In der alltäglichen Beratung sind sich Unternehmer oft unsicher, welche Kosten sie als Betriebsausgaben absetzen können und welche nicht. Der folgende Beitrag soll ein wenig Klarheit bringen.
Grundsätzlich sind alle Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig, die nachweislich aufgrund des laufenden Betriebs angefallen sind. Dabei können nur schwer allgemeine Aussagen getroffen werden, da über einen Abzug immer der Einzelfall entscheidet. Zwei kleine Beispiele sollen das verdeutlichen:
- Grundsätzlich ist immer entscheidend, wie gut und glaubhaft Sie dem Finanzamt vortragen können, dass diese oder jene Ausgabe auch Betriebsausgabe ist.
- Sammeln Sie deshalb alle notwendigen Belege und Informationen, damit Sie auf eine Nachfrage des Finanzamtes oder des Betriebsprüfers umfassend reagieren können. Denn bei der Anerkennung von Betriebsausgaben tragen Sie als Steuerpflichtiger die objektive Beweislast.
- Dieser Beweislast müssen Sie vor allem bei ausländischen Betriebsausgaben nachkommen. Das Finanzamt kann nämlich in diesem Bereich nicht so gut recherchieren wie Sie selbst.
Zusammenfassend einige Beispiel über abzugsfähige Kosten:
- Bewirtungskosten für die Einladung von Geschäftsfreunden oder Lieferanten
- XING-Premium-Mitgliedschaft, wenn diese beruflich erforderlich ist
- Kaffee und Getränke bei Publikumsverkehr zu Bewirtung der Gäste
- Domainkosten sowie Kosten für Servernutzung
- Werbekosten (z. B. Visitenkartendruck, Google Adwords, etc.)
- Mitgliedschaften (z. B. Businessclubs, Marketingvereine, usw.)
Ein DJ, der sich die Nächte um die Ohren schlägt, um in Discos aufzulegen, kann Geschäftsfreunde oder potentielle Auftraggeber auch bis tief in die Nacht bewirten. Ein Kfz-Händler, dessen Öffnungszeiten werktags von 09:00 Uhr bis 18:00 Uhr sind, tut sich mit der selben Bewirtungsrechnung schwer.
Der abendliche Kinobesuch ist für den Großteil der Steuerpflichtigen ein rein privates Vergnügen. Für Filmregisseure oder Theaterintendanten ist der Besuch im Kino beruflich veranlasst und damit als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Betriebsausgaben vor Unternehmensgründung
Ein großes Problem sind immer wieder Betriebsausgaben, die vor Eröffnung des Betriebs angefallen sind. Diese können abgezogen werden, wenn sie in einem klar erkennbaren wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem späteren Betrieb angefallen sind. Eine kurze – nicht abschließende – Übersicht erhalten Sie im Folgenden:
- Gründungs- und Planungskosten (z. B. für die Existenzgründerberatung, fachkundige Stellungnahme)
- Reisekosten zu potentiellen Auftraggebern oder Lieferanten
- Werbekosten (z. B. Erstellung Internetseite, Flyer, etc.)
- Aufwendungen für Schulungen oder Lehrgänge (dazu gehören auch die Kosten für Fachliteratur, Schreibmaterial oder sonstige Hilfemittel)
Interessant dabei ist, dass vorab entstandene Betriebsausgaben auch dann abgezogen werden können, wenn es entgegen der ursprünglichen Planung nicht zu Einnahmen kommt. In diesem Fall müssen aber Nachweise erbracht werden, warum die Gründung der Existenz gescheitert ist.
In einem der kommenden Beiträge werden wir auf das Thema „vorab entstandenen Betriebsausgaben“ noch näher eingehen.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Natürlich gibt es auch Einschränkungen, welche Ausgaben keinesfalls als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Grundsätzlich sind dies Kosten, die den Bereich der privaten Lebensführung betreffen. Durch die Unternehmenssteuerreform 2008 fällt aber auch die Gewerbesteuer unter die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben. Dieser Punkt ist allerdings umstritten, weil die Gewerbesteuer definitiv eine betriebliche Ausgabe darstellt.
Neben Ausgaben, die überhaupt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können, gibt es auch beschränkt abziehbare Betriebsausgaben. Wenn Sie beispielsweise Geschäftspartner zum Essen einladen, müssen Sie einen so genannten Privatanteil von 30 Prozent berücksichtigen. Dieser Prozentsatz entspricht ihrem eigenen Essensanteil und ist nicht steuerlich absetzbar. Falls Sie einem Geschäftspartner durch ein Geschenk eine Freude machen wollen, gilt eine Grenze von 35,00 EUR. Präsente über diesem Betrag (Freigrenze) gehören zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben.
Auf eine genaue Darstellung der umsatzsteuerlichen Behandlungen wird aufgrund der Übersichtlichkeit hier verzichtet.
Pauschale Betriebsausgaben in bestimmten Fällen
Abschließend ist noch auf die pauschalen Betriebsausgaben hinzuweisen. Diese sind bei hauptberuflichen Schriftstellern und Journalisten ohne jeden Nachweis abzuziehen und betragen 30 Prozent der Betriebseinnahmen, höchstens jedoch 2.455 EUR im Jahr. Selbstverständlich ist es auch möglich, durch entsprechende Nachweise höhere Betriebsausgaben geltend zu machen.
Sind Sie im wissenschaftlichen, künstlerischen oder schriftstellerischen Bereich nebenberuflich tätig (auch Vortrags- oder nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeit), können pauschal 25 Prozent der Betriebseinnahmen ohne Nachweis als Betriebsausgabe abgezogen werden. Hier gilt allerdings ein Höchstbetrag von 614 EUR pro Jahr.
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