10 Fehler, die du in deiner Buchhaltung vermeiden solltest

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10 Fehler, die du in deiner Buchhaltung vermeiden solltest

Für viele Gründer und Selbstständige ist die Buchhaltung eine unliebsame Verpflichtung. Zwischen zahlreichen Regelungen und Fallstricken scheinen Fehler bei der Buchhaltung häufig unvermeidbar. Um bei all den Vorgaben nicht die Übersicht zu verlieren, sollte von vornherein Ordnung in der Ablage herrschen. Eine systematische Rechnungsführung erspart nicht nur kostenschwere Überraschungen vom Finanzamt, auch der Überblick über die Finanzen bleibt erhalten. Welche Fehler daher bei der Buchführung vermieden werden sollten:

1. Keine ausreichende Praxiserfahrung

Viele Unternehmer starten zwar mit genügend Know-how bei der Gründung durch, in Sachen Buchhaltung sieht es jedoch eher mau aus.

Während Auszubildende in der Berufsschule die Grundlagen der Buchhaltung vermittelt bekommen, weisen Hochschulabsolventen häufig keinerlei Kenntnisse in dem Bereich auf.

Als junger Unternehmer veranlasst dies häufig die Aufschiebung interner Abrechnungen und Prüfungen. Statt beide Augen zuzudrücken und auf das Beste zu hoffen, sollten sich Gründer jedoch informieren, um sich den Ärger mit dem Finanzamt zu sparen.

Hier gilt: Hilfe beim Steuerberater einholen oder einfach einen Kurs besuchen. Eine Buchhaltungssoftware vereinfacht zusätzlich die Ablage.

2. Die Rechnung ist formal nicht korrekt

Damit auch Geld in die Kasse fließt, müssen Empfänger fristgerecht für die Dienstleistung zahlen. Voraussetzung dafür ist eine korrekt ausgestellte Rechnung des Unternehmens. Formfehler und Co. sind nicht nur unangenehm, sie behindern auch den zeitgerechten Zahlungseingang.

Tipp hier: Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramme liefern Vorlagen, welche den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Auch hier gilt: Rechnungen immer kontrollieren, bevor sie final zum Kunden verschickt werden.

3. Die Buchhaltung kommt als letztes dran

Zwischen all den Eingangsrechnungen und Steuerbelegen verliert auch der beste Unternehmer die Übersicht. Sind die Unterlagen nicht ordentlich abgeheftet, entsteht schnell mal ein mittleres Chaos. Hier drückt auch das Finanzamt kein Auge zu. Damit alle Betriebsausgaben anerkannt werden und die Steuererklärung sitzt, muss Ordnung her.

Unterlagen für die Steuererklärung im Schuhkarton sammeln: Das war einmal. Statt also am Ende des Monats alle Rechnungen und Transaktionen durchzuforsten, sollte jeder Beleg direkt beim Eingang archiviert werden. Mit dem richtigen Datum auf dem Ordner versehen, kann so auch Jahre später noch auf die nötigen Daten zurückgegriffen werden.

4. Kein System in der Ablage

Ein Teil der Rechnungen wird lose abgeheftet, der andere befindet sich irgendwo zwischen den E-Mails. Dabei lassen sich alle wichtigen Unterlagen einheitlich digital archivieren, einscannen und GoBD-konform abheften. Zwischen all dem Lochen und Einsortieren ganz wichtig: Relevante Informationen dürfen nicht ausgestanzt werden und müssen komplett sichtbar sein.

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5. Das Thermopapier ist verblasst

Das Szenario kennen fast alle Unternehmer, dennoch wird gerade den Kassenbons nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Die Rechnungen werden durch das Kassensystem häufig auf wärme- und lichtempfindlichem Thermopapier abgedruckt. Die Folge: Über kurz oder lang verblasst der Beleg – Steuernummer und Adressat sind nicht mehr eindeutig identifizierbar.

Es ist daher ratsam, die Papierablage direkt einzuscannen oder eine Fotokopie mit dem Original gemeinsam abzuheften. Diese Aufgaben sollten zeitnah übernommen werden. Steckt die Quittung des Geschäftsessens nämlich zu lange in der Hosentasche, so sorgt die Luftfeuchtigkeit und die Wärme für schwindende Ziffern.

6. Annahme von unvollständigen Belegen

Nicht nur Rechnungen an den Kunden müssen formal korrekt sein, auch bei Eingangsrechnungen muss von vorne bis hinten jedes Detail stimmen. Das Fehlen von Pflichtangaben, wie beispielsweise dem Entgelt und dem darauf entfallenden Steuerbetrag, kann ärgerliche Konsequenzen nach sich ziehen: Die Vorsteuer darf nicht gezogen werden oder die Rechnung wird erst gar nicht als Betriebsausgabe anerkannt.

So kann es dann auch Jahre später bei der Betriebsprüfung zu kostenschweren Nachzahlungen kommen.

7. Privates und Geschäftliches wird nicht getrennt

Im Onlineshop werden neue Schreibutensilien bestellt und nebenbei noch die ein oder andere Haushaltsware dem Warenkorb hinzugefügt: Im Nu sind private und geschäftliche Ausgaben miteinander vermischt. Ist die Anschaffung nicht rein beruflich bedingt, dann sollte sie nicht auf der gleichen Quittung stehen. Schleicht sich doch mal ein privater Bedarfsartikel auf die sonst rein betriebliche Rechnung, so muss diese unbedingt aus der Einkaufsquittung herausgerechnet werden, andernfalls drohen Fehler bei der Zuordnung der Umsatzsteuer.

8. Der Voranmeldungstermin der Umsatzsteuer steht nicht im Kalender

Einige Unternehmen sind aufgrund der Höhe ihrer Umsatzsteuer verpflichtet, diese quartalsweise oder sogar monatlich voranzumelden. Wird die Einreichung der Zahlen beim Finanzamt vergessen, kann das ganz schön teuer werden. Hier gilt: Das nötige Kreuz im Steuerkalender setzen, damit es nicht zu Verspätungen kommt.

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9. Wichtige Unterlagen landen im Papierkorb

Wer bei all der Ordnung versehentlich auch wichtige Unterlagen entsorgt, hat hinterher nur wenig zu lachen. Bei vielen Belegen gilt eine Aufbewahrungsfrist, davor dürfen Dokumente nicht wahllos weggeschmissen werden. Bei Kontoauszügen und Buchungsbelegen beträgt diese Frist 10 Jahre. Möchte ein Betriebsprüfer die Quittungen von vor 9 Jahren einsehen, müssen diese also noch abgeheftet sein.

Kleiner Tipp dazu: Ordner sollten zusätzlich immer mit dem frühestmöglichen Wegwerfdatum beschriftet sein.

10. Das Kassenbuch außer Acht lassen

Barausgaben sollten grundsätzlich in einem Kassenbuch verzeichnet werden. Auch wenn es sich um minimale Beiträge handeln sollte, ist die Erfassung jeder noch so geringen Bargeldbewegung wichtig. Dabei ist darauf zu achten, dass alle Zahlungseingänge und -ausgänge einzeln in zeitlich chronologischer Reihenfolge eingetragen werden. Andernfalls droht bei Kassenfehlbeträgen die Erhöhung der Betriebseinnahmen durch den Betriebsprüfer.

Die Buchhaltung gehört nicht zu den beliebtesten internen Aufgaben, dennoch ist sie einer der wichtigsten. Ohne ein gescheites System ist es selbst dem besten Unternehmer nicht möglich, den finanziellen Stand seiner Firma zu beurteilen. Auch wenn die Buchhaltung mal nicht ganz überschaubar ist, sollte der Kopf nicht in den Sand gesteckt werden. Ein Steuerberater kann in komplizierten Fällen zu Rate gezogen werden, sodass eine Betriebsprüfung nicht mehr zu fürchten ist.

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