Wenn E-Mails zur Last werden: Wege aus der Mail-Überflutung

Die elektronische Post ist für viele Führungskräfte und Mitarbeiter inzwischen mehr eine Last, denn eine Hilfe. Wie Sie die E-Mail-Schwemme stoppen und trotzdem weiterhin alle relevanten Informationen erhalten, erklärt der Lohmarer Trend- und Innovationscoach Dirk Hellmuth, trends2move e.K.

Wie die Staatsschulden wächst auch die Zahl der versendeten E-Mails unaufhaltsam. Lange Zeit nützlich, hat sich der Informationsaustausch per E-Mail zu einer Plage entwickelt, unter der ganze Organisation leiden. Immer häufiger bleiben E-Mails unbeantwortet, da die Flut der eingehenden E-Mails, nicht zuletzt durch Newsletter, Google Alerts-Mails, Facebook- oder XING-Nachrichten etc., kaum mehr zu bewältigen ist. Bei einem mir bekannten Geschäftsführer etwa haben sich rund 5.000 ungelesene E-Mails angehäuft. Und das ist kein Einzelfall.

Die Folgen eines übervollen E-Mail-Postfachs

Die Folgen dieser E-Mail-Flut: Dinge bleiben liegen, Nachfragen kosten Zeit, Missverständnisse sorgen für Verärgerung. Außerdem schwächt sich die Verbindlichkeit der Zusammenarbeit ab, wenn sich der Absender nicht mehr darauf verlassen kann, dass seine E-Mail gelesen wird. Zugleich setzt ein übervoller Posteingang den Nutzer unter Druck und erzeugt bei ihm das ungute Gefühl, mit seiner Arbeit nicht mehr fertig zu werden.

Wer das Problem der E-Mail-Schwemme an der Wurzel anpacken will, sollte beachten: Das E-Mail-Postfach ist für viele Menschen das zentrale Werkzeug in der täglichen Arbeit. Weil Mails so schnell und einfach sind, verwenden wir sie zum Speichern von Wissen und bilden mit ihnen Arbeitsprozesse ab. Die Frage ist jedoch: Sind E-Mails als Medium dafür optimal geeignet? Nein, denn die Wissens-Speicherung erfolgt lokal, unstrukturiert und nicht versioniert. Zudem kann nur der Nutzer selbst auf das Wissen in seinem E-Mail-Postfach zugreifen. Wird er zum Beispiel krank, benötigt der Kollege die Zugangsdaten, um an dieses Wissen zu kommen. Oder er hat vorsichtshalber vorher schon alle E-Mails in Kopie erhalten, was auch sein Postfach flutet. Sehr ineffektiv!

Gleiches gilt, wenn Dokumente zwischen mehreren Personen abgestimmt werden müssen, etwa im Vorfeld einer Präsentation. Schnell kommen dann diese Fragen auf: Wer hat den aktuellen Stand? Wer arbeitet gerade am Dokument? In welchem Zweig des E-Mail-Wurms war der Kommentar vom Vertrieb? Und so weiter, und so weiter. Das Nutzen von elektronischer Post für kollaborative Arbeitsprozesse erzeugt schnell Missverständnisse, zusätzlichen Aufwand für Abstimmung und Informationssuche sowie Unzufriedenheit bei den Beteiligten, da ihr Postfach mit zig E-Mails geflutet wird, die für sie persönlich nicht einmal relevant sind. Zeit also, effizientere Wege zum Informationsaustausch zu nutzen, zumal im Nebeneffekt, die E-Mail-Überflutung nachlässt.

E-Mails: Die Spreu vom Weizen trennen

Es ist unwahrscheinlich, dass E-Mails in absehbarer Zeit obsolet werden. Umso wichtiger ist es, geeignetere Werkzeuge in Unternehmen zu etablieren, um den Umgang mit Informationen effizienter zu gestalten.

Die erste Empfehlung lautet: Räumen Sie auf! Prüfen Sie: Wie viele Google Alerts erhalten Sie am Tag? Welche Newsletter haben Sie abonniert? Wie viele davon lesen Sie tatsächlich? Da die Informationsflut im Web täglich zunimmt, bleibt es reizvoll, sich über alles Interessante per E-Mail informieren zu lassen. Selektion lautet daher das Zauberwort. Denn es nutzt niemanden, wenn das Zuviel an Informationen dazu führt, dass wirklich wichtige Informationen nicht mehr gelesen werden können.

Nutzen Sie daher auch den Umstand, dass das Web nichts vergisst. Bestellen Sie unwichtige Alerts und Newsletter ab. Planen Sie sich regelmäßig Zeit ein, um Up-to-date zu bleiben. Suchen Sie sich durchs Web und beschäftigen Sie sich in der Zeit aktiv mit den für Sie relevanten Informationen. Dies ist um ein Vielfaches effektiver, als die Zahl der nicht gelesenen E-Mails weiter ansteigen zu lassen.

Zentralisieren Sie zudem Informationen und Arbeitsprozesse, zum Beispiel in einem Social Intranet. Nutzen Sie ein Wiki, um die Agenda des nächsten Leitungs-Meetings gemeinsam von allen Beteiligten zentral erarbeiten zu lassen. Bei zehn Teilnehmern ersparen Sie sich und der Sekretärin im Vergleich zu einer Mail-basierten Abstimmung schnell 20-30 E-Mails. Regen Sie an, Diskussionen in einem Forum oder Blog zu führen. Auf diese Weise haben alle Beteiligte stets denselben Informationsstand, ohne dass das Postfach erneut überläuft.

Das „Melden-macht-frei-„Verhalten abschaffen

Sorgen Sie auch dafür, dass sich die E-Mail-Kultur ändert, und stoppen Sie das „Melden-macht-frei“-Verhalten von Kollegen und Mitarbeitern. Nicht jeder muss über jeden Zwischenstand in einem Projekt informiert werden. Trotzdem handeln viele Menschen getreu dem Motto, „Melden macht frei“ und nehmen „sicherheitshalber“ immer mehr Empfänger in den E-Mail-Verteiler, damit sich nur ja keiner übergangen fühlt. Der Effekt: E-Mail-Würmer an Adressaten, von denen die meisten die Informationen gar nicht benötigen bzw. diese kaum wahrnehmen, da ihr Mail-Postfach mal wieder übervoll ist. Der Absender indes lehnt sich entspannt zurück, er hat seiner Pflicht genüge getan und alle informiert.

Treffen Sie daher klare Absprachen, zu welchen Themen Sie informiert werden möchten. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen und dass Sie so selten wie nötig und nur in wichtigen Fällen informiert werden möchten. Setzen Sie diese Schwelle so hoch wie möglich, damit das „Melden-macht-frei“-Prinzip nicht mehr greift und Sie nur noch relevante Mail erhalten.

Fazit

Die E-Mail-Kommunikation ist zu wichtig, als dass sie abgeschafft werden kann. Das bedeutet aber auch: Dieses Mediums sollte selektiver als bisher genutzt werden, zumal es zum Informationsaustausch effizientere Alternativen gibt, etwa ein Social Intranet oder ein Wiki.

(Bild: © Martin Winzer – Fotolia.de)