In 3 Schritten das mobile ERP-System einführen!

Immer mehr Arbeitsprozesse werden auch unterwegs durchgeführt. Nach den klassischen Anwendungen für den Außendienst zählen dazu auch zunehmend bisher vorwiegend interne Anwendungen wie ERP. Damit erzielen Unternehmen deutliche Verbesserungen in Logistik, Produktion und Handel. Sie reduzieren mögliche Fehlerquellen und sparen Zeit.

Doch was ist bei der Einführung und Nutzung von ERP-System, speziell mit mobilen Anwendungen zu beachten?

1. Für welche Prozesse setzt man mobile ERP-Systeme ein?

Im ersten Schritt ist zu entscheiden, in welchen Bereichen und für welche Prozesse mobile ERP-Systeme eingesetzt werden sollen. Sie eignen sich zum Beispiel für die Lagerverwaltung. Statt umständlichen und fehlerträchtigen papierbasierten Prozessen lassen sich bei Barcode-basierten Systemen alle Vorgänge mit Hand-Scannern erfassen und automatisch abwickeln. Dies beschleunigt sowohl den physischen Warenfluss als auch die logistischen Abläufe.

Die Daten der eingescannten Waren werden an die zentrale ERP-Plattform übertragen. Umgekehrt landen die Kommissionier-Listen direkt auf dem mobilen Barcode-Gerät, so dass Papierausdrucke nicht mehr notwendig sind. Zudem lassen sich durch das direkte Scannen der Barcodes von Artikeln aus dem Regal Fehler vermeiden. Und der aktuelle Warenbestand steht jederzeit auf Knopfdruck bereit. Dies reduziert Lagerbestände und verbessert die Liefertreue.

Schnelle Abwicklung von Aufträgen

Ein weiterer üblicher Einsatzbereich für mobile ERP-Software ist das Service Management. Durch die mobile Plattform verfügen die Mitarbeiter vor Ort über alle notwendigen Informationen und Anwendungen. Dies reduziert die Zeiten für Reparatur und Wartung erheblich. Zudem sind die Kunden zufriedener, da Service und Wartung schnell und professionell durchgeführt werden.

Auch in anderen Bereichen ist die schnelle Auftragsabwicklung eine der großen Stärken mobiler ERP-Systeme. Zum Beispiel können Mitarbeiter auf Fachmessen, Ausstellungen oder Kundenbesuchen jederzeit neue Aufträge, Bestellungen oder Angebotsanfragen eingeben. Dies ist mit Offline-Modus sogar ohne Internetanbindung möglich. Der eingescannte Barcode des entsprechenden Artikels wird dann auf die zentralen Systeme übertragen, sobald wieder ein Kontakt besteht. Außerdem können die Mitarbeiter auch unterwegs bestehende Kundenbestellungen oder Auftragsabläufe auf ihrem Mobilgerät ansehen oder Zusatzinformationen wie Lagercodes und Sektionskennzeichen eingeben.

2. Welches Gerät für ERP?

Die nächste große Frage besteht darin, welche Geräte den Mitarbeitern bereitgestellt werden sollen. Neben den klassischen Scanning-Lösungen wie Handheld oder PDA, die vor allem als Speziallösungen für das Lager angeboten werden, gibt es mittlerweile auch Apps für Smartphones und Tablet-PCs. Diese Geräte eignen sich zum Beispiel für Marketing- und Vertriebsmitarbeiter, weil sie nicht nur gegenüber dem Kunden schick aussehen, sondern auch zahlreiche nützliche Zusatz-Apps wie E-Mail, Chat, Telefonie oder Navigation bieten. Soll der Mitarbeiter Tabellen, Diagramme, Präsentationen oder Videos zeigen, erhält er natürlich ein Tablet.

Smartphones, Tablet, Ultrabook? Die Auswahl ist groß

Für Service- oder Wartungsmitarbeiter kann dagegen ein Ultrabook oder Notebook geeignet sein, vor allem wenn sie umfangreiche Dokumentationen, Listen oder technische Zeichnungen begutachten oder Zusatzdaten manuell eingeben müssen. Dies ist auf kleineren Bildschirmen oder virtuellen Tastaturen unpraktisch und kann zu unnötigem Zeitverlust führen. Zum Telefonieren haben sie dann meist sowieso ein eigenes Handy dabei, das bei Bedarf per Kamerafunktion für das Einscannen von Barcodes genutzt wird.

3. Die richtige Einführung des ERP-Systems

Während die ersten beiden Fragen meist angemessen von Unternehmen beantwortet werden, bildet der dritte Schritt die größte Fehlerquelle: die Einführung der mobilen ERP-Lösung. Hier ist es wichtig, die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an einzubinden und deren Wünsche zu berücksichtigen. Schließlich wissen sie am besten, welche Funktionen und Anwendungen sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Und heute definiert nicht mehr die verfügbare Technik die möglichen Arbeitsprozesse, sondern die gewünschten Prozesse definieren die einzusetzende Technik.

Eindeutige Unternehmensziele definieren

Vor der Entscheidung für eine Lösung ist daher zu überlegen, wo das Unternehmen in fünf oder zehn Jahre stehen sollte. Denn im Durchschnitt bleibt ein ERP-System mindestens acht Jahre im Einsatz.

Die Ziele sollten in Bezug auf

• Größe,
• Internationalität,
• wichtige Geschäftsprozesse
• oder Alleinstellungsmerkmale

festgelegt werden. Ob das Unternehmen führend in Preis, Qualität oder Service sein soll, hat elementare Auswirkungen auf die Auswahl des ERP-Systems. Welche Punkte dabei im Detail zu beachten sind, zeigt die folgende Checkliste. Die Umsetzungsphase für die Einführung der mobilen ERP-Lösung dauert dann in der Regel drei bis sechs Monate. Hat das Unternehmen alles richtig gemacht, kann es sofort von den zahlreichen Vorteilen profitieren.

Checkliste: 7 Punkte, um die mobile ERP-Lösung richtig einzuführen!

Die folgende Checkliste zeigt, welche Punkte bei der Einführung einer mobilen ERP-Lösung zu beachten sind:

1. Welcher Geschäftsprozess soll in Zukunft der wichtigste sein? Konzentrieren sie sich darauf, alle anderen Prozesse benötigen jedoch auch Businessstandards.
2. Legen Sie einen Extra-Fokus auf flexible Informationsversorgung, etwa durch BI-Tools. Dies wird Ihr ständiges Dashboard und zukünftiger Navigator für Ihren Erfolg sein und Sie rechtzeitig auf Trend-Änderungen hinweisen.
3. Entscheiden Sie sich für eine zielgruppengerechte Kommunikation und die entsprechenden Kanäle.
4. Wollen Sie attraktiv für Ihre Mitarbeiter sein? Dann statten Sie sie mit modernen Smartphones oder Tablets aus und erlauben Sie bei Bedarf BYOD – mit einer zuverlässigen Sicherheitslösung.
5. Wählen sie einen Dienstleister, der jetzt und in den nächsten 10 Jahren zuverlässige Services, finanzielle und technische Zukunftssicherheit sowie internationale Unterstützung bietet.
6. Welche Infrastruktur möchten Sie in den nächsten Jahren: Cloud/SaaS/On-Premise/Hybrid? Wählen Sie einen Anbieter, der hier Flexibilität ermöglicht.
7. Welche Risiken gibt es, zum Beispiel durch Strom- oder Internetausfall, nicht mehr gewartete Software, Wegfall des Dienstleisters, Datenspionage? Welcher Aufwand ist zur Absicherung nötig und welcher Anbieter kann hier Sicherheit bieten?