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Jeder Tag bringt neue Herausforderungen an unser Zeitmanagement: Ständig nagen Zeitdruck und andere Zeitfresser genüsslich an unserem Zeitplan. Mit diesen 5 Strategien sorgst du dafür, dass sie sich an dir die Zähne ausbeißen!

Listen, Listen, Listen?

Eine To-Do-Liste für die Woche, eine für den Tag und eine für die einzelnen Tasks, die am jeweiligen Tag anstehen: Es soll schon vorgekommen sein, dass sich Menschen nicht einfach nur buchstäblich verzettelt, sondern regelrecht zu Tode dokumentiert haben.

Der ultimative Sieg der Zeitfresser und Uhrzeit-Monster, denn: Heimlich hat sich die ursprünglich so loyale To-Do-Liste in einen miesen Verräter verwandelt!

Die Zeit, die wir ursprünglich durch die Liste sparen wollten, fällt nun der Liste zum Opfer.

 

5 Techniken für effektives Zeitmanagement

Da man manchen Menschen vor Gebrauch einer Mikrowelle sagen muss, dass sie sich nicht zum Trocknen von Haustieren eignet, auch hier ein technischer Hinweis: Nicht jede Technik eignet sich für jeden Menschen bzw. angehenden Zeit-Manager.

Während ein Messer in den Händen des einen ein Werkzeug ist, wird es in den Händen des anderen zur gefährlichen Waffe. Mit anderen Worten: Auch die Werkzeuge des Zeitmanagements können – bei falschem Gebrauch bzw. ungeeigneter Auswahl – mehr schaden als nützen. Nun aber Butter bei die Uhren!

1. Das Eisenhower-Prinzip: Prioritäten sinnvoll setzen

Woher der Name dieser coolen Technik stammt, ist nicht geklärt. Aber: Sie hilft dir, deine Aufgaben im Vorfeld der Planung klar zu priorisieren. Dabei ergeben sich folgende 4 Gruppen:

  1. Priorität – wichtig & dringend: Kein Aufschub! Diese Tasks planst bzw. erledigst du sofort und unbedingt persönlich!
  2. Priorität – wichtig, nicht dringend: Zentrum der Wochen- & Tagesplanung! Was du in absehbarer Zeit zu tun hast, gehört hierhin.
  3. Priorität – dringend, nicht wichtig: Delegieren heißt die Devise! Ansonsten: Erst nach Planung/Erledigung der Tasks mit höherer Priorität angehen.
  4. Priorität – nicht dringend, nicht wichtig: Alles andere geht vor! Musst du es dann überhaupt machen? Hol schon mal den Papierkorb …

2. Das Parkinson-Gesetz: Verfügbare Zeit beeinflusst benötigte Zeit

Fristen hält man ein – und nutzt man aus! Wie viel Zeit für eine Aufgabe verwendet wird, hängt somit maßgeblich davon ab, wie viel Zeit wir zur Verfügung haben. Die Kunst:

  • Konsequentes Abbrechen, wenn die Zeit um ist
  • Pufferzeiten zur Not nutzen, nicht grundsätzlich ausnutzen

Dadurch stellt sich ziemlich schnell eine Änderung deiner Routine-Zeiten für bestimmte Tätigkeiten, die bisher zu viel Zeit in Anspruch genommen haben, ein. Die Folge: Mehr Zeit für andere Aufgabenfelder, die bisher zu wenig Zeit bekommen haben.

EXTRA: 8 Tipps, um sofort Kosten, Zeit und Nerven zu sparen

3. Das Pareto-Prinzip: Aufwand & Ergebnis im Verhältnis 80:20

Die Grundidee: Ich erziele mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent des Ergebnisses. Das bedeutet umgekehrt, dass 80 Prozent des Aufwands nur noch zu 20 Prozent des Ergebnisses führen. Mit anderen Worten: Durch Abbruch zum Durchbruch! Wenn das mal kein Ansporn zum Umdenken ist.

Das Problem: Oft kommt’s eben genau auf die fehlenden 20 Prozent des Ergebnisses an. Das heißt, dass bei der Anwendung des Pareto-Prinzips eine vorherige Priorisierung der einzelnen Aufgaben unerlässlich ist, damit nichts Wichtiges „hinten runterfällt“. Wende dich hier vertrauensvoll an Herrn Eisenhower!

4. Die ABC-Analyse (nach Seiwert): Aufgabe, Priorität, Erledigungszeit

Bei der ABC-Analyse spielt das Verhältnis von Priorität, Zeitbudget und Ereldigungszeitpunkt die entscheidende Rolle bei der Aufgabeneinteilung:

  • A-Aufgaben (höchste Priorität): größter Anteil am Zeitbudget; Erledigung möglichst morgens
  • B-Aufgaben (mittlere Priorität): mittlerer Anteil am Zeitbudget; Erledigung möglichst mittags
  • C-Aufgaben (geringe Priorität): gringster Anteil am Zeitbudget; Erldediung nachmittags/abends

Morgenstund hat ja bekanntlich Gold im Mund – worauf dann wohl die Abendstund herumkaut? Die Botschaft ist klar:

Tasks von hoher Priorität und hohem Zeitaufwand sollten möglichst früh am (Arbeits-)Tag in Angriff genommen werden.

Denn: Die besten Ideen und Lösungen entstehen nur selten unter Müdigkeit.

5. Aufschiebe-Verbot: Aufgeschoben ist aufgehoben!

Wenn du feststellst, dass eine Aufgabe lästig oder unangenehm ist, dann schieb sie nicht sinnlos vor dir her. Davon geht sie auch nicht weg! Pack ungeliebte Tasks lieber gleich bei den Hörnern, dann hast du’s hinter dir.

Und: Nimm solche Tätigkeiten mit sportlichem Ehrgeiz und sieh sie als Herausforderungen. Du kannst bei der Auseinandersetzung mit Hass-Tasks nämlich nicht nur viel über dich und deine Tätigkeit lernen, sondern auch ein einzigartiges Erfolgsgefühl genießen! Denn: Je größer der Widerwille oder die Abscheu, umso stärker sind die Zufriedenheit und der Stolz, wenn man es hinter sich und erfolgreich über die Bühne gebracht hat.

Und? Uhrzeit-Monster besiegt?

Von den anfangs so furchteinflößenden Uhrzeit-Monstern bleibt nach Anwendung der richtigen Zeitmanagement-Technik nicht mehr viel übrig, oder? Ob du die gewonnene Zeit privat nutzt oder in dein Business steckst, bleibt natürlich ganz dir überlassen.

Aber frag dich ehrlich:

Arbeitest du, um zu leben, oder lebst du, um zu arbeiten?

Wie auch immer, sorge mit der gewonnenen Zeit auf jeden Fall dafür, deine Work-Life-Balance für dich zu optimieren.

Michael Maußner

Michael Maußner ist Lehrer an einem bayerischen Gymnasium. Von 2015 bis 2017 war er als Online Marketing Manager für unternehmer.de tätig. Neben Content und E-Mail-Marketing betreute er die Kooperationen und schrieb regelmäßig Beiträge zu Themen wie Zeitmanagement, People Skills und (Selbst-)Management.

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3 Comments

  • Sabine C. Dreßler sagt:

    Wenn das mal alles so einfach wäre. Ich kenn viele „To-Do’s“, wo nach der ersten Klärung direkt fünf neue Aspekte mit Klärungsbedarf entstehen.
    Ansonsten sehr guter Artikel, der zumindest 75 % des normalen Arbeitstages in den Griff kriegen kann.

    • Michael Maußner sagt:

      Hi Sabine,
      genau so ist der Beitrag auch gedacht. :) Die beschriebenen Taktiken sollen dir gerade für unvorhergesehene „To-Do-Quellen“ etwas den Rücken freihalten und dir wertvollen – zeitlichen – Spielraum verschaffen.

    • Pia Eiserbeck sagt:

      Hallo zusammen!
      Michael toller Artikel! Ich persönlich finde http://kanbantool.com/ wunderbar. Ich verwend diese Tool für die Arbeit wie auch Privat. Mithilfe von Kanban Tool kann ich alle Aufgaben und Termine visualisieren und dadurch werden alle Aufgaben sehr gut organisiert. Im Beruflichen Bereich kann das ganze Unternehmen einfach in Echtzeit zusammenarbeiten- d.h. Aufgaben wie Kommentare austauschen und mit anderen Mitarbeitern teilen.
      Liebe Grüße,
      Pia

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