Gründer-Basics: Tipps für die Büroeinrichtung

Als Gründer stehst du vor allem in der Startphase vor einer langen To-do-Liste, die abgearbeitet werden muss. Ein Punkt auf dieser Liste ist die Einrichtung der Räumlichkeiten für dein Unternehmen. Es mag zwar andere Dinge geben, die dir im ersten Moment wesentlich dringender erscheinen als die Frage, wie deine Büros aussehen sollen. Allerdings sind die Ausstattung und Gestaltung der Geschäftsräume von großer Bedeutung und das aus vielerlei Gründen. Nicht zuletzt beeinflussen sie den Erfolg deines Unternehmens.

Basis-Equipment: Das braucht dein Büro für den Anfang

Wenn es darum geht, deine Büroräume mit einer Erstausstattung zu versehen, stehst du vor der Qual der Wahl: Was soll alles ins Büro und wie sollen die Räume später aussehen?
Was die Ausstattung betrifft, ist es wie mit allem: Die (preislichen) Grenzen sind nach oben hin offen. Damit du nicht unnötig viel Geld für die Einrichtung ausgibst, solltest du im ersten Schritt festlegen, wie hoch du das Budget ansetzen möchtest.

Erst im nächsten Schritt geht es darum zu überlegen, was du für den Start deines Business unbedingt benötigst. Sicherlich gibt es ein paar Dinge auf deiner Einkaufsliste, die zwar grundsätzlich wichtig sind, aber nicht zwingend in der Anfangsphase deines Unternehmens. Die Anschaffung solcher Dinge kannst du fürs Erste getrost nach hinten verschieben. Dein Konto wird es dir danken.

Eine gute Sitzgelegenheit

Essenziell für Büroräume sind ausreichend viele Schreibtische mit Bürostühlen. Bei diesen Möbelstücken solltest du nicht am falschen Ende sparen und auf gute Qualität achten. Besonders die Stühle sollten hochwertig, komfortabel und höhenverstellbar sein. In den Büros, in denen auch Kundengespräche oder Besprechungen mit Geschäftspartnern stattfinden, werden zusätzliche Sitzgelegenheiten und Tische benötigt.

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Weitere Büromöbel

Abgesehen von Schreibtischen und Bürostühlen sowie Besucherstühlen, braucht dein Büro noch einige andere Möbelstücke, um voll ausgestattet zu sein. Dazu gehören Basics wie Regale, Schränke und Rollcontainer, um wichtige Unterlagen zu verstauen. Außerdem wichtig sind Papierkörbe und Aktenvernichter. Trennwände schaffen in einem großen Raum kleine Unterteilungen und verbessern die Akustik beim Arbeiten.

Technisches Equipment: Nötige Geräte und Programme

Abhängig von der Branche, in der du tätig bist, benötigen deine Mitarbeiter bestimmte Geräte, Maschinen und Programme, um die Arbeiten ausführen zu können.

1. Geräte

Je nach Branche, benötigt jeder Mitarbeiter einen eigenen, voll ausgestatteten Schreibtisch mit Internetzugang. Die Grundausrüstung besteht aus einem Rechner mit einem oder mehreren Monitoren, Tastatur, Maus und einem Multifunktionsgerät, das drucken, scannen und faxen kann. Wichtig sind auch genügend Telefone für Gespräche mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen.

2. Programme

Neben der Hardware, ist auch eine gewisse Software nötig, um richtig und effizient arbeiten zu können. Je nach Branche, sind natürlich unterschiedliche Programme und Tools für dein Unternehmen relevant. Die folgenden Programme, die Arbeitsabläufe vereinfachen, sind aber in den meisten Unternehmen zu finden:

• Programme zur Text- und Datenverarbeitung: Microsoft Word ist ein gutes Programm, wenn es darum geht, Texte zu verfassen. Excel eignet sich für Datenverarbeitungen, etwa in Form von Tabellenkalkulationen oder Diagrammen.
• Digitale Buchhaltung: Die Buchhaltung eines Unternehmens wird heutzutage fast ausschließlich digital erledigt. Eine entsprechende Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit.
• ERP-Systeme: Mit einem ERP-System kannst du deine Abläufe im Unternehmen in verschiedenen Bereichen optimieren.
• Team-Messenger: Moderne Unternehmen arbeiten mit Tools für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Das Tool sollte Einzel- wie auch Gruppenchats und Videokonferenzen ermöglichen.

Die Lizenzen für die Programme und Tools bekommst du im Fachhandel oder bei Online-Anbietern, wobei es durchaus Vorteile hat, die Lizenzen online zu erwerben: Du kannst die Lizenzen unbefristet nutzen und musst sie nicht jedes Jahr aufs Neue erwerben oder schon im Voraus festlegen, wie lange die Laufzeit gehen soll, wie es häufig der Fall ist. Dazu kommt, dass die Lizenzen von geprüfter Qualität sind. Ein Beratungsservice hilft dir bei Fragen über die Auswahl der Programme und ihre Handhabung.

Wichtige Materialien bereithalten

Büromaterialien sind in jedem Büro unerlässlich, um optimal arbeiten zu können, ganz unabhängig von der Branche deines Unternehmens. Dazu gehören in erster Linie Schreibmaterialien wie Stifte und Textmarker, Notizzettel und -blöcke, Tacker, Locher, Büroklammern, Tesafilm, Schere, Büroklammern und Briefumschläge.

Für die Akten und Dokumente sollten ausreichend Ordner vorhanden sein, um alles sicher und griffbereit verstauen zu können. Je nach Branche, sind auch ein Flipchart und ein Whiteboard bzw. Planer und Kalender sinnvoll.

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Die Gesundheit geht vor

Unternehmen, die Maßnahmen im Sinne des Gesundheitsmanagements umsetzen, haben gesündere Mitarbeiter. Das erscheint logisch, aber die Kette geht noch weiter:

Gesunde Mitarbeiter bedeuten leistungsfähige Arbeitskräfte, die Einsatz zeigen und das Unternehmen mit ihrer Leistung voranbringen.

Ganz besonders, wenn du und deine Mitarbeiter den kompletten Arbeitstag am Schreibtisch verbringt, ist es wichtig, dass du bei der Anschaffung der Büromöbel den Gesundheitsaspekt bedenkst. In erster Linie geht es darum, den Rücken zu entlasten. Monitore, Bürostühle und Schreibtische sollten höhenverstellbar und die Stühle zusätzlich ergonomisch geformt sein. Mit der idealen Sitzposition verhinderst du Haltungsschäden und dadurch entstehende Schmerzen und Beschwerden.

Genauso wichtig ist die richtige Beleuchtung. Zu dunkle Räume haben zur Folge, dass sich die Augen mehr anstrengen müssen und entsprechend schneller ermüden. Keine guten Voraussetzungen für einen langen Arbeitstag am Computer. Schreibtischlampen und Deckenleuchten, die angenehmes Licht bringen, sind daher sehr wichtig.

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Kampf dem Chaos

Ordnung am Arbeitsplatz steuert einen wesentlichen Teil zum Erfolg deines Unternehmens bei: Sie sorgt für mehr Wohlbefinden bei den Mitarbeitern, was mit mehr Motivation einhergeht, und ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise, weil nicht erst minutenlang nach den benötigten Unterlagen gesucht werden muss.

Deine Büroräume sollten daher mit Ordnungssystemen wie Schubladenboxen, Briefablagen, Stehsammler und Dokumentenhaltern ausgestattet sein und einem Ordnungsplan folgen (bestimmte Ordner für bestimmte Unterlagen, Sachen immer am gleichen Platz ablegen etc.), an den sich jeder Mitarbeiter halten muss.

Ansprechendes Ambiente

Als Gründer verbringst du viel Zeit im Büro. Also solltest du dir und deinen Mitarbeitern das Arbeiten so angenehm wie möglich machen und den Raum optisch etwas aufpeppen. Das geht mit passenden Bildern und Skulpturen, doch auch Pflanzen wirken sich positiv auf die Raumatmosphäre und das Wohlbefinden aus. Noch dazu sorgen sie für frische Luft.

Aber nicht nur die Büros sollen ansprechend aussehen, sondern auch der Eingangsbereich und die Flure, eben die Räumlichkeiten, die Geschäftspartner zuerst sehen, wenn sie zu Terminen und Besprechungen in dein Unternehmen kommen. Jeder macht sich beim Betreten des Gebäudes unbewusst ein erstes Bild vom Unternehmen. Grund genug, sich über die Gestaltung des Eingangsbereiches Gedanken zu machen.

Die Bürogestaltung: Praktisch und sicher

Die Einrichtung der Büroräume in einem Unternehmen sollte gleich mehrere Zwecke erfüllen: Sie sollte natürlich alles bieten, das zum Arbeiten benötigt wird, also in erster Linie praktisch sein. Das bezieht sich auch auf die Kommunikation unter den Mitarbeitern derselben Abteilung. Die Büros sollten daher so eingerichtet sein, dass sich die Kollegen ohne Umstände austauschen können.

Außerdem ist es wichtig, dass die Büroeinrichtung komfortabel ist, damit jeder Mitarbeiter gut arbeiten kann. Was aber auch nicht vergessen werden darf, ist die Sicherheit. Die Möbel müssen so stehen, dass die Fluchtwege offen gehalten werden. Jedes Büro braucht zudem einen Feuermelder und auf jeder Etage sollten sich ein Feuerlöscher und ein Erste-Hilfe-Set befinden.

EXTRA: Jährliche Sicherheitsunterweisung – Ein Muss für jedes Unternehmen

Kosten sparen

Die Investitionskosten für Möbel und Einrichtung in den Büros sind nur ein Punkt auf der Ausgabenliste, die auf dich als Unternehmensgründer zukommen. Da ist es gut zu wissen, wie du Geld sparen kannst.

Für die Erstausstattung deiner Büroräume kannst du bei manchen Dingen auf gebrauchte Waren zurückgreifen, beispielsweise bei Regalen, Schreibtischen und unter Umständen auch bei technischen Geräten.

Nicht alles muss neu sein, um gut arbeiten zu können.

Dinge, die du nur selten benötigst, müssen nicht von bester Qualität sein. Dagegen sollte alles, was du tagtäglich nutzt, eine entsprechend hohe Qualität vorweisen, beispielsweise die Bürostühle, Tastaturen, technische Geräte und Maschinen.

Überlege vor der Einrichtung deiner Büroräume genau, welche Anschaffungen für die Erstausstattung wirklich notwendig sind und welche noch warten können oder welche du dir sparen und stattdessen bei Bedarf leihen kannst.

Deine Geschäftsräume kannst du außerdem steuerlich geltend machen und dir damit gezahlte Beträge wieder zurückholen. Das gilt für sämtliche Kosten, die für die Räumlichkeiten anfallen, also etwa die Kosten für Büromöbel und Arbeitsmittel. Aber auch Reparaturen, Reinigung, Versicherungen und weitere Posten gehören dazu.

Als Gründer hast du zusätzlich die Möglichkeit, deine Finanzen mit speziellen Fördermitteln aufzustocken. Das Angebot ist breit gefächert, ist allerdings in jedem Bundesland anders geregelt. Solche Fördermittel sind:

• Kostenlose Beratungsleistungen zu sämtlichen Belangen des Unternehmens
• Darlehen mit niedrigen Zinsen, sogenannte ERP-Gründerkredite zur Finanzierung deiner Betriebsmittel oder für Investition in den ersten drei Jahren
• Fördermittel, die auf Landesebene vergeben werden
• Mikromezzaninfond Deutschland
• Förderprogramm INVEST
• Gründerzuschüsse für Gründer mit ALG 1-Bezug
• Staatliches Einstiegsgeld für Gründer mit ALG 2-Bezug

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