E-Rechnung – Pflichtversäumnisse vermeiden und Vorsteuer sichern

Bereits seit Januar 2025 sind E-Rechnungen in Deutschland gesetzlicher Standard. Unternehmer.de hat dazu bereits an mehreren Stellen berichtet. Das Umstellungen in der Arbeitsweise deines Unternehmens erforderlich sind, dürfte dir als Unternehmer bereits klar sein. Doch was ist genau zu tun?

Panikmache ist nicht angebracht

In den sozialen Medien wird die Einführung der E-Rechnung teilweise zum Anlass genommen, um Panik zu schüren. Das Ziel ist es, dir als Unternehmer hochpreisige Coachings anzupreisen. Doch das ist gar nicht erforderlich, denn viel Umstellungsaufwand ist – zumindest für 2026 – noch gar nicht erforderlich.

Schritte zur E-Rechnung

Seit dem 1.1.2025 bist du als Unternehmer lediglich verpflichtet digitale Rechnungen anzunehmen. Die Ausstellung von eRechnungen ist demgegenüber erst ab 2027 (bei mehr als 800 T€ Umsatz) bzw. ab 2028 verpflichtend. Zu einem späteren Zeitpunkt (vermutlich 2030 bis 2032) soll ein verpflichtendes Meldeverfahren für Umsätze eingeführt werden.

Keine E-Rechnung? Der Vorsteuerabzug ist in Gefahr!

Im ersten Schritt bist du als Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Während dies beim ZUGFeRD-Format noch bedeutet, dass eine lesbare Datei übermittelt wird (PDF-Dokument mit strukturiertem XML-Datensatz im maschinenlesbaren Teil), führend andere Formate (z.B. XRechnung) dazu, dass eine Software erforderlich ist, um die Daten sinnvoll lesen zu können.

Sollte es zwischen dem lesbaren Teil und dem maschinell verarbeitbaren Teil der Rechnungen Abweichungen geben, ist nun der maschinell verarbeitbare Teil der Rechnung entscheidend. Es ist daher zwingend erforderlich, diese Daten einsehen zu können, um Fehler zu vermeiden.

Auch in 2026 arbeiten noch viele Unternehmer und deren Steuerberater mit einem sogenannten „Pendelordner“, d.h. die Buchhaltungsdaten werden in Papierform an die Steuerkanzlei übergeben und dort (oft noch händisch) weiterverarbeitet. Doch diese Vorgehensweise kann zu einem Datenverlust führen:

Beispiel

Dein Großhändler sendet eine Warenrechnung. Das Unternehmen hat bereits auf E-Rechnungen umgestellt, so dass die Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt wird. Du erhältst diese Rechnung wie bisher als PDF, so dass die die Änderung nicht weiter auffällt. Der Beleg wird ausgedruckt, bezahlt und an deinen Steuerberater übergeben. Dieser verarbeitet den gedruckten Beleg weiter und scannt diesen in ein revisionssicheres Archiv. Die ursprüngliche Mail hast du – wie gewohnt, da die Rechnung ja gedruckt ist – gelöscht.

Drei Jahre später beginnt eine Betriebsprüfung in deinem Unternehmen. In der Zwischenzeit beziehst du deine Waren von einem anderen Großhändler und der frühere Lieferant existiert nicht mehr.

Der Betriebsprüfer weiß, dass der Großhändler seit dem 25. April 2025 E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format gesandt hat, weil es entsprechendes Kontrollmaterial aus der dortigen Betriebsprüfung gibt. Er bittet um Vorlage der originalen Rechnungen, nachdem im Rahmen der Datenübermittlung nur die Scans der Ausdrucke enthalten sind.

Die Mail kann nicht mehr wiederhergestellt werden, da diese bereits vor Jahren von dir gelöscht wurde. Im Archiv findet sich nur ein Ausdruck – ohne die elektronisch übermittelten Daten – und der Lieferant kann keinen neuen Beleg erteilen, da er nicht mehr besteht.

Die Folge: Es liegt kein Originalbeleg vor, so dass der Vorsteuerabzug zu versagen ist. In der Folge steigen deine Kosten um mehr als 19%, da die Vorsteuer so – zuzüglich Zinsen – zum Kostenfaktor geworden ist.

Dieses Risiko gilt es unbedingt zu vermeiden, denn kaum ein Unternehmen hat eine ausreichend hohe Marge, um diesen Mehraufwand tragen zu können.

Digitale Buchführung – die beste Vorbereitung

Dieser Fall macht deutlich: Der Ausdruck einer PDF-Datei ist kein Original. Wenn dein Unternehmen Rechnungen noch ausdruckt, ist eine Umstellung der Prozesse daher zwingend erforderlich.

Papierbuchhaltung ist eine Fehlerursache

Wenn es in der Vergangenheit nur selten Probleme mit dem Vorsteuerabzug auf Grund ausgedruckter PDFs gegeben hat, wird sich das ab 2025 grundlegend ändern. Denn nur noch die strukturierten Daten einer E-Rechnung gelten als Original. Diese sind daher revisionssicher aufzubewahren, wenn du deinen Vorsteuerabzug nicht gefährden möchtest.

Unterschiedliche Arbeitsweisen sind kritisch

Wenn einige Belege in Papierform und andere digital weiterverarbeitet werden, müssen zwei unterschiedliche Arbeitsabläufe im Unternehmen und beim Steuerberater umgesetzt werden. Es besteht dann zum Beispiel die Gefahr doppelter Zahlungen. Auch könnte versehentlich eine noch E-Rechnung gedruckt und danach vernichtet werden, was – wie oben erwähnt – den Vorsteuerabzug gefährdet.

Einzig richtig im Zeitalter von E-Rechnungen: Digitale Buchführung

Die Lösung für die Probleme ist ganz einfach: Vollständige digitale Prozesse im Unternehmen und beim Steuerberater. Deine Original-Belege werden so direkt digital an den Steuerberater übermittelt. Sofern du noch Lieferanten hast, die Papierbelege senden, frag an, ob eine Umstellung möglich ist. Und alle Papierbelege scannst du direkt vor der ersten Verarbeitung im Unternehmen.

Digitale Rechnungserstellung – jetzt angehen

Falls du schon E-Rechnungen, z.B. als XRechnung an Behörden, stellst, erfüllt deine Software bereits die grundsätzlichen Voraussetzungen zur Stellung von E-Rechnungen.

Falls noch keine E-Rechnungen gestellt werden, sollte zunächst geprüft werden, ob die in deinem Unternehmen eingesetzte Software das bereits ermöglicht. Falls nicht, ist zu klären bis wann ein entsprechendes Update verlässlich erfolgt. Sollte die vorhandene Software E-Rechnungen nicht unterstützen, muss eine Alternative gefunden werden, um die Anforderungen ab 2027 bzw. 2028 zu erfüllen.

Und nur noch einmal zur Sicherheit: Das Stellen einer Rechnung mit Zettel und Stift, Word oder Excel ist zukünftig nicht mehr ausreichend. Der Empfänger deiner Rechnungen hat dann keine Möglichkeit eines Vorsteuerabzugs mehr, so dass er möglicher Weise nur den Nettobetrag deiner Rechnung begleicht.