Da aber die Kollegen räumlich voneinander getrennt sind, sitzt man oft in einer längeren Telefonkonferenz, auf die anschließend eine E-Mail-Flut an schriftlich festgehaltenen Protokollen und sonstigen Dokumenten zur Abstimmung folgt. Sobald mehr als zwei Personen zusammenarbeiten, geht es oft hin und her – zu Lasten eines schnellen Überblicks über aktuelle und veraltete Dokumentenversionen. Im Cloud-Zeitalter geht das einfacher.
Der Chatroom: Gespräche, Dokumentenaustausch, Vertragsabschluss – alles möglich!
Viele Menschen kennen Chatrooms nur privat, für lockere Unterhaltungen mit Freunden über Facebook oder WhatsApp. Es gibt jedoch auch Business-Chats, die für die geschäftliche Nutzung zusätzliche Features beinhalten.
- Wichtig ist für vertrauliche Gesprächsthemen bzw. Vorgänge, dass der Chat in einer sicheren, verschlüsselten Umgebung abläuft.
- Eine Upload-Funktion ermöglicht den Austausch zugehöriger Unterlagen während der laufenden Besprechung. Beispielsweise kann ein Arbeitsvertrag mit dem Anwalt besprochen und Änderungen daran direkt vorgenommen werden.
- Wer per Chat Geschäftsvereinbarungen rechtsgültig abschließen will, ohne im Anschluss die Verträge noch einmal separat per E-Mail verschicken zu müssen, der wählt eine Chat-Lösung mit Protokoll-Funktion. Sie hält den gesamten Verlauf einer Konversation sowie die hochgeladenen Dokumente in einer verschlüsselten Datei fest und sendet sie an alle Teilnehmer per E-Mail. Ohne Mehraufwand für eine bestimmte Person bekommt dadurch jeder eine schriftliche Dokumentation der Ergebnisse. Wird dieses Protokoll dann noch von einer Drittstelle, einem unabhängigen Clearing Service, registriert, ist die Chatvereinbarung nicht bestreitbar und hat bindende Wirkung. Denn diese Partei beglaubigt wie eine digitale Notarstelle die Echtheit des Protokolls und damit der stattgefundenen Chatsitzung.
Dokumenten-Sharing-Boxen sorgen für den notwendigen Überblick
Für die Online-Zusammenarbeit an Präsentationen, Produktflyern und vielen weiteren Dingen sowie für die Pflege bzw. Aktualisierung von Bestell- und Bestandslisten kommen Dokumenten-Sharing-Lösungen in Frage. Warum? Hier können Dokumente online abgelegt werden.
- Alle beteiligten Personen haben Zugriffsmöglichkeit, können Änderungen vornehmen und neue Versionen hochladen.
- Automatisch wird angezeigt, wann zuletzt geändert wurde und welche die aktuellste Version ist.
- Da die Dokumente online gespeichert werden, gehen sie auch nicht verloren.
- Dokumenten-Sharing-Lösungen sind als Cloud-Speicher eine interessante Back-up Möglichkeit für zum Beispiel geschäftskritische Dokumente, sofern die Cloud-Speicher entsprechende Sicherheitskonzepte aufweisen.
Besonders wichtig: Hohe Sicherheitsstandards
Genau hier liegt oft das Problem: Nicht jede Lösung für Online-Teamwork erfüllt die notwendigen Sicherheitsanforderungen für eine Cloud. Wichtig ist zum Beispiel die Frage: Wo liegen die Daten und wer kann darauf zugreifen? Vor allem bei außereuropäischen Anbietern lohnt sich ein genauer Blick, denn sie unterliegen nicht den europäischen Datenschutzbestimmungen. Sie müssen auf Anfrage Daten an Behörden und andere Institutionen herausgeben.