Web-Projekt – So wird es eine Punktlandung in Budget und Zeit!

Komplexe B2B-Prozesse technisch kompetent, aber dennoch gestalterisch kreativ umsetzen: Das ist zusammengefasst die Aufgabe, der sich zahlreiche Internet-Agenturen immer wieder im Kampf um anspruchsvollen Kunden stellen müssen.

Ausschlaggebend für viele Projekte ist oft der Wunsch, mehrere Internetauftritte zu vereinheitlichen und technisch zusammenzuführen. Dies gilt insbesondere bei Unternehmensgruppen und Konzernen, da in vielen Fällen gewachsene Strukturen zugrunde liegen. Kein einfaches Unterfangen bei den oftmals recht komplexen Unternehmensstrukturen und dem dahinter stehenden umfassenden Leistungsangebot. Daher machen es sich viele Unternehmen auch nicht leicht und schauen sich die Internetdienstleister ausführlich an. Wichtig ist vielen Entscheidern, dass man im Bedarfsfall kurze Wege hat. Daher fokussiert man sich oftmals auf die Region. Wie allerdings auch nicht regionale Anbieter bei einem solchen „Pitch“ punkten können und was für den Erfolg eines komplexen B2B-Portals verantwortlich ist, wird im Folgenden skizziert.

Letztendlich entscheidet das gute Gefühl

„Man bekommt nie eine zweite Chance für den ersten Eindruck.“ Daher ist die Vorbereitung auf einen ersten Termin beim Kunden entscheidend. Hier kann auch ein Dienstleister punkten, der nicht die räumliche Nähe aufweist. Je besser sich der Dienstleister vorbereitet, desto besser kann er auf Fragen des Kunden eingehen. Insbesondere in solchen Fällen, in denen komplexe Strukturen und eine umfassende Produktpalette im Unternehmen vorhanden sind, zählt es, konkret auf Fragen eingehen zu können und nicht pauschal zu antworten. Denn letztendlich entscheidet bei einem solchen Projekt das gute Gefühl und dies kann auch über eine größere räumliche Distanz erzeugt werden. Konzeption und technische Umsetzung eines Webportals bleiben letztendlich eine Dienstleistung, deren Qualität man erst im Nachhinein beurteilen kann.

Auf das Projektmanagement kommt es an

Für die meisten Unternehmen entscheidet die rasche und problemlose Umsetzung der erarbeiteten Anforderungen über Erfolg und Misserfolg. Hier kommt es auf das Projektmanagement an. Bereits vor dem Projektstart sollte ein umfassender und realistischer Projektplan erstellt werden, der mit allen Verantwortlichen abgestimmt wird. Gerade bei größeren Unternehmen deren Tochtergesellschaften eigene Web-Portale auf Basis einer neuen technischen Plattform erhalten sollen, gilt es zunächst, eine ausführliche Analyse der aktuellen Web-Präsenzen durchzuführen. Dabei werden Gemeinsamkeiten und Besonderheiten der einzelnen Unternehmen analysiert und dokumentiert. Das gilt sowohl für technische als auch für inhaltliche Aspekte. Nur eine intensive Vorbereitung gewährleistet, dass sich alle Beteiligten eines großen Web-Projektes „mitgenommen“ fühlen.

Anhand des Projektplanes lassen sich Arbeitspakete verteilen und Meilensteine festlegen. Bei notwendigen Korrekturen muss der Plan entsprechend angepasst und fixiert werden. Nur so ist transparentes und zuverlässiges Projektmanagement möglich und sichert den Erfolg eines Projektes. Alle am Projekt Beteiligten müssen bei derart komplexen und umfassenden Projekten immer ausführlich informiert sein. Die kurzfristige Reaktion auf unvorhersehbare Änderungen muss für alle nachvollziehbar sein und die Auswirkungen deutlich werden.

Das Miteinander entscheidet

Während des gesamten Projektes ist die intensive und persönliche Betreuung des Kunden durch feste Ansprechpartner ein wichtiger Faktor, das gute Anfangsgefühl konsequent zu bestätigen. Neben dem Projektleiter sollten dies auch ein technischer Ansprechpartner sowie ein Betreuer für den inhaltlichen Part sein. Die Kommunikation kann durchaus mittels E-Mail und Telefon erfolgen, um die vermeintliche Hürde der räumlichen Distanz zu überwinden. Wichtig ist nicht die Entfernung absolut, sondern die Reaktionszeit auf Kundenmails, die immer umgehend erfolgen sollte. Der Kunde sollte zu keiner Zeit im Ungewissen sein, ob sein Anliegen auch angekommen ist.

Fehler („Bugs“) jeglicher Art und deren transparente Bearbeitung sind die größte Herausforderung für Agentur und Kunden. Ihre Beseitigung erfordert Teamwork zwischen den Parteien des Projektes. Gerade in den letzten Jahren ist dieser Aspekt beim Projektmanagement von Web-Projekten immer wichtiger geworden. Die Gründe dafür liegen im erheblich gestiegenen Komplexitätsgrad der Projekte. Mehrsprachigkeit, komplexe Datenbank-Funktionalitäten sowie die schiere Menge von zu migrierenden Altseiten stellen die Projektbeteiligten oft vor erhebliche Herausforderungen.

Hier hilft die Technik in Form von Debugging-Systemen wie „Mantis“. Sie kanalisieren Fehlermeldungen und machen den Entwicklungsstand für Entwickler, Projektleiter und Kunden transparent. Durch regelmäßige, intensive Abstimmungen kommt in der Regel schnell ein Wir-Gefühl auf, wird eine Nähe erzeugt, die es ermöglicht, sich in die Situation des Kunden hineinzuversetzen. Dabei sollte der Dienstleister doch zu jeder Zeit die notwendige Distanz, den korrigierenden Blick von außen, nicht verlieren. Gemeinsam mit dem Kunden verschiedenste Vorschläge zu diskutieren und diese userfreundlich zu realisieren, ist nur dann möglich, wenn Nähe und Distanz im Gleichklang sind.

In Projekten menschelt es

Dass gerade Zwischenmenschliches großen Einfluss auf den Verlauf und den Erfolg eines Projektes hat, ist bekannt. Die beteiligten Personen müssen harmonieren, dies sollte ein wichtiges Gebot bei der Auswahl der Projektleiter sein. Die fachliche Kompetenz ist bei den meisten Mitarbeitern gleichermaßen vorhanden, kundenindividuell kann dies jedoch nur vermittelt werden, wenn auch das Zwischenmenschliche passt. Dies zeigt die Erfahrung aus zahlreichen Projekten. Letztendlich entscheidet die Beratungsqualität über den Erfolg des Projektes. Eine gut strukturierte Beratung, die den Blick für die Fragestellungen und Anforderungen der Kunden hat, aus Anbietersicht denkt, kommt nur dann auch so an, wenn die am Projekt Beteiligten miteinander auskommen. Denn das Ergebnis soll dem Kunden helfen, erfolgreicher am Markt zu agieren.

Spezialanwendungen inklusive

Bei zahlreichen Großprojekten gehören Spezialanwendungen wie Web-Applikationen, Schnittstellen zu Bestandssystemen oder Social-Media-Applikationen dazu. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Software zur Umsetzung eines Portals eine flexible Standardlösung ist, mit der sich die im Vorfeld definierten Anforderungen an das Projekt flexibel und einfach einbinden lassen. Die größte Herausforderung ist dabei zurzeit, einfach bedienbare Nutzer-Interfaces zu schaffen, die dann im Hintergrund komplexe Abläufe ansteuern.

Immer häufiger spielt bei der Auswahl von Software-Produkten quelloffene Software („Open Source“) eine Rolle. Gerade im Bereich der Content-Management-Systeme hat Open Source in den letzten Jahren erhebliche Marktanteile gewinnen können. Das Erfolgskonzept Open Source ist schon lange keine Exotenlösung mehr und wird von der Drei-Mann GbR genauso eingesetzt, wie vom DAX Unternehmen. Dem Reiz von Open Source ist man schnell erlegen: Keine Lizenzen, keine Supportkosten und keine plötzlich eingestellten Softwareprodukte. Hinzu kommt, dass eine Open Source-Lösung, die sich am Markt durchgesetzt hat, heute häufig einen Funktionsumfang bietet, an den Lizenzsysteme kaum mehr heranreichen können. Hauptgrund dafür sind die großen und eingeschworenen „Communities“ aus oft tausenden von Programmierern, die sich weltweit mit der Weiterentwicklung von CMS-Systemen wie TYPO3, Drupal, Joomla, WordPress und anderen einsetzen.

Wer sich für den Einsatz einer Open Source-Plattform entscheidet, hat häufig die Auswahl unter hunderten auf das System spezialisierter Agenturen und tausenden von „Extensions“, d.h. kostenlosen Zusatzmodulen, die ein System funktional erweitern. Ob Veranstaltungsdatenbank, QR-Code-Generator oder Facebook „Like“-Button: Open Source liefert häufig gleich mehrere alternative Lösungen – ganz nach Anforderung. Und wenn sich keine passende Extension findet, ist die Funktion von der Agentur schnell hinzu programmiert. Unternehmen, die hier auf einen der Marktführer setzen, bleiben dauerhaft flexibel, unabhängig von ihrer Agentur und haben gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten eine Lösung, die unabhängig von Erfolg oder Misserfolg eines Software-Anbieters ist. Kundenbindung durch Leistung und nicht durch technische Hürden.

Für den Projekterfolg entscheidend ist nicht die Nähe zwischen Agentur und Auftraggeber, sondern das gemeinsame Verständnis, die abgestimmte Sicht der Dinge, welche Aufgabenstellung wie zu lösen ist.

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