Bürokratie nervt? Aber sie gibt dir diese 5 Freiheiten im Job!

Ohne Bürokratie gäbe es kein Unternehmen. Denn die unbeliebte Verwaltungstätigkeit sorgt für Struktur im Betrieb. Sie gibt Abläufe vor, definiert Ziele, regelt das Miteinander, schafft ein Profil und baut den Betrieb damit von unten auf.

Nicht mehr der Chef hat in modernen Unternehmen das Sagen, sondern die Bürokratie.

Längst braucht es keine Führungskräfte mehr als AnsagerInnen und ArbeitsverteilerInnen. Praxisorientierte Programme und Prozesse lassen kaum noch Fragen offen. Die meisten MitarbeiterInnen arbeiten inzwischen autark – dank bürokratischer Strukturen und Vorgaben. Diese Freiheiten schenkt uns die Bürokratie:

Freiheit Nr. 1: Büro ist dort, wo die Bürokratie es erlaubt

Die Zeiten physischer Anwesenheitspflicht sind in Zeiten des Arbeitens 4.0 passé. Dank digitaler Vernetzung können wir heute von überall auf nötige Daten zugreifen und kommunizieren. Bürokratische Strukturen sorgen dabei für eine Arbeitsgrundlage, die eigenverantwortliches Arbeiten jedes Einzelnen erlaubt, ob vor Ort oder von zu Hause. Bei freier Zeiteinteilung wächst das Verantwortungs- und Kostenbewusstsein von MitarbeiterInnen, denn nach wie vor gilt es, Ziele zu erfüllen. Auch hier helfen bürokratische Strukturen – von automatischer Zeiterfassung über Terminerinnerung bis hin zum Crowdsourcing.

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Freiheit Nr. 2: Verlass ist dort, wo die Bürokratie uns nicht verlässt

Wo Prozesse klar geregelt sind, ist Verständnis keine Frage der Interpretation, sondern das Ergebnis bürokratischer Ordnung.

Die Dokumentation von Arbeitsabläufen gibt Sicherheit und Orientierung.

Arbeitsabläufe funktionieren schnell und reibungslos, Aufgaben sind klar definiert, die Effizienz am Arbeitsplatz steigt, die Reibungsverluste sinken dafür. Niemand muss stets aufs Neue überlegen, was wie wann und von wem zu tun ist. Bürokratische Strukturen schaffen hier eine verlässliche Basis für alle Beteiligten.

Freiheit Nr. 3: Zeitgewinn ist kein Widerspruch zur Bürokratie, sondern ihr Produkt

Zugegeben, früher war Bürokratie gleichbedeutend mit Ineffizienz, Intransparenz und Stillstand. Im Wandel der Zeiten hat sich auch die Form der Verwaltung verändert.

Ob Datenanalyse oder Handlungsrichtlinien, die moderne Bürokratie:

• erfasst das Ziel
• steuert entsprechende Arbeitsschritte
• optimiert auf dem Weg zum Ziel

Mal ehrlich: Wer wollte in Zeiten der vielbeschworenen Kundenoptimierung auf das Erfassen und Auswerten von Kundendaten verzichten, die eine noch genauere Zielgruppenansprache ermöglichen und die Kundenbindung stärken? Bürokratie wirkt hier wie ein Kickstarter zur Absatzsteigerung.

Freiheit Nr. 4: Wo Gleiches für alle gilt, sorgt Bürokratie für Gleichberechtigung

Dank bürokratischer Strukturen und klar geregelter Abläufe können Unternehmen auf komplexe Hierarchiestufen verzichten. Das sorgt für Begegnungen auf Augenhöhe.

Im Regelfall behandelt Bürokratie alle gleich, von Privilegien Einzelner einmal abgesehen.

Gerade im Umgang mit externer Bürokratie wie z.B. Zulassungs- oder Aufsichtsbehörden sorgt diese Gleichheit für große Gerechtigkeit. Denn einheitliche, jederzeit überprüfbare und nachvollziehbare Regeln oder Vorgehensweisen schützen uns vor Willkür durch Dritte und schaffen zudem für alle die gleichen Bedingungen.

Freiheit Nr. 5: Mehr Leichtigkeit, weil Bürokratie für Arbeitserleichterung sorgt

Ob es das Nutzen von Statistiken, das Festhalten von Lösungswegen im Problemfall oder die Dokumentation von Arbeitsschritten betrifft – Bürokratie sorgt an den richtigen Stellen für Vereinfachung und Erleichterung und ermöglicht so effizientes Zeitmanagement. Wenn alles gut dokumentiert und hinterlegt ist, wird selbst die Übergabe von einem Mitarbeiter zum anderen das reinste Kinderspiel ohne lästige Zeitfresser.

Wissen wird so zum Gemeingut und nicht zum Herrschaftsprivileg.

Ob es Verbesserungsvorschläge oder Nachfragen sind – wer hier mit gesunder Bürokratie ein taugliches System der Archivierung und des Austauschs installiert hat, profitiert als Unternehmen vom gemeinschaftlich verwalteten Wissen. Und das verschafft nicht nur Leichtigkeit im Joballtag, sondern mitunter sogar den entscheidenden Vorsprung gegenüber dem Mitbewerber.