Kunde zahlt nicht: Wann du ein Inkassounternehmen einschalten solltest

Unbezahlte Rechnungen sind kein Randproblem. Die deutschen Gerichte registrierten im Jahr 2025 insgesamt 24.064 Unternehmensinsolvenzen, so viele wie seit 2014 nicht mehr. Die Forderungen der Gläubiger aus diesen Verfahren bezifferten die Gerichte auf rund 47,9 Milliarden Euro. Auch wenn deine Kunden nicht insolvent sind: Laut Creditreform Zahlungsindikator wurden überfällige Rechnungen im zweiten Halbjahr 2025 im Schnitt 7,5 Tage zu spät bezahlt. Gerade kleine Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung tragen dieses Risiko oft allein.

Die gute Nachricht: Du musst dem Geld nicht ewig hinterherlaufen. Ab einem bestimmten Punkt ist es wirtschaftlicher, das Mahnwesen abzugeben.

Ab wann ist dein Kunde überhaupt in Verzug?

Bevor ein Inkassodienstleister tätig werden darf, muss dein Schuldner in Verzug sein. Die Regeln dafür stehen im BGB und sind einfacher, als viele denken:

1. Fälligkeit: Die Leistung wurde erbracht und die Rechnung ist fällig, so wie im Vertrag oder in den AGB vereinbart.
2. Mahnung: In der Regel setzt eine schriftliche Mahnung den Schuldner in Verzug. Mehrere Mahnungen sind gesetzlich nicht nötig, bei guten Kunden aber üblich.
3. Die 30-Tage-Regel: Geschäftskunden geraten nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug, ganz ohne Mahnung.

Für B2B-Forderungen gilt außerdem: Sobald dein Geschäftskunde in Verzug ist, darfst du nach § 288 Abs. 5 BGB pauschal 40 Euro Mahnkostenpauschale verlangen, zusätzlich zu Verzugszinsen.

Diese Warnsignale solltest du ernst nehmen

Ein verspäteter Zahlungseingang allein ist noch kein Drama. Kritisch wird es, wenn sich Muster zeigen:

• Der Kunde reagiert weder auf Mahnungen noch auf Anrufe.
• Zugesagte Zahlungstermine oder Raten werden wiederholt nicht eingehalten.
• Ausreden häufen sich, etwa angeblich nie erhaltene Rechnungen.
• Du hörst von anderen Lieferanten, dass sie ebenfalls warten.

Spätestens nach der zweiten erfolglosen Mahnung solltest du handeln. Denn Zeit arbeitet gegen dich: Je älter eine Forderung wird, desto geringer die Chance, sie noch zu realisieren. Und nach § 195 BGB verjähren offene Rechnungen regulär nach drei Jahren.

Inkasso beauftragen: So läuft es ab

Wer ein Inkasso beauftragen möchte, braucht dafür weder Anwalt noch Vorkenntnisse. Der typische Ablauf sieht so aus:

1. Ersteinschätzung: Seriöse Anbieter prüfen deine Forderung kostenlos und sagen dir ehrlich, wie die Erfolgsaussichten stehen.
2. Unterlagen übermitteln: Rechnung, Mahnverlauf, Lieferschein oder Leistungsnachweis und der Schriftverkehr mit dem Kunden reichen meist aus. Bei den meisten Dienstleistern geht das heute digital.
3. Außergerichtliches Inkasso: Der Dienstleister übernimmt die Kommunikation mit dem Schuldner, schriftlich, telefonisch und teils auch persönlich vor Ort. Die meisten Fälle werden in dieser Phase gelöst.
4. Gerichtliches Mahnverfahren: Zahlt der Schuldner weiterhin nicht, folgen Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid und notfalls die Zwangsvollstreckung. Ein vollstreckbarer Titel sichert deine Forderung übrigens für 30 Jahre.

Ein Nebeneffekt, den viele unterschätzen: Du gewinnst Zeit für dein Kerngeschäft zurück und musst unangenehme Gespräche nicht mehr selbst führen.

Was kostet das und wer zahlt?

Die Kostenfrage schreckt viele Selbstständige ab, dabei ist die Rechtslage eindeutig: Inkassokosten sind Teil des Verzugsschadens. Im Erfolgsfall trägt sie also der Schuldner, nicht du. Die Gebühren richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und damit nach der Forderungshöhe. Für Kleinstforderungen unter 50 Euro gelten seit Oktober 2021 reduzierte Gebühren von 30 Euro.

Nur wenn die Forderung nicht realisiert werden kann, etwa weil der Schuldner zahlungsunfähig ist, können je nach Gebührenmodell Kosten bei dir hängen bleiben. Frag deshalb vor der Beauftragung konkret nach, was im Misserfolgsfall gilt.

Eine feste Mindestsumme gibt es nicht. Als Faustregel: Ab etwa 100 Euro lohnt sich die Abgabe fast immer, bei höheren Beträgen ab 500 Euro zahlt sich ein Anbieter aus, der mehr Aufwand betreibt als reines Schreibtischinkasso.

Woran du seriöse Inkassounternehmen erkennst

Die Branche hat nicht überall den besten Ruf, umso wichtiger ist die Auswahl. Achte auf diese Punkte:

• Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG): Ohne Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister darf niemand Inkasso betreiben. Das ist die Mindestanforderung.
• Mitgliedschaft im BDIU: Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen kontrolliert seine Mitglieder und setzt verbindliche Qualitätsstandards.
• Bonitätsprüfung vor dem Eintreiben: Gute Anbieter prüfen erst die Zahlungsfähigkeit des Schuldners, statt wahllos Briefe zu verschicken.
• Transparente Konditionen: Kosten, Erfolgsquoten und Ablauf sollten vor Vertragsabschluss klar auf dem Tisch liegen.
• Fairer Umgang mit deinen Kunden: Ein guter Dienstleister treibt nicht nur Geld ein, sondern erhält die Geschäftsbeziehung, wo es möglich ist.

Konsequenz schützt deine Liquidität

Offene Forderungen sind eine Managementaufgabe. Wer klare Zahlungsziele setzt, konsequent mahnt und den richtigen Zeitpunkt für professionelle Unterstützung erkennt, sichert seine Liquidität und verschafft sich Planungssicherheit. Die Kosten trägt im Erfolgsfall der Schuldner, das Risiko des Wartens dagegen trägst du allein. Je früher du reagierst, desto besser stehen deine Chancen.