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Robotic Process Automation – auch RPA genannt – meint den Einsatz von digitalen Software Robotern, um strukturierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Übersetzt bedeutet der Begriff robotergesteuerte Prozessautomatisierung.

Was ist Robotic Process Automation?

RPA soll vor allem bei wiederholenden, strukturierten Prozessen und Aufgaben eingesetzt werden, die bisher nur von Menschen übernommen wurden. Denn die RPA Bots – so nennt man die Software Roboter – sind genau für sowas gemacht.

Sie sollen in Zukunft die MitarbeiterInnen entlasten und gleichzeitig mit anderen Softwaresystemen interagieren. Typische Aufgaben, die von RPA übernommen werden könnten, sind manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten, die sich immer wiederholen.

Wie funktionieren die RPA Bots?

Die Roboter arbeiten auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) und können dadurch fast jeden Prozess durchführen. Außerdem sind keine Prozessänderungen, oder besondere Schnittstellen nötig.

RPA Bots sind keine klassischen Maschinen

Vor allem in der Fertigungsindustrie lösten große Maschinen die Menschen ab. Hier ist dies aber nicht der Fall. Man kann sich Robotic Process Automation nicht als physisch existierende Maschinen vorstellen. Eher als Software Anwendung: Menschen interagieren weiterhin mit BenutzerInnenschnittstellen der Softwaresysteme.

Wo wird Robotic Process Automation eingesetzt?

Auch, wenn es die Prozesse vereinfacht: Das System ist nicht für alle Unternehmen geeignet. RPA arbeitet regelbasiert. Das bedeutet, dass sich strukturierte Prozesse dafür eignen. Diese haben immer wiederkehrende Regeln und klare Handlungsanweisungen.

Die RPA Bots arbeiten dann nach diesen Regeln und Anweisungen. Dadurch ist nicht viel Spielraum möglich. Trotzdem kann man die festgelegten Prozessabläufe jederzeit und unkompliziert anpassen.

Beispielhafte Anwendungsgebiete

Unternehmen können Robotic Process Automation vielfältig und prozessübergreifend einsetzen. Wichtig ist nur, dass es sich wiederholende und vorhersagbare Aufgaben sind. Beispiele auf funktionaler Ebene sind:

  • Formulare ausfüllen
  • Daten kopieren, einfügen und verschieben
  • Informationen aus mehreren Systemen und strukturierten Dokumenten lesen und verarbeiten
  • Berechnungen durchführen

Branchen, die von RPA profitieren

Die größte positive Auswirkung hat RPA im Finanzdienstleistungssektor. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Banken und Versicherungen einen großen Mehrwert durch das System erfahren. Sie setzen es vor allem in der Datenerfassung und Verarbeitung ein.