Sind E-Signaturen rechtssicher?

Die Digitalisierung hat die Arbeitsabläufe in Unternehmen dramatisch verändert. Dies betrifft auch die Unterzeichnung von Verträgen und Vereinbarungen. Immer mehr Vertragsabschlüsse finden mittlerweile online statt. Das beschleunigt die Abläufe und spart damit Zeit und Kosten.

Die betreffenden Dokumente oder der Zugriff darauf werden per E-Mail versendet und anschließend nur noch digital unterzeichnet. Doch für die Betroffenen stellt sich dabei eine wichtige Frage: Sind diese E-Signaturen überhaupt gültig und damit rechtssicher? Führungskräfte sind schließlich gefordert, den aktuellen Stand rechtlicher Vorgaben immer im Auge zu behalten. Anderenfalls könnte es sie teuer zu stehen kommen.

Was sind elektronische Signaturen?

Darunter versteht man Daten in elektronischer Form, die mit anderen Daten verknüpft sind. Grundsätzlich unterscheidet man verschiedene Formen von digitalen Signaturen. Diese verfügen jeweils über ein unterschiedliches Sicherheitsniveau und damit auch Rechtsniveau.

Derzeit werden diese drei Formen in der Praxis angewandt:

1. Einfache elektronische Signatur (EES)

Dabei handelt es sich um eine eingescannte Unterschrift oder um einen Klick auf ein Feld mit der Bezeichnung „Ich stimme zu“.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Diese ist einer Person eindeutig zugeordnet und ermöglicht gleichzeitig ihre Identifikation.

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Diese erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und ist damit auch rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Die Rechtsgrundlage digitaler Unterschriften wird durch die Europäische Union (EU) geregelt, und zwar in der sogenannten eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Diese gilt bereits seit dem Jahr 2016 für alle Mitgliedstaaten der EU. Das Gesetz schafft den Rechtsrahmen, innerhalb dessen sich Unternehmen beim Thema elektronische Signaturen bewegen.

Der Rechtsrahmen folgt dem Prinzip: Eine elektronische Signatur darf nicht abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist. Damit werden auch einfache elektronische Signaturen gültig, es kommt jedoch auf den konkreten Fall an.

Rechtliche Absicherung für Unternehmen

Im Internet sind E-Signaturen schon seit Jahren zum Standard geworden. Jeder, der Verträge aller Art im Netz abschließt, kennt zumindest den geforderten Klick auf das Feld „Ich stimme zu“. Diese findet sich auch im deutschen Sprachraum sowohl beim Onlineshopping als auch bei Spielen. Damit sichern sich die Unternehmen ab, sodass sich Kunden bei Streitfällen nicht auf Unwissenheit berufen können.

Das könnte in Österreich noch weitreichende Folgen nach sich ziehen. Immerhin plant die Bundesregierung der Alpenrepublik eine völlige rechtliche Neuordnung des dortigen Online-Glücksspiels. Mit der Gesetzesänderung sollen erstmals mehrere Online Casinos in Österreich rechtlich erlaubt werden. Damit würden Unternehmen wie Spieler erstmals Rechtssicherheit vorfinden, wenn sie auch bei ausländischen Anbietern mit Lizenz spielen. Doch im Falle der elektronischen Signatur steckt der Teufel wie so oft im Detail.

Wann besteht Rechtssicherheit?

Ob eine elektronische Signatur rechtssicher ist oder nicht, hängt von der Form des Vertrages ab. Diese bestimmt in der Folge, welche Formvorschriften durch die Unternehmen eingehalten werden müssen.

Verträge ohne Formvorschrift: Dabei handelt es sich beispielsweise um Dienstleistungsverträge oder Kaufverträge. Diese können auch mündlich oder per E-Mail abgeschlossen werden. Damit reicht hier eine einfache elektronische Signatur aus. Wenn nachgewiesen werden kann, dass beide Vertragsparteien zugestimmt haben, ist diese gültig.

Verträge, die Schriftform erfordern: Deutlich komplizierter sind jene Verträge, für die das Gesetz die Schriftform fordert. Das sind beispielsweise Arbeitsverträge, Bürgschaften oder Kündigungen. Hier ist bereits die qualifizierte elektronische Signatur nötig. Nur sie kann die Schriftform ersetzen.

Verträge mit strengen Formvorschriften: Dabei handelt es sich um Rechtsgeschäfte, wie notarielle Beurkundungen. Diese könnten nicht vollständig digital ersetzt werden. Ein Beispiel dafür wäre der Kauf einer Immobilie. Hier bleibt die Mitwirkung eines Notars auch weiterhin Pflicht.

Zahlreiche Vorteile

Die Vorteile von E-Signaturen liegen allerdings auf der Hand. Unternehmen ersparen sich so viel Zeit, Verträge können binnen Minuten abgeschlossen werden. Persönliche Treffen der beiden Vertragspartner sind nicht mehr nötig. Das spart Kosten und beschleunigt die Geschäftsprozesse. Bei Arbeitsverhältnissen wie Remote Work sind E-Signaturen daher ein entscheidender Wettbewerbsfaktor geworden.

Risiken beachten

Allerdings bleiben bei dieser Form des Vertragsabschlusses auch Risiken und Herausforderungen bestehen. Kommt es zum Streit, muss nachgewiesen werden, wer den Vertrag tatsächlich unterzeichnet hat. Digitale Dokumente könnten manipuliert werden, sichere Systeme sind daher wichtig. Angesichts der Einteilung in drei verschiedene E-Signaturen ist es für den Unternehmer wichtig zu wissen, wann er welche Form einsetzen kann. Achtet er nicht darauf, könnte eine elektronische Unterschrift im Streitfall ungültig sein.

Um dieses Risiko zu vermeiden, sollten Unternehmen zunächst den Vertragstyp prüfen, dann die passende E-Signatur wählen und für einen vertrauenswürdigen Signaturdienst sorgen. Eine Dokumentation des Ablaufs sorgt im Streitfall für Sicherheit. Selbstverständlich sollten auch die betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen entsprechend geschult werden.

Grenzüberschreitend gültig

International betrachtet wirkt die E-Signatur vorwiegend grenzüberschreitend. Jede elektronische Unterschrift, die in einem Mitgliedstaat der EU ausgestellt wurde, ist gleichzeitig auch in jedem anderen Mitgliedstaat gültig. Allerdings unterscheidet sich die Rechtslage in den einzelnen Ländern. Unternehmer sollten diese daher vorab prüfen.

Die Bedeutung von elektronischen Signaturen wird daher zweifellos weiter zunehmen. Ziel der Weiterentwicklung ist es schließlich, Geschäftsprozesse vollständig digital abzubilden, ohne die Rechtssicherheit zu gefährden. E-Signaturen sind längst fester Bestandteil des Geschäftsalltags geworden und können rechtssicher sein. Entscheidend ist dabei jedoch die Wahl der richtigen Form.