Teil 2: Auf dem Weg zur neuen Arbeitswelt in Ihrer Firma
Im ersten Teil haben Sie ein real existierendes Beispiel einer neuen Arbeitswelt kennengelernt. Vielleicht fragen Sie sich, wie das auch bei Ihnen Realität werden kann und was die Erfolgsfaktoren sind.
Sechs zentrale Themen machen im Zusammenspiel die neue Arbeitswelt aus:
- Ein Mix an verschiedenen Raummodulen, die wechselnde Arbeitsanforderungen optimal unterstützen, das konzentrierte Arbeiten genauso wie die lebhafte Kommunikation im Team oder das kreative Denken. Es kommt auf die bedarfsgerechte Bereitstellung genauso an wie die Raumgestaltung und die Ausstattung.
- Eine funktionale, stabile Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) ist eine Grundvoraussetzung. Dazu gehört die Hardwareaustattung für das mobile Arbeiten und zum sicheren Zugriff auf Daten und Dokumente. Kommunikationstools untersützten die Arbeitsweise genauso wie eine Plattform zum gemeinsamen Arbeiten an digitalen Dokumenten oder zum Wissenaustausch und zur Dokumentation. Das Schöne: Für viele Aufgabenstellungen gibt es heute zuverlässige und kostengünstige Open Source-Software.
- Ohne die angepassten Arbeitsprozesse sind Raum und IKT nur die Hälfte Wert. Dazu gehört die persönliche Arbeitsorganisation genauso wie die Teamkoordination. Hier gilt es, die minimal notwendigen Spielregeln zu definieren und, wo notwendig, die derzeitigen Abläufe zu hinterfragen und zu verbessern.
- Unterstützende Services sorgen für ein fokussiertes Arbeiten und motivieren. Sei es der kostenlose, leckere Kaffee in der Besprechungsecke, eine einfache und reibungslose Reiseorganisation oder die Spielecke für die Kleinen der Mitarbeiter.
- Eine zentrale Rolle kommt den Führungskräften zu. Je offener und ergebnisorientierter die Führungskultur ist, desto erfolgreicher sind neue Arbeitskonzepte. Führungskräfte haben dabei drei zentrale Aufgaben: Sie sind Ermöglicher indem sie die Rahmenbedingungen im Alltag schaffen, sie sind Moderatoren statt Aufpasser und schließlich sind sie gute Vorbilder. Letzteres ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Veränderung.
- Schließlich ist das Gewußt wie ein wichtiges Thema. Werkzeuge bereitzustellen ist der erste Schritt. Um diese in das tägliche Tun zu integrieren brauchen Ihre Mitarbeiter die Kenntnis grundlegender Methoden. Das senkt die Hemmschwellen und sorgt für reibungsloses Arbeiten. Zwei Beispiele: Um effizient im Home Office arbeiten zu können müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, sich die Rahmenbedingungen zu schaffen. Die Grundlagen hierfür kann das Unternehmen mit wenig Aufwand vermitteln. Oder das Beispiel der virtuellen Web-Konferenzen, die durch die fehlende Präsenz andere Anforderungen an Teilnehmer und Besprechungsleiter stellen. Diese sind mit Know How und etwas Übung problemlos zu bewältigen.
In der Summe steht ein sehr vielfältiges Arbeitsplatzmenü zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt nach den zu erledigenden Arbeitsinhalten. Man kommt nicht mehr ins Büro um im Büro zu sein. Die Mitarbeiter suchen sich eigen- und ergebnisverantwortlich das Modul aus, mit dem sie die anstehende Aufgabe bestmöglich erledigen können. In der Regel ändert sich das im Laufe des Tages einige Male.
Sind Sie schon soweit, eine solche Arbeitswelt bei sich einzuführen?
Die Erfahrung zeigt, dass diese Frage falsch gestellt ist. Durch das Projekt, die intensive Beschäftigung mit den neuen Möglichkeiten und den Prozess der gemeinsamen Ausgestaltung setzt das Umdenken ein. Schritt für Schritt werden die Mitarbeiter mit den neuen Möglichkeiten vertrauter – gerade jüngere Mitarbeiter, aber auch die offenen Erfahrenen kennen einige der neuen Tools und Arbeitsweisen ohnehin schon aus anderen Umfeldern. Hinzu kommt: Neue Arbeitswelten nicht an einem Status Quo stehen. Sie sind von Anfang an offen und flexibel und können sich neuen Anforderungen einfach anpassen. Deshalb müssen Sie nicht auf den großen Wurf warten, sondern können schrittweise anfangen.
Der Nutzen liegt in einer spürbar effizienteren Arbeitskultur, die innovativere und schnellere Ergebnisse hervorbringt. Auch rein monetär betrachtet lassen sich Potenziale erschließen, etwa bei der Flächeneffizienz. Und nicht zuletzt sind solche modernen Arbeitsumgebungen, das zeigt die Erfahrung, ein Pluspunkt im Wettbewerb um junge, top-ausgebildete Mitarbeiter. Drei gute Gründe, um sich auf den Weg zu machen.
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