Egal ob es sich um eine Besprechung mit deinem Team handelt oder eine Konferenz mit deinem Kunden: Dein souveräner und professioneller Auftritt ist das A und O für einen erfolgreichen Termin! Andernfalls hätte das Meeting bekanntlich auch eine E-Mails sein können – die noch dazu schnell im Papierkorb landet, wenn sie nichts Wichtiges enthält.
1. Vorbereitung: Das Ziel muss klar sein
Ein Meeting, bei dem Zweck und Ziele nicht klar definiert sind, kann man sich schenken. Als Führungskraft ist es also dein Job, konkrete Ziele zu definieren, die mit Hilfe des Meetings erreicht werden sollen. Hierbei gilt: Weniger ist mehr.
Je mehr Ziele du nämlich für ein Meeting ansetzt, umso unwahrscheinlicher wird es, dass alle davon erreicht werden. Und: Aufmerksamkeit und Engagement der Teilnehmer sinken, je länger das Meeting dauert. Beschränke dich daher auf max. 3 – realistische – Ziele.
Beispiel-Ziele fürs Meeting
- Information über …
- Dokumentation von …
- Diskussion/Verhandlung von …
- Organisation von …
- Zusammenfassung von …
- Aktueller Stand von …
- Nächste Schritte im Projekt XY
- Aufgabenverteilung
- Veränderungen im Team
2. Termin-Organisation: Heimspiel oder Auswärtsspiel?
Dass du pünktlich, vorbereitet und frisch beim Termin aufschlägst, sollte eine Selbstverständlichkeit sein – unabhängig von Zeit und Ort des Meetings. Sorge zudem für eine gewissenhafte Kalender-Führung sowie – mindestens – eine zuverlässige und rechtzeitige Erinnerung per Smartphone bzw. Mail-Client.
Als Organisator des Meetings informierst du alle Teilnehmer, und zwar …
- rechtzeitig
- verbindlich
- mit Bitte um Terminbestätigung
Wichtig: Bereits vor der Einladung zum Meeting müssen Ort (Konferenzraum, Lokal, Tagungsräume) und Zeitpunkt festgelegt und bestätigt sein.
3. Meeting-Inhalte: Worum geht’s eigentlich?
Schon aus der Einladung zur Besprechung muss klar hervorgehen, worum es gehen wird. Nur wenn du die Ziele des Meetings bekannt gibst, können sich die Teilnehmenden ggfs. entsprechend darauf vorbereiten bzw. einstellen.
Denn: Ungewissheit über Sinn und Zweck eines Meetings – vor allem mit Vorgesetzten und Führungskräften – kann schnell Unbehagen, Misstrauen und damit Widerwillen erzeugen. All das sind Killer für jedes konstruktive und offene Gespräch – also sag klipp und klar, was anliegt.
4. Meeting-Ausrüstung: Must-Haves
Was braucht man unbedingt für’s Meeting und warum? Vom Mobiliar bis zur technischen Ausstattung muss alles vorhanden sein, was für den Ablauf des Meetings notwendig ist. Folgende Fragen sind daher zu klären:
- Reichen die Sitzplätze?
- Ist die technische Ausstattung komplett?
- Sind Präsentationen, Flipchart & Handouts vorbereitet und verfügbar?
Hinzu kommt: Auch wenn du „nur“ Gast bzw. Teilnehmer bist, solltest du immer etwas zum Schreiben dabei haben. Dadurch signalisierst du Aufmerksamkeit und Seriosität – solange du nicht während der Präsentation oder Diskussion zum Karikaturist wirst …
5. Tipps zur Gesprächsführungim Meeting
Lenke, leite und löse die Gesprächssituationen – auch wenn es nicht „dein“ Meeting ist. Zeige dich als aktiver Zuhörer und Gesprächspartner, der mitdenkt:
- Verständnis-Fragen & Spiegeln („Sehe ich das richtig, dass…?“, „Habe ich Sie richtig verstanden, dass…?“)
- Eigene Ideen/Anliegen im Angebots- statt Befehlsstil formulieren („Was halten Sie davon, wenn…?“ statt „Da muss man doch…!“; „Ich schlage vor/Für mich ist wichtig, dass…“ statt „Ich will, dass…“)
- Blickkontakt suchen und halten
- Zusammenfassen von Einzel-Aussagen („Halten wir an dieser Stelle doch einmal Folgendes fest: …“)
- Lenkungs- & Lösungsinitiative durch Ich-Botschaften („Ich habe das Gefühl, wir…“, „Anstatt nun noch weiter…, denke ich, …“, „Lassen Sie uns doch vorerst weitermachen mit…“)
6. Auftreten im Meeting: Platzhirsch oder Mauerblümchen?
Damit geht grundsätzlich die Frage einher, wie man sich den anderen Anwesenden gegenüber verhält. Natürlich sollte man stets Selbstbewusstsein und Souveränität signalisieren, indem man:
- aufrecht sitzt/steht
- eine offene Haltung einnimmt (Arme nicht verschränken, Beine nicht übereinander schlagen, nicht abwenden)
- denjenigen ansehen, der gerade spricht, ggf. mitschreiben
Aber: Auch eine angemessene Portion Humor ist wichtig, um für eine entspannte Gesprächsatmosphäre zu sorgen. Dabei gilt:
„Niemand ist da, nur um unterhalten zu werden, aber alle sind da, um sich zu unterhalten.“
Motiviere also durch Humor, Nachfragen und eigene Gesprächsbereitschaft die anderen zum Mitmachen.
7. Outfit: Kleider machen Leute
Ein Meeting ist kein Grund, auf einmal Anzug, Krawatte und Highheels auszupacken! Stimmt schon, Kleider machen Leute – aber eben nicht innerhalb eines einzigen Termins! Wenn du also sonst der Jogginghosen- oder Jeans-Jobber bist, macht es wenig Sinn, dich für eine Besprechung in King Gucci oder Prinzessin Prada zu verwandeln. Umgekehrt: Als Anzugträger solltest du deinen Jour fixe oder das nächste Meeting nicht in einen Casual-Friday verwandeln.
Authentizität ist in doppelter Hinsicht wichtig: Nur wenn du bist, wer und wie du bist, nehmen die anderen dich und das, was du sagst und tust, ernst! Ansonsten schwingt stets ein gewisser grad an Verstellung – oder Verkleidung – mit. Und: Du selbst fühlst dich in deiner eigenen „Haut“ immer noch am wohlsten.
8. Verpflegung: Leerer Bauch diskutiert nicht gern
Zum Wohlfühlen gehört auch die richtige Verpflegung. Das heißt, bei Meetings einer gewissen Länge (ca. 45 Minuten) sollten Getränke und etwas zum Essen bereit stehen. Dies steigert nicht nur Konzentrations- und Leistungsfähigkeit, sondern sorgt für eine entspanntere Atmosphäre.
Nicht umsonst ist es zum Beispiel auch in jeder Marktforschungs-Gesprächsrunde, bei der sich die Gesprächspartner nicht einmal kennen, gängige Praxis, Getränke und Snacks zu servieren. Dadurch reduziert man:
- peinliches Magenknurren
- schales Mundgefühl
- unangenehme Schweigephasen
9. Dokumentation des Meetings: Nicht nur für’s Protokoll…
Gleich vorweg – es geht nicht darum, in einer Art StaSi-Akte festzuhalten, wer wann was zu wem gesagt hat. Stattdessen ist ein kurzes, stichpunktartiges Ergebnisprotokoll ideal für die Dokumentation des Meetings geeignet. Dabei muss nicht einmal ein Protokollant bestimmt werden.
Indem du dir selbst entsprechende Notizen machst, signalisierst und dokumentierst du dein Engagement gleichzeitig. Und: Später weißt du genau, was bereits geklärt oder nur angesprochen wurde, was noch offen ist und worüber man vielleicht nochmals reden muss.
10. Nachbereitung: Das hat ein Nachspiel
Vor allem wenn du selbst das Meeting organisiert und einberufen hast, ist es wichtig, solche Besprechungen nachzubereiten. Dies kann z.B. in Form folgender Maßnahmen geschehen:
- Nachfassen beim Kunden (mit Bezug auf das Gespräch & seine Inhalte)
- To-Do-Listen an die Team-Mitglieder (aus Ergebnissen der Besprechungen erstellt)
- Delegieren von Tasks & Aufgaben (anhand der besprochenen Inhalte)
- Signalisierung von Wertschätzung (für das angenehme Gespräch, aber auch die erreichten Ziele)
Fazit: Ein Meeting ist, was du draus machst!
Wer grundsätzlich mit der Erwartungshaltung in Meetings geht, dass sie Zeitverschwendung sind oder – ganz im Gegenteil – die Lösung aller Probleme, verlässt es meist mit einem negativen Gefühl.
Versuche lieber, mit einer ergebnisoffenen, aber vorstrukturierten Erwartung in Besprechungen und Termine zu gehen. Auf diese Weise holst du für dich, dein Business und deine Karriere auf jeden Fall mehr heraus.