Wie die richtige Zeiterfassung dein Unternehmen optimieren kann [sponsored post]

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Wie die richtige Zeiterfassung dein Unternehmen optimieren kann [sponsored post]
© IRStone - stock.adobe.com

Ein digitales Zeiterfassungssystem wird schon in einigen Unternehmen genutzt. Sein wahres Potential allerdings entfaltet ein solches Tool dann, wenn es nicht nur simple Mitarbeiterzeiten stempelt, sondern auch die Stunden und Minuten für deine Projekte erfasst. Die Cloud-Software clockodo bietet beide Arten der Zeiterfassung an und zeigt dir so, wo dein Potenzial steckt.

Welche Daten eine digitale Zeiterfassung erhebt

Arbeitsbeginn, Pausenzeit und Arbeitsende sind die Standardeinheiten, die eine Zeiterfassung mindestens bieten muss.

Für einige Branchen sind genau diese Angaben auf einem Stundenzettel auch gesetzlich vorgeschrieben und sie erfüllen ihren simplen Zweck. Zettel und Stift reichen hier aus, jedoch bringt diese krakelige Zettelwirtschaft einem Unternehmen nur Arbeit. Ein digitales Tool dagegen macht sich nützlich:

Kunden, Projekte und Tätigkeiten sind die Basis einer Firma. Du arbeitest für deine KundInnen an verschiedenen Projekten. Innerhalb dieser Projekte fallen unterschiedliche Tätigkeiten an. Im Nachhinein ist es jedoch schwierig zu bewerten, wie lange du an welcher Aufgabe gesessen hast. Eine Rechnung, die Pi mal Daumen geschätzt ist, kostet dich im schlimmsten Fall deine wertvolle Arbeitszeit. Verfolgst du jedoch jede Minute deines Arbeitstages mit einer einfachen Stoppuhr, die alle Zeiten direkt den jeweiligen Aufgaben zuteilt, hast du immer einen genauen Überblick.

Beschäftigst du Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bist du für deren Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes verantwortlich. Zettel und Stift oder ein Tabellendokument reichen aus, um die Arbeitszeit nachzuverfolgen. Sie entpuppen sich im Alltag aber meistens als lästige Zeitfresser, denen jeden Monat jemand hinterherläuft. Eine digitale Zeiterfassung läuft nebenbei mit und erfasst Anfang und Ende der Arbeitszeiten, zählt die Pausen und errechnet automatisch Plus- und Minusstunden.

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Wie die Daten dein Unternehmen verbessern

Einmal gesammelt, sind die Zeiten für Projekte und Mitarbeiter in den Berichten des Tools präzise aufgeführt. Für deine Kunden, Projekte und Leistungen siehst du nun, wie viel Zeit insgesamt aufgewandt wurde, wie viele Stunden eine einzelne Aufgabe benötigt hat und wann diese Zeiten alle angefallen sind. Mit einem Baukasten, der deine Einträge so auflistet, wie du es brauchst, analysierst du deine eigene Arbeit mit wenigen Klicks. Du erkennst Tätigkeiten, die zu zeitaufwendig sind, und optimierst deine Prozesse. Du verstehst, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeit aufteilen, und kannst delegieren. Du passt deine zukünftigen Angebote an deine Erkenntnisse an.

Du stellst genau das in Rechnung, was du mit deinem Team geleistet hast.

Arbeitnehmer sehen ihre eigenen Stunden und die Vorgesetzten haben ebenfalls Einblick in die Arbeitszeiterfassung. Diese transparenten Stundenkonten lassen sich so einstellen, dass sie das Arbeitszeitgesetz direkt berücksichtigen und einen Hinweis geben, wenn zu wenig Pause oder zu viele Stunden gebucht wurden. Du und deine Mitarbeiter sehen die Sollstunden, die tatsächlich gearbeitete Zeit und Überschreitungen dieser.

Du bekommst Anträge auf Abwesenheiten wie Urlaubstage oder Krankheit und siehst im integrierten Kalender, wer wann nicht zur Verfügung steht. Für dein Bundesland sind die Feiertage schon hinterlegt und werden in der Berechnung berücksichtigt. So behältst du den Überblick über eure Kapazitäten und optimierst die Urlaubsplanung in der Zeiterfassung.

Was clockodo noch für dich tun kann

Um deine Arbeit direkt in Rechnung zu stellen, arbeitet clockodo mit Partnertools für die Rechnungsstellung zusammen.

Vorgefertigte Schnittstellen erlauben es dir so, mit wenigen Klicks alle Einträge direkt in eine Rechnung zu übergeben. So verlierst du keine Sekunde deiner Zeit.

Für eine volle Kostenkontrolle bietet clockodo die Möglichkeit, Stundensätze zu hinterlegen. Steht ein Satz für eine bestimmte Tätigkeit oder ein Projekt fest, errechnet die Zeiterfassung automatisch den Wert für gebuchte Zeiten – seien es mehrere Stunden oder nur ein paar Minuten. So erkennst du für einen Bericht voller Zeiteinträge sofort, wie viel diese wert sind. Hinterlegst du Budgets, zeigt die Software dir, wie viel davon schon verbraucht ist.

Zusätzlich kannst du Einträge für Materialien oder Pauschalen machen. Wie laufen deine Projekte? Wo versteckt sich Potenzial? clockodo sagt es dir, in einem Berichtsbaukasten, der dir genau die Informationen gibt, die du benötigst. clockodo funktioniert mit einer Stempeluhr am PC oder auf dem Smartphone, synchronisiert sich ständig und ist somit auf allen Endgeräten ortsunabhängig verfügbar. Die Stempeluhr ist Zentrum der Personalzeiterfassung, über die du und deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Zeiten stempeln. Dazu gibt es ein Formular für nachträgliche Angaben.

Die clickbits GmbH aus Unna/NRW hat die Zeiterfassung clockodo 2011 an den Markt gebracht und entwickelt sie bis heute für dich weiter. Deine Daten sind auf Servern in Deutschland gespeichert und DSGVO-konform. Die Entwickler legen großen Wert darauf, das Tool so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Und wenn doch Fragen aufkommen, hilft dir unser kostenloser Support. Überzeuge dich selbst und teste die Zeiterfassung jetzt – 14 Tage lang, kostenlos und völlig unverbindlich.

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Zum Schluss noch einmal alle Funktionen der Zeiterfassungssoftware clockodo, mit denen du dein Unternehmen verbesserst:

  • Für PC, Mac, Android und iPhone in der Cloud
  • Per Stechuhr oder nachträglichen Zeiten
  • Projektzeiterfassung für Kunden, Projekte und Leistungen
  • Budgets, Stundensätze und Pauschalen
  • Individualisierbare Berichte zum Export
  • Schnittstellen zu Rechnungsanwendungen
  • Arbeitszeiterfassung mit persönlichen Sollstunden
  • Stundenkonten mit aktuellen Überstunden
  • Hinterlegte Arbeitszeitregelungen und Feiertage
  • Workflow für Abwesenheiten mit Kalender
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