Fast jeder vergisst sie: Die Follow-Up E-Mail nach dem Bewerbungsgespräch

Nach dem Gespräch zurücklehnen und abwarten? Das ist ein Trugschluss. Wer seine Chancen auf den Job maximieren will, sollte eine wichtige Aufgabe nicht vernachlässigen: das Schreiben einer Follow-Up E-Mail nach dem Bewerbungsgespräch. Viele Bewerber lassen diese Chance ungenutzt verstreichen. Doch eine Dankesmail nach dem Vorstellungsgespräch ist mehr als nur Höflichkeit. Sie unterstreicht Professionalität und bietet die Möglichkeit, sich von der Masse der Kandidaten abzuheben. Während fast alle anderen schweigen, kann eine durchdachte Nachricht den entscheidenden Eindruck hinterlassen und die Erinnerung an das Gespräch positiv verstärken. Doch dabei gilt es, einige Regeln zu beachten.

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Follow-Up E-Mail nach dem Bewerbungsgespräch: Oft übersehen

Die Follow-up-Mail wird trotz ihrer Bedeutung von 99 Prozent der Bewerbenden vergessen. Dabei bietet sie eine einzigartige Chance, sich aus der Masse der Kandidaten herauszuheben. Während andere Bewerber nach dem Gespräch schweigen, kann eine durchdachte Nachricht den entscheidenden Unterschied machen. Eine simple Dankesmail drückt nicht nur Wertschätzung aus, sondern unterstreicht auch die eigene Professionalität. Sie zeigt, dass der Bewerber das Gespräch ernst genommen hat und weiterhin interessiert ist. Viele unterschätzen diese Gelegenheit, obwohl sie mit minimalem Aufwand maximale Wirkung erzielen kann. Die meisten Bewerbenden lassen diese Chance ungenutzt verstreichen und verpassen damit eine wichtige Möglichkeit, positiv im Gedächtnis zu bleiben und ihre Chancen auf den Job zu erhöhen. Zudem können für die weitere Zusammenarbeit möglicherweise noch wichtige Punkte geklärt werden, die bei dem Gespräch zu kurz kamen.

Die fünf Erfolgsregeln für die Follow-up-Mail

Eine starke Nachfass-Mail folgt fünf entscheidenden Prinzipien:

• Die Betreffzeile sollte persönlich sein und direkten Bezug nehmen – etwa „Danke für das inspirierende Gespräch [Dein Name]“.
• Authentizität schlägt Standardphrasen: Statt unpersönlicher Floskeln sollten Bewerber einen konkreten Punkt aus dem Gespräch aufgreifen oder sich für eine besondere Einsicht bedanken.
• Kürze ist Trumpf: Zwei Absätze reichen völlig aus – ein Lebenslauf-Remix wird nicht erwartet. Auch nicht das ganze Gespräch wiederholen – der Fokus sollte auf den Themen liegen, die im Gedächtnis geblieben sind.
• Formuliere deine E-Mail nicht zu forsch oder aufdringlich. Sätze wie „Ich erwarte zeitnah Ihre Rückmeldung“ sind tabu. Besser: „Ich freue mich, bald erneut von Ihnen zu hören.“
• Das Timing entscheidet: mindestens 24, aber nicht länger als 48 Stunden nach dem Gespräch. So bleibt man im Gedächtnis, ohne aufdringlich zu wirken.

Konkrete Vorlage für die perfekte Dankesmail

Eine bewährte Vorlage zeigt, wie die Follow-up-Mail strukturiert sein sollte:

• Die E-Mail sollte mit einer Dankesbotschaft beginnen, etwa „Danke für das inspirierende Gespräch [Dein Name]“. Die Anrede sollte dabei unbedingt persönlich mit dem Namen des Interviewers erfolgen.
• Der erste Absatz bedankt sich herzlich für das Gespräch am entsprechenden Datum und betont, dass es großartig war, mehr über die Position und das Unternehmen zu erfahren.
• Im zweiten Absatz wird ein spezifischer Eindruck aus dem Gespräch aufgegriffen – etwa ein Projekt oder die Unternehmenskultur.
• Der Schluss bleibt freundlich zurückhaltend: „Ich freue mich, bald erneut von Ihnen zu hören, und stehe für weitere Fragen gern zur Verfügung.“ Diese Formulierung drückt Interesse aus, ohne zu drängen. Die Mail endet mit freundlichen Grüßen und dem eigenen Namen.

Wie genau die Follow-Up E-Mail nach dem Bewerbungsgespräch aussieht und welche Punkte sie letztlich beinhaltet, bleibt natürlich ganz dir überlassen. Dieses Muster hilft lediglich dabei, beim Gesprächspartner die Erinnerung an euer Gespräch wachzuhalten und mit einem positiven Eindruck nachhaltig zu überzeugen.

Die Follow-Up-Strategie in der Praxis

Ein Dankesschreiben hilft gerade im deutschsprachigen Raum besonders gut dabei im Gedächtnis zu bleiben, da sie hierzulande eine eher freiwillige, dafür aber gern gesehene und geschätzte Geste ist. In anderen Ländern, beispielsweise in den USA, werden Follow-Up E-Mails nach dem Bewerbungsgespräch eigentlich immer erwartet. Sie gehören ganz einfach zum guten Ton dort. Allerdings kann sie auch hierzulande in konservativen Branchen oder bei internationalen Bewerbungen ein entscheidender Faktor sein. Wer sich unsicher ist, recherchiert vor dem Verfassen am besten noch einmal über die Unternehmenskultur.

Hörst du auch nach zwei Wochen jedoch nichts Weiteres von deinem potenziellen Arbeitgeber und wurde dir keine Frist genannt, kannst du dich höflich nach dem Stand des Auswahlverfahrens erkundigen. Wichtig ist dabei immer ruhig und freundlich zu bleiben – manchmal kann es auch einfach etwas länger dauern.

Extra-Tipp: Ghosting ist ungern gesehen

Ein Dankschreiben ist durchaus eine Seltenheit die eher hervorsticht, denn meist passiert genau das Gegenteil: „Ghosting“ – also dass Bewerber auf Nachrichten plötzlich einfach nicht mehr antworten. Das weiß auch Lara Kieninger, Karriere-Expertin und Personalerin bei StepStone. „Auch eine zurückgezogene Bewerbung ist ja total legitim, zum Beispiel weil du schon einen anderen Job gefunden hast.“ Trotzdem sollte eine Antwort unbedingt erfolgen, sagt sie. „Auch hier hilft mir eine kurze Begründung, so dass ich weiß, woran ich bin. Dann bleibt ein positiver Eindruck – und wer weiß, vielleicht trifft man ja in Zukunft, im Rahmen einer erneuten Bewerbung noch einmal aufeinander.“ Und wer öfter ghostet, riskiert, dass sich dieses Verhalten in der einschlägigen Branche herumspricht. Antworte also lieber mit einer freundlichen Absage als gar nicht.