„Zahlbar bis zum 13.02.2008“ ist besser als „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Der Grund: Bei einem klaren Datum beginnt ab diesem Zeitpunkt die Verzugsfrist zu laufen, und Sie können gegebenenfalls Verzugszinsen verlangen.
Beschleunigen kann die Zahlungen auch das Einräumen eines Skontos. Den Skontobetrag berücksichtigen Sie natürlich schon im voraus in Ihrer Kalkulation, so dass – aus Ihrer Sicht gesehen – derjenige einen Zuschlag bezahlt, der seine Rechnung später begleicht.
Die richtige Strategie beim Mahnen
Dann sollten Sie am besten wöchentlich Ihre überfälligen Außenstände durchgehen und prüfen, ob eine Mahnung geschrieben werden muss. Dabei stecken Sie zumeist in der Zwickmühle: Auf der einen Seite wollen Sie für die erbrachte Leistung Ihr wohlverdientes Geld sehen. Andererseits möchten Sie den Kunden mit allzu rüden Formulierungen auch nicht verärgern. Deshalb empfiehlt sich das Prinzip der schrittweisen Steigerung im Umgangston:
1. Mahnung:
Hier pflegen Sie noch einen sehr höflichem Ton und bezeichnen das Mahnschreiben als „Zahlungserinnerung“. Schließlich kann es ja auch vorkommen, dass Ihr Kunde aus irgendwelchen Gründen Ihre Rechnung nicht erhalten hat. Am Schluss sollten Sie ihn bitten, Ihre Rechnung innerhalb einer Woche zu begleichen.
2. Mahnung:
Sie bleiben zwar höflich, doch der Ton darf ruhig bestimmter sein als bei der ersten Mahnung. Dass Ihr Kunde sowohl Ihre Rechnung als auch die erste Mahnung nicht erhalten hat, ist eher unwahrscheinlich. Fordern Sie den säumigen Zahler mit Bestimmtheit auf, die Rechnung innerhalb einer Woche endgültig zu begleichen.
3. Mahnung:
Jetzt wird es ernst. Weisen Sie Ihren Kunden darauf hin, dass Sie ihn bereits zwei Mal erfolglos gemahnt haben, setzen Sie ihm eine letzte Frist von einer Woche und kündigen Sie an, im Falle des weiteren Verzugs gerichtliche Schritte einzuleiten. Dies macht bei den meisten schlampigen Zahlern Eindruck und bringt sie auf die Beine.
In allen Branchen gibt es schwarze Schafe, die sich auch nach der dritten Mahnung in Schweigen hüllen. Jetzt sind Sie im Zugzwang, denn Sie haben ja dem säumigen Zahler rechtliche Konsequenzen angedroht.
Was können Sie nun tun, um trotzdem noch Ihr Geld zu erhalten? Das hängt davon ab, welcher Gruppe Ihr Schuldner angehört: Der Gruppe derjenigen, die nicht bezahlen können oder derjenigen, die nicht bezahlen wollen. Das können Sie mit einem Anruf recht schnell herausfinden, denn die, die knapp bei Kasse sind, legen dann die Karten meist recht schnell auf den Tisch.
Kann oder will der Kunde nicht zahlen?
Ist Ihr Kunde in echten Geldnöten, sollten Sie es sich zwei Mal überlegen, ob Sie gleich den gerichtlichen Eintreibungsweg mit Mahnbescheid, Pfändung und Konkursverfahren einschlagen sollten. Bieten Sie ihm lieber mit einer teilweisen Stundung seiner Schulden oder Ratenzahlung die Möglichkeit, seine Verbindlichkeiten abzustottern.
Die Milde ist purer Selbstzweck: Wenn Sie dem säumigen Zahler den Gerichtsvollzieher ins Haus schicken und ihn zur Eröffnung eines Insolvenzverfahrens zwingen, bekommen Sie – wenn Sie Glück haben – vielleicht zehn oder zwanzig Prozent Ihrer ursprünglichen Forderung aus der Konkursmasse. Oft ist es auch schon vorgekommen, dass die Eröffnung eines Konkursverfahrens mangels Masse abgelehnt wird, und dann ist Ihre Forderung auf Nimmerwiedersehen verloren. Deshalb: Auch wenn Sie auf dem außergerichtlichen Weg nur noch die Hälfte des Rechnungsbetrages bekommen, haben Sie immerhin den Totalausfall vermieden.
Hart bleiben sollten Sie jedoch, wenn Ihr Kunde eigentlich zahlen könnte, sich aber vor dem Begleichen seiner Verbindlichkeiten drücken will. Das merken Sie dann, wenn plötzlich nach der dritten Mahnung ominöse Mängel reklamiert oder Vereinbarungen in Frage gestellt werden. Nehmen Sie nochmals alle Unterlagen des Auftrags zur Hand, und kontrollieren Sie, ob Ihre Forderung uneingeschränkt berechtigt ist. Achten Sie dabei auf die Einhaltung von Preisabsprachen, Lieferterminen und Ausführung und bieten Sie im Fall einer berechtigten Reklamation einen angemessenen Forderungsnachlass an.
Will der Kunde diesen Vorschlag nicht akzeptieren, lohnt sich auf jeden Fall der Gang zum Rechtsanwalt, der gemeinsam mit Ihnen die weiteren Schritte in Form von Mahnbescheid und Pfändung veranlasst und Sie auch bei einem eventuell fälligen Gerichtsverfahren vertritt. Wenn der Prozess für Sie erfolgreich ausgeht, muss Ihnen der Prozessgegner nicht nur die volle Forderung, sondern auch die daraus entstandenen Verzugszinsen, Anwalts- und Gerichtskosten erstatten.
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