Die ersten Teilnehmer treffen ein. Überrascht blicken sie sich in dem über 200 Quadratmeter großen Raum um. In ihm stehen keine Tische, denn sie würden die Interaktion, Choreografie und freie Gedankenentfaltung stören. Stattdessen wurden die Wände mit Moderationstafeln ausstaffiert. Zudem wurden im Raum mehrere Flipchart-Inseln inszeniert. Und in dessen Mitte ist ein Stuhlkreis arrangiert.
Der Moderator begrüßt jeden eintreffenden Teilnehmer per Handschlag und stellt ihn den bereits anwesenden Personen als weiteren Mitstreiter vor. Aus dem Vorgespräch mit dem Auftraggeber weiß er: An dem heutigen Workshop werden 16 mittlere Führungskräfte aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen teilnehmen, die sich zum Teil nicht kennen. Sie sollen mit der Dynamischen Moderation eine neue Moderationstechnik erlernen, um die für Besprechungen benötigte Zeit zu reduzieren. Zudem sollen die Qualität der Besprechungsergebnisse und deren Umsetzung verbessert werden.
So lautete der Auftrag, den der Moderator erhielt. Doch die Teilnehmer sind mit teils anderen Erwartungen und Zielsetzungen als ihr Arbeitgeber angereist. Deshalb gibt es für die geplante Dynamische Moderation keine vorgefertigte Agenda. Dies soll gemeinsam erarbeitet werden. Die gesamte Moderation ist sozusagen ein ergebnisoffener Prozess aber mit einer präzisen Zielausrichtung.
Aus Teilnehmern werden Akteure
„Warum sind Sie heute hier, und was erwarten Sie von mir als Moderator?“, fragt der Moderator die Teilnehmer, nachdem er sie nochmals offiziell begrüßt hat. So klärt er zunächst den Auftrag mit den Teilnehmern. Zugleich erhält er einen Einblick in ihre Vorerfahrungen. Im Gegenzug teilt er den Teilnehmern seine eigenen Wertvorstellungen mit. Außerdem erläutert er ihnen kurz die Kernprinzipien der Dynamischen Moderation, den Prozess heute und seine Erwartungen an die Gruppe.
Dieser Initial-Check ist ein wichtiges Ritual bei jeder Dynamischen Moderation. Er dient dazu herauszufinden, ob die Gruppe und der Moderator zusammen arbeiten können und wollen. So werden gleich zu Beginn Widerstände offenbar sowie Zweifel und Unsicherheiten benannt. Sind diese bekannt, können Möglichkeiten kreiert werden, damit umzugehen und so Teilnehmer mit einer Besucherhaltung noch ins Boot zu holen.
Nachdem ein Commitment über die Zusammenarbeit erzielt ist, leitet der Moderator den eigentlichen Workshop ein – zum Beispiel mit den Worten: „Eine dynamische Gruppen-Moderation gleicht einem Ritt auf einem wilden Tiger. Selbst wenn Sie gut vorbereitet sind, wissen Sie nie genau, worauf Sie sich einlassen werden. Denn Sie kennen weder Ihre Reaktionen auf die Gruppe, noch deren Reaktion auf Sie. Und Sie kennen die Reaktionen der Teilnehmer untereinander nicht, und noch weniger können Sie die Wechselwirkungen, die durch das Zusammenspiel entstehen, einschätzen. Sie verfügen eventuell über eine gewisse intuitive Wahrnehmung – doch mehr nicht. Also sind Sie als Moderator einer Dynamischen Moderation gefordert, bewusst alles zu geben: emotional, intuitiv, mental und physisch. Vertrauen Sie dem Prozess. Denn für diesen sind Sie verantwortlich!“
Eigenverantwortlich für die Ergebnisse
Ein Unterschied der Dynamischen Moderation zu den klassischen Moderationsmethoden ist: Die Teilnehmer visualisieren und dokumentieren die Ergebnisse ihrer Arbeit überwiegend selbst. Der Moderator fördert primär die selbstorganisierenden Kräfte, den Dialog und die Eigenverantwortung. Der gesamte Prozess ist sozusagen teilnehmerzentriert statt „moderator-fokussiert“.
Nachdem der Moderator die Grundprinzipien der Dynamischen Moderation erklärt hat, lädt er die Teilnehmer ein, in Kleingruppen ihr Verständnis der Moderatorenrolle zu klären. Nach Ablauf der vereinbarten Zeit malt er mit einem breiten Marker ein Oval mitten auf eine Pinnwand und schreibt „Rolle“ hinein. An das Oval dockt er zwei Halbkreise an und schreibt unten „bekannt“ und oben „neu“ hinein. Mit Hilfe der Zurufabfrage dokumentiert er anschließend zunächst die Ergebnisse bei „bekannt“. Anschließend ergänzt er die spezifischen Rollenmerkmale des dynamischen Moderators bei „neu“:
- taucht in den Gruppenprozess ein, ohne daran teilzuhaben,
- anerkennend, wertschätzend (was bereits vorhanden ist),
- hält den Raum, damit neue Möglichkeiten „auftauchen“ können, (möglichkeitsbildend),
- aufmerksame Wahrnehmung (sehen, fühlen, intuieren),
- unterstützt die Teilnehme durch Fragen, den Kern ihres Anliegens auszudrücken.
Ganz nebenbei lernen die Teilnehmer bereits die ersten beiden Teilschritte der dynamischen Visualisierung als Ersatz der üblichen Kartenabfrage kennen.
Das methodische Vorgehen
Die Methode ist im Prinzip genial einfach, und der übliche Moderationsablauf wird – abhängig vom Thema und Ziel – sogar noch verkürzt, da Teilschritte der klassischen Moderation entfallen. Die Visualisierung erfolgt ähnlich wie bei einer Mind-Map, aber so komprimiert, dass die übliche Baumstruktur entfällt und dadurch das Thema fokussiert wird. Alle sieben Kernarbeitsschritte wie
- Aufgabe definieren,
- Arbeitspakete differenzieren,
- relevante Inhalte sammeln,
- Arbeitsschritte priorisieren,
- Rangfolge der priorisierten Arbeitsschritte bestimmen,
- Lösungsvorschläge dazu einbringen und
- die Verantwortlichkeiten der Umsetzung (wer macht was mit wem bis wann?) festlegen,
werden zentral visualisiert.
Anders als bei der klassischen Moderation werden die Teilnehmer bei der Dynamischen Moderation nicht durch die übliche Kartenabfrage instrumentalisiert und auf einen linear-kausalen Problemlösungsstrang reduziert. Stattdessen erlaubt der möglichkeitsoffene (und gehirngerechtere) Ablauf den Teilnehmern auch sprunghaftes Denken und eröffnet ihnen Möglichkeiten, ihr ganzes Potenzial einzubringen.
(Bild: © iStockphoto.com)
Wechsel zwischen Plenum und Kleingruppe
Die ersten beiden Arbeitsschritte finden im Plenum statt und liefern die Grundlage für die anschließenden Kleingruppenarbeiten. Durch die Art der Visualisierung steuert, strukturiert und fokussiert der Moderator den Prozess. Der erste Schritt dient der Auftragsklärung und der Konsensbildung. Im zweiten Schritt werden umsetzbare Arbeitspakete (Subsysteme) definiert. Da diese zum Teil wechselseitig voneinander abhängen, werden im Verlauf der Moderation immer wieder die realisierbaren Umsetzungsmöglichkeiten in Rückkopplungsschleifen identifiziert.
In den Kleingruppen, die sich nun basierend auf der benötigten Kompetenz an den Flipchart-Inseln im Raum bilden, werden die Arbeitspakete inhaltlich nach Art des Brainstormings ausdifferenziert. Dieser dritte Arbeitsschritt entspricht im Prinzip dem „Abladen“ gemäß der „Theorie U“, von Prof. Claus Otto Scharmer, die erst einen Freiraum für neue Möglichkeiten eröffnet. Wenn es erforderlich ist, möglichst viele inhaltliche Möglichkeiten zu generieren, können die Teilnehmer der Kleingruppen noch zusätzlich analog der Methodik des World-Café rotieren. Während die Teilnehmer „brainen“, begleitet der Moderator deren Aktivitäten aufmerksam, jedoch ohne sich inhaltlich einzumischen. Anhand des jeweiligen Arbeitsfortschritts in den Arbeitsgruppen steuert er den Zeitbedarf und führt zum Abschluss des dritten Arbeitsschritts.
Nach dem Sammeln der Möglichkeiten in Kleingruppen begeben sich alle Teilnehmer wieder ins Plenum – zum dialogischen Austausch und zur kritischen Hinterfragung. Haben die Teilnehmer ihre Beiträge nicht gegenseitig nach dem Rotationsprinzip inhaltlich ergänzt, kann dies nun galeriemäßig erfolgen. Ansonsten werden die Ergebnisse kurz präsentiert und im Sinne eines wertschätzenden Klärungsprozesses hinterfragt und diskutiert.
Während der gesamten Dynamischen Moderation findet ein dynamischer Wechsel zwischen Groß- und Kleingruppen-Arbeit statt. Dieser Wechsel fördert den Lern- und Entwicklungsprozess der Gruppe und sichert die Anschlussfähigkeit der Arbeitspakete. Auf diese Art und Weise wird das ganze Potenzial der Gruppe in einem sich selbst organisierenden Ablauf optimal genutzt.
Im weiteren Vorgehen werden die generierten Möglichkeiten priorisiert und in der Großgruppe kritisch hinterfragt, um Änderungsvorschläge zu platzieren und eventuell umzusetzen. Außerdem wird die Rangfolge der priorisierten Arbeitsschritte bestimmt, Lösungsvorschläge hierzu werden eingebracht und die Verantwortlichkeiten (wer macht was mit wem bis wann?) werden festgelegt.
Selbstbestimmung statt Fremdbestimmung
Nach einer Dynamischen Moderation versteht jeder Beteiligte die Wechselwirkungen im System und weiß, was als nächstes zu tun ist. In der Basisvariante lernen die Teilnehmer zunächst mit dem „Tool“ an eigenen Themen zu arbeiten, um auch den Transfer in ihren beruflichen Kontext abzusichern.
Bei der Dynamischen Moderation stehen die Teilnehmer und nicht der Moderator im Zentrum des Geschehens. Der Moderator ist inhaltlich nicht involviert und glänzt auch nicht als Vorturner in Sachen Wissensvorsprung. Er ist ausschließlich für den Prozess verantwortlich, vertraut auf die Ressourcen der Gruppe und hilft ihr durch geschickte Interventionen auf der Prozessebene, diese zu entdecken und zu nutzen. Machtspiele sowie eine manipulative Steuerung und Instrumentalisierung der Teilnehmer als Inputgeber, um Fremdziele zu realisieren, haben bei dieser Art der Moderation keinen Raum.
Emotionen, die sonst gerne gedeckelt werden, thematisiert die Gruppe und macht sich diese als Ressource zugänglich. Hier ist der seismographische Fühler des Moderators gefordert, unterschwellige Themen zu benennen und „sichtbar“ zu machen, damit dieses Potential erschlossen werden kann.
Die Dynamische Moderation ist ein wirkungsvolles Instrumentarium für Leader und eine Selbstverpflichtung, an der eigenen Haltung und Einstellung zu feilen. Denn die dahinter liegenden Prinzipien – wie Mitarbeiterbefähigung, wertschätzende Anerkennung, Zusammenarbeit, Kreativität, Transparenz, systemisches Denken, Feedbackschleifen und Entwicklung/Veränderung – sind als Führungsinstrument ein Ausdruck der persönlichen Leadership-Performance innerhalb der Unternehmenskultur.
Anwendungsmöglichkeiten
Dynamische Moderation in der Basisversion wird eingesetzt bei Besprechungen sowie Stegreif-Meetings zum Beispiel für die Tages- und Wochenplanung und zum Lösen aktueller Probleme, die sich bei der Alltagsarbeit ergeben. Dynamische Teammoderation hingegen wird eingesetzt, um Konflikte zu lösen, Entscheidungen zu finden und Innovationen zu kreieren. Dynamische Leadership wiederum wendet die Prinzipien der Dynamischen Moderation an, um den Mitarbeitern den Raum für Eigeninitiative und -verantwortung sowie Umsetzungskompetenz zu geben. Und im Rahmen von Change-Projekten unterstützt Dynamische Moderation Projektteams in ihrer Regelkommunikation. In Verbindung mit Roadmaps wird die Planung erleichtert, transparent und leicht änderbar.