Wenn die Webpräsenz deines Unternehmens und die Präsentation nach außen von Content lebt, ist es von großer Wichtigkeit, den Überblick über die redaktionellen Aufgaben zu behalten. Ein sorgsam ausgearbeiteter und gepflegter Redaktionsplan ist Gold wert, wenn es um die nachhaltige Content-Erstellung und -verwaltung geht. In diesem Ratgeber zeigen wir dir, wie du einen solchen Plan für dein Unternehmen selbst erstellen kannst.
Was gehört in den Redaktionsplan?
Kurz gesagt: (fast) alles! Je mehr Inhalt du vorab planen kannst, desto besser. In einer konkreten Aufstellung könnte das Ganze so aussehen:
Inhalte für den Redaktionsplan
- Blogartikel
- Gastartikel für andere Medien und Webseiten
- Produkttexte und sonstige Inhalte deiner Webseite
- Pressemitteilungen
- Social Media-Posts
Dies sind allerdings nur die Inhalte, die du über den Redaktionsplan verwaltest. Der eigentliche Plan selbst ist wesentlich komplexer. Aber keine Angst: es bleibt trotzdem überschaubar und rechtfertigt den Aufwand.
Redaktionsplan: Aufbau und Pflege
Eines ist, wie bei so vielen anderen Dingen auch, im Falle des Redaktionsplans besonders wichtig: die Übersichtlichkeit. Ein simples Word-Dokument, in dem Ideen, Daten und Links konfus zusammengeklatscht werden, wird dir bei der Organisation und Strukturierung deiner redaktionellen Tätigkeiten nicht viel nützen. Überlege dir daher im ersten Schritt, womit du den Redaktionsplan für dein Medium erstellen willst. Hinweis: es ist essentiell, dass alle Mitarbeiter, die redaktionell tätig sind, auch Zugriff (mindestens Leserechte) auf den Plan haben. Daher ist es zum Beispiel durchaus möglich, dass du mit einer Excel-Tabelle arbeitest. Diese sollte allerdings zentral in der Cloud gespeichert sein, um Einsicht und Bearbeitung durch die Redakteure zu ermöglichen.
Es gibt selbstverständlich auch professionelle Tools, mit denen du deine redaktionellen Aufgaben organisieren kannst. Nehmen wir für den Moment aber einmal an, du arbeitest mit einer Excel- oder CSV-Tabelle. Folgende Spalten sollte dein Redaktionsplan enthalten:
- Name/ Überschrift des Artikels/ Postings/ der Pressemeldung etc.
- Veröffentlichungsdatum
- Ggf. Veröffentlichungszeit
- Ggf. Ressourcen (falls mehr Manpower, Geld oder sonstige Mittel benötigt werden)
- Ort der Veröffentlichung (Medium, ggf. URL)
- Verantwortlicher Mitarbeiter Nr.1 (Erstellung)
- Verantwortlicher Mitarbeiter Nr.2 (Review)
- Ggf. Abhängigkeiten (Beispiel: im Falle eines Blogartikels wird es sicher mehrere Social Media – Posts geben, die auf diesen Artikel verweisen und ebenfalls eingeplant werden sollten)
- Wiedervorlage: falls der Inhalt zu einem späteren Zeitpunkt hinsichtlich Peformance, Optimierungs und/ oder Aktualisierungspotential geprüft werden soll
- Link (spätestens nach Veröffentlichung ergänzen)
- Spalte für Ideen, Notizen etc.
Mit dem Redaktionsplan arbeiten: Tipps und Tricks
Nachdem du nun eine Vorlage erstellt hast, möchten wir dir noch ein paar Tipps an die Hand geben, um dir die Arbeit mit deinem Redaktionsplan zu erleichtern.
- Wenn du ein hohes Aufkommen an neuem Content auf unterschiedlichen Ebenen hast (Webseite, Social Media, externe Seiten usw.), ist es zu empfehlen, für jede Sparte einen eigenen Reiter in der Tabelle anzulegen (und die Tabelle entsprechend zu duplizieren. Das hilft dir dabei, den Überblick zu behalten.
- Plane die Veröffentlichung deiner Inhalte nicht zu eng, sondern lasse immer etwas Handlungsspielraum frei, wenn möglich. Nicht selten kommt kurzfristig etwas Wichtiges daher, dass dringender veröffentlicht werden muss als der ursprünglich geplante Post, oder aber der verantwortliche Redaktionskollege fällt krankheitsbedingt aus, eine Sperrfrist wurde bei der Planung übersehen etc. Wenn du von Anfang an Luft für Flexibilität lässt, wird die Arbeit am Ende wesentlich weniger frustrierend sein.
- Um die Übersichtlichkeit weiter zu verbessern, kannst du den Plan regelmäßig aufräumen und Sheets mit erledigten Artikeln, Texten etc. in ein Archiv verschieben. Komplettes Löschen ist nicht zu empfehlen, da es immer mal wieder vorkommen kann, dass du die Entstehungshistorie oder andere Details zu diesem oder jenem Inhalt nachvollziehen möchtest.
- Vergewissere dich, dass alle Mitarbeiter den Umgang mit dem Redaktionsplan verinnerlicht haben und sich auch danach richten. Dazu gehört auch, den Plan entsprechend zu pflegen und up to date zu halten. Sollte dir auffallen, dass Eintragungen nicht bearbeitet werden, suche das Gespräch und weise auf die Notwendigkeit hin, das System entsprechend den Vorgaben zu verwenden. Ein schnurgerades Arbeiten braucht die Bereitschaft und Mithilfe aller Beteiligten.
- Führe regelmäßige Briefings durch, in denen du mit dem Team über den Redaktionsplan sprichst. Stehen die Inhalte für die kommenden X Wochen fest? Müssen Urlaubsvertretungen eingeplant werden? Hat jemand spannende neue Themenideen? So schön und ausgetüftelt der Plan auch sein mag: ohne den persönlichen Austausch mit dem Team geht es nicht vorwärts.
Autor: Carsten Wurtmann