Unser gesamtes Leben verläuft rhythmisch. Tag und Nacht, Ebbe und Flut, die Jahreszeiten und vieles mehr. Genauso haben wir an gewissen Wochentagen mehr Power als an anderen und schaffen dann mehr. Rein von unserem Wochenrhythmus her, scheint der Dienstag einer der produktivsten Tage zu sein. Der Montag ist „häufig … naja … Montag halt. Das muss aber nicht so sein.
Der Montag ist ideal, um sich einen Vorsprung zu verschaffen – wenn du ihn richtig nutzt.
Hier sind Tipps, um den Montag zu einem richtig guten Tag zu machen und den Grundstein für eine optimale Woche zu legen.
Vorsprung durch Vorbereitung
Gutes Zeitmanagement heißt, sich optimal auf die Aufgaben vorzubereiten, die anstehen. Erster Halt für eine bessere Vorbereitung ist natürlich der Kalender. Hier ist festgelegt, wie viel Zeit schon besetzt ist und wie viel Zeit wir wirklich noch zum Arbeiten haben. Wahrscheinlich machst du das ohnehin schon, doch gehe am Montag früh durch deinen Kalender für die Woche. Gehe aber mehr in die Tiefe, als du es bisher gemacht hast:
- Überprüfe, ob sich Terminkonflikte anbahnen oder schon bestehen.
Falls ja, dann reagiere jetzt. Einfach zu einem Termin verspätet zu kommen, ist keine Reaktion, sondern unhöflich gegenüber den anderen, die pünktlich da sind. - Vergiss nicht, genügend Zeit zwischen den Terminen einzuplanen.
Reisezeiten gehören unbedingt auch in den Kalender. Wenn du für den nächsten Termin das Sitzungszimmer wechseln musst, können die beiden Termine schon nicht direkt aufeinander folgen. Schließlich musst du dich ja in das andere Zimmer bewegen können und vielleicht zwischendrin auch mal kurz die Hände waschen. - Bereite bereits am Montag alle Meetings der Woche vor.
Lies die Unterlagen, mach dir Notizen und überlege dir, was dein Ziel für jedes Meeting ist. So bringen dir all die Meetings auch tatsächlich etwas und du hast vielen Teilnehmern etwas voraus. Wenige Menschen bereiten sich nämlich wirklich auf Meetings vor. - Blockiere dir Zeit für deine Projekte und Aufgaben.
Wenn nicht, ist deine Woche sehr schnell voll.
EXTRA: 5 effektive Tricks für besseres Zeitmanagement
Vorsprung durch Übersicht
Ein gutes Zeitmanagement heißt, ständig die Übersicht über die Arbeit zu haben. Damit du deine Arbeit überhaupt organisieren kannst, musst du die Übersicht haben. Ohne die Übersicht ist es sogar unmöglich, effizient und effektiv zu arbeiten. Ohne Übersicht lässt du dich treiben oder wirst durch den Tag gejagt.
- Das beginnt bei deinem Schreibtisch.
Je mehr Stapel, desto weniger Übersicht. Wer weiß, was sich da im dritten Stapel in der unteren Hälfte noch verbirgt? - Hinzu kommt: Wenn wir ständig das vor uns sehen, was wir noch zu tun haben, ist das ein zusätzlicher Stressfaktor:
„Oh, das darf ich nicht vergessen“ oder „Da muss ich mich unbedingt drum kümmern“ sind Unterbrechungen, die nicht sein müssen. - Der Montag ist ideal, um sich Übersicht zu verschaffen.
Räume deinen Tisch auf, leere deine Eingangskörbe (auch den E-Mail-Posteingang) und sorge dafür, dass nichts untergehen kann. Gehe genauso vor, wie wenn du deine Post sortierst: Das eine erledigst du sofort, das andere legst du ab, das dritte wirfst du weg usw. - Arbeite auch die Dinge von letzter Woche ab.
Am Schluss kannst du dir dann überlegen, worauf du diese Woche den Schwerpunkt legen willst.
Vorsprung durch optimale Organisation
Gutes Zeitmanagement heißt, immer zu wissen, was zu tun ist und was kommt. Zur Übersicht gehört nicht nur eine gute Ordnung im Büro, sondern auch eine Übersicht über alle Aufgaben, die zu tun sind oder anstehen.
- Unverzichtbares Instrument ist die Aufgabenliste.
Gehe am Montag durch deine Aufgabenliste, um zu sehen, was zu erledigen ist. Erst dann kannst du eine gute Wochen- und Tagesplanung vornehmen. - Gleichzeitig kannst du so auch überprüfen, ob alles vollständig ist oder ob du irgendwo etwas vergessen hast.
Vielleicht siehst du auch gerade eine Aufgabe, die du jetzt gleich erledigen kannst. Es gibt nichts motivierenderes, als bereits am frühen Montag eine wichtige Aufgabe erledigt zu haben. Das gibt dir Schwung für die gesamte Woche!
EXTRA: 8 Tipps für Organisation & Produktivität
Vorsprung durch Deadlines
Gutes Zeitmanagement heißt: Die eigene Leistung optimal abrufen zu können. Warum erledigen wir Aufgaben oft auf den letzten Drücker? Brauchen wir den Druck? Jein – wir brauchen wirklich einen gewissen Druck, um unsere Leistung abzurufen, doch wenn der Druck steigt, kippt alles und unsere Leistung sinkt. Wenn der Druck zu groß wird, arbeiten wir weniger gut.
- Nutze den Montag, um deine Deadlines zu prüfen und bereits einige Aufgaben vor der Deadline zu erledigen.
Plane sie ein. Nicht zu früh, aber auch nicht auf den letzten Drücker. So steigt die Qualität deiner Arbeit und dein Stresspegel nimmt ab. Außerdem hast du noch genug Zeit, um die Arbeit zu überprüfen und zu korrigieren oder zu verbessern.
Vorsprung durch Fokus
Ich sehe oft, wie Menschen den Morgen und besonders den Montag sehr ruhig angehen. Schließlich muss vom Wochenende erzählt und Kaffee getrunken werden. Nein, wir müssen nicht jede Sekunde effizient sein und der kollegiale Austausch ist nicht nur wertvoll, sondern auch wichtig. Aber wie der Tag beginnt, wird er sein.
- Wenn wir morgens nur herumtrödeln und Zeit verplempern, begleitet uns das den ganzen Tag.
Wir brauchen viel zu lange, um effizient zu arbeiten. - Arbeite richtig, wenn du arbeitest, und mach richtig Pause, wenn du Pause machst.
- Das heißt: Fokussiere die aktuelle Aufgabe.
Arbeite sie so effizient ab, wie möglich. - Wenn deine Leistung nachlässt, dann mach eine richtige Pause.
Verzichte auf Meetings in der Kaffeepause. Pflege lieber den persönlichen Austausch mit den Kollegen und mach Pause.
EXTRA: Fokus! 7 Anregungen für erfolgreiche Menschen
Fazit: Gewohnheiten in den Griff kriegen
Zeitmanagement wird häufig über- und unterschätzt. Es sind nicht die Zauber-Methoden und Wunder-Apps, die uns produktiver machen, sondern die vielen kleinen Gewohnheiten, die uns dabei helfen, unsere Zeit richtig zu nutzen. Versuche aber nicht, sofort alles umzukrempeln, sondern suche dir eine Gewohnheit und beherrsche sie. So gelangst du Schritt für Schritt zu einem optimalen Zeitmanagement.
Dein Gratis-ePaper: Zeitmanagement
