So erstellen Sie ordnungsgemäße Rechnungen!

Jakob Ludwig

vor 11 Jahren

Ordnungsgemäße Rechnung erstellen Rechnungen müssen immer korrekt sein. Alle, die bereits deswegen schon einmal Ärger mit dem Finanzamt hatten, können davon ein Lied singen. Pedantisch prüfen Finanzbeamte Rechnungen bis ins kleinste Detail. Bei Formfehlern oder unvollständigen Rechnungen kann es sein, dass die Vorsteuer nicht abgezogen wird und hohe Umsatzsteuernachzahlungen drohen. Eine korrekte Rechnungsstellung ist die Voraussetzung für die steuerlichen Veranlagungen und die Möglichkeit, Forderungen anzumahnen. Deshalb sollte man immer sofort sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen überprüfen. Dieser Artikel enthält alle wichtigen Informationen zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung.

Rechnungsstellung: rechtlicher Hintergrund

Die gesetzlichen Anforderungen für die Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG festgeschrieben. Ist eine dieser Anforderungen nicht erfüllt, gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß, was zur Folge hat, dass der Vorsteuerabzug nicht möglich ist. Auf diesen hat der Rechnungsempfänger einen Anspruch, so dass er die Begleichung der Rechnung verweigern kann. Bei fehlerhaften oder unvollständigen Angaben kann der Rechnungssteller diese jedoch korrigieren.

Wenn ein Unternehmen eine Leistung für ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person erbringt, ist nach § 14 Abs. 2 UStG immer eine Rechnung zu erstellen. Rechnungen an Privatpersonen sind gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG nur dann zu stellen, wenn ein Bauunternehmen eine Leistung im Zusammenhang mit einem Gebäude oder Grundstück erbringt. Die Rechnung an die Privatperson ist innerhalb sechs Monate nach der Leistungserbringung zu stellen und mit dem Hinweis zu versehen, dass die Rechnung zwei Jahre aufbewahrt werden muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Unternehmer müssen Eingangs- und Ausgangsrechnungen bis zu zehn Jahre aufbewahren, von dem Ende des Geschäftsjahres an gerechnet, in dem die Rechnung erstellt wurde. Es ist immer ratsam, die Umsatz-Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers anstelle der persönlichen Steuernummer anzugeben, um einen Missbrauch mit der persönlichen Steuernummer zu verhindern. Wenn ein Unternehmen noch keine Umsatz-Steueridentifikationsnummer hat, kann diese formlos beim Bundesamt für Finanzen beantragt werden.

Checkliste für die Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung

Die Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung beginnt mit der korrekten Angabe von Namen und Anschrift des Rechnungsstellers (leistendes Unternehmen) und des Leistungsempfängers (Kunde).
Zudem sind die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers anzugeben.
Die Rechnung muss mit dem Ausstellungsdatum und einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen sein, damit die Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann.
In der Rechnung muss das Liefer- bzw. Leistungsdatum angegeben sein.
Rechnungen über An- oder Vorauszahlungen müssen den Zeitpunkt enthalten, zu welchem das Entgelt oder ein Teil des Entgeltes vereinnahmt wird, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Die gelieferten Gegenstände oder sonstigen Leistungen müssen mit einer handelsüblichen Bezeichnung benannt und in ihrer Menge bzw. ihrem Umfang definiert sein.
Das Entgelt muss nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sein.
Auch vereinbarte Minderungen des Entgeltes, wie Skonto oder Rabatte, müssen in der Rechnung angegeben sein.
Ferner muss der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht enthalten sein.