Steuern, Payment-Gebühren & Co: So schnell verkalkulieren sich Unternehmer!

Wenn sich auf dem Papier alles glänzend liest, doch am Ende des Monats kaum Geld auf dem Konto bleibt, liegt das selten an mangelndem Einsatz. Viel wahrscheinlicher ist, dass irgendwo falsch gerechnet wurde. Vielleicht sogar mehrfach. Denn Unternehmen zu führen oder sich als Selbstständiger durchzuschlagen bedeutet, Projekte und Kundschaft zu jonglieren und sich mit einer Vielzahl von Zahlen, Regeln und gut getarnten Stolperfallen auseinanderzusetzen. 

Besonders tückisch sind jene Kostenfaktoren, die auf den ersten Blick harmlos wirken oder schlicht untergehen. Was bei der Planung übersehen wird, fällt später mit umso größerer Wucht auf die Füße.

Die Steuerfalle Vorauszahlung – das Finanzamt kommt oft früher als gedacht

Der Startschuss für diese unangenehme Erfahrung fällt oft mit einem harmlos klingenden Brief vom Finanzamt. Was nach einer bloßen Erinnerung aussieht, entpuppt sich bei näherem Hinsehen als Zahlungsaufforderung. Vorauszahlungen auf Einkommen- und Gewerbesteuer werden verlangt, noch bevor die entsprechenden Gewinne überhaupt realisiert wurden. Grundlage dafür ist eine Schätzung, die entweder auf den ersten Angaben in der Steuererklärung basiert oder direkt vom Finanzamt festgelegt wird.

Besonders heikel wird es, wenn zusätzlich zur Nachzahlung für das vergangene Jahr bereits Vorauszahlungen für das aktuelle Jahr fällig werden. Ein doppelter Geldabfluss also zu einem Zeitpunkt, an dem viele Betriebe noch mit der grundlegenden Stabilisierung beschäftigt sind.

Zahlungsdienstleister ziehen mit – was von Online-Umsätzen tatsächlich übrig bleibt

Zunächst wirkt es fast magisch, der Umsatz läuft digital, Zahlungen kommen automatisiert rein, das Geschäft floriert. Doch wer sich näher mit den Zahlen beschäftigt, stellt fest, dass Zahlungsdienstleister ihren Service nicht gerade günstig anbieten. Zwei bis drei Prozent des Bruttobetrags verschwinden regelmäßig als Gebühr. In Branchen mit schmalen Margen ist das kein kleiner Posten, sondern ein echter Kostenfaktor.

Kompliziert wird es dann mit der Umsatzsteuer. Die Gebühr des Zahlungsdienstleisters wird zwar direkt vom Bruttobetrag abgezogen, doch die Umsatzsteuer muss auf den gesamten Betrag entrichtet werden. 

Ein typisches Beispiel ist folgendes. Geht eine Zahlung über 119 Euro ein, landet nach Abzug der Gebühr vielleicht nur ein Betrag von rund 116 Euro auf dem Konto. Trotzdem bleiben die 19 Euro Umsatzsteuer voll zahlungspflichtig. Der tatsächliche Erlös schrumpft dadurch auf ein Minimum.

Lohnkosten entwickeln sich oft zum Kostenschock – Nettogehalt ist nicht die ganze Wahrheit

Angestellte einzustellen erscheint im ersten Moment einfach. Ein Gehalt wird vereinbart, der Vertrag ist unterschrieben und die Arbeit beginnt, doch hinter den Kulissen summieren sich die Zusatzkosten zu einem beachtlichen Betrag. Wer 3.000 Euro brutto zahlt, darf sich nicht wundern, wenn die monatliche Belastung auf fast 4.000 Euro steigt.

Der Grund dafür liegt in den sogenannten Lohnnebenkosten, denn die Arbeitgeber tragen die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge, darunter Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Zusätzlich fallen Umlagen für Krankheitsausgleich, Mutterschaft und Insolvenzgeld an. All das zusammen ergibt rund 20 bis 25 Prozent zusätzlich zum Bruttolohn.

Kleine Fehler, große Wirkung – wenn Kalkulation zur Schönmalerei wird

Viele Geschäftsmodelle wirken auf dem Papier stimmig, weil sie optimistisch gerechnet wurden, doch wenn die Realität einzieht, kippt das Bild der Finanzen schnell. Einnahmen wurden zu hoch angesetzt, Ausgaben zu niedrig veranschlagt, Puffer gleich ganz weggelassen. 

Hinzu kommen die vielen Kleinigkeiten, die in der Gründungsphase übersehen werden. Softwarelizenzen, Beratungskosten, Fortbildungen, Versicherungen oder technische Anschaffungen summieren sich rasch. Besonders kritisch wird es, wenn keine Rücklagen für unerwartete Ausgaben existieren.