärgerlicher als ein Projekt, bei dem du dich verkalkuliert hast.

Denn die KundInnen möchten niemals draufzahlen, weil der Freelancer sich verrechnet hat. Das ist sehr unprofessionell. Mithilfe einer Time-Tracking-App und anhand der Aufgabenstellung kannst du den Aufwand richtig einschätzen und den optimalen Preisvorschlag für beide Seiten machen. Die App ermöglicht dir nicht zuletzt auch höhere Einnahmen.

Marina Timchenko
Marina arbeitet seit 10 Jahren als Werbeberaterin bei internationalen Marken wie Danone, Coca Cola und Phillip Morris. Im Laufe der Zeit hat sie viele interessante Einblicke gesammelt, die sie gerne mit der Welt teilen möchte.

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