In den letzten Jahren hat die Digitalisierung stark zugenommen, und die Art und Weise, wie wir arbeiten und kommunizieren, hat sich rasant verändert. Heute gehören virtuelle Meetings zum Arbeitsalltag. Dank moderner Videokonferenz-Tools können Teams weltweit unabhängig von Ort und Zeit zusammenarbeiten, was viele Vorteile bietet. Doch es gibt Situationen, in denen ein persönliches Treffen in einem Besprechungsraum die bessere Wahl ist. Wann lohnt sich also das Buchen eines Besprechungsraums? Welche Vorteile bieten physische Meetings gegenüber virtuellen Konferenzen? Und welche hybriden Lösungen kombinieren die besten Aspekte beider Optionen?

Virtuelle Meetings: Flexibel, kostensparend und effizient

Virtuelle Meetings haben sich in vielen Unternehmen etabliert, da sie zahlreiche Vorteile bieten:

1. Ortsunabhängigkeit und Zeitersparnis

Die Teilnehmer können sich in einem virtuellen Meeting von überall einschalten. Sie brauchen keine langen Anfahrtswege in Anspruch zu nehmen. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit gespart. Auch die Umwelt wird damit geschont. Besonders in internationalen Teams ist diese Flexibilität von unschätzbarem Wert.

2. Kostenersparnis für Unternehmen

Reisekosten für Zug- oder Flugtickets, Hotelübernachtungen oder Spesen können schnell zu Buche schlagen. Mit virtuellen Meetings lassen sich diese Kosten drastisch reduzieren. Unternehmen sparen zudem an Mietkosten für große Meetingräume, wenn der Bedarf an physischen Besprechungen sinkt.

3. Einfache Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

Mit modernen Videokonferenz-Tools kann man die Meetings aufzeichnen. Damit wird die Protokollierung erleichtert. Die Teammitglieder haben danach die Möglichkeit, das Meeting nachzuholen und wichtige Informationen noch einmal zu erhalten.

4. Effiziente Zusammenarbeit mit digitalen Tools

Funktionen wie Bildschirmfreigabe, digitale Whiteboards und kollaborative Plattformen wie Miro oder Microsoft Teams sorgen für eine interaktive und produktive Zusammenarbeit. So können Dokumente in Echtzeit bearbeitet und Ideen gemeinsam visualisiert werden.

Trotz dieser Vorteile gibt es zahlreiche Situationen, in denen virtuelle Meetings an ihre Grenzen stoßen.

Wann sind physische Meetings die bessere Wahl?

So praktisch Videokonferenzen auch sind, es gibt Momente, in denen persönliche Treffen unschlagbar bleiben. Gerade bei sensiblen oder kreativen Themen sind physische Meetings von Vorteil.

1. Wichtige Verhandlungen und Kundengespräche

Wenn man geschäftliche Verhandlungen hat, ist der zwischenmenschliche Aspekt wichtig. Mimik, Gestik und Körpersprache lassen sich besser persönlich wahrnehmen. Persönliche Treffen schaffen außerdem Vertrauen, und es ist leichter für die Beteiligten, auf spontane Reaktionen einzugehen, zu

2. Kreative Workshops und Brainstorming-Sessions

Physische Meetings haben sich als produktiver erwiesen, wenn es darum geht, neue Ideen zu entwickeln und kreative Konzepte auszuarbeiten. Sitzen die Beteiligten zusammen in einem Raum, lassen sich die Ideen schneller austauschen. Die Ergebnisse können auf Whiteboards niedergeschrieben werden und die Gruppen können diese Ideen dann weiterentwickeln.

3. Teambuilding und Unternehmenskultur

Persönlicher Austausch stärkt das Teamgefühl und fördert die Unternehmenskultur. Gemeinsame Meetings, Workshops oder Offsites helfen, Beziehungen aufzubauen und das Wir-Gefühl im Unternehmen zu festigen.

4. Technische Herausforderungen vermeiden

Jeder kennt die typischen Probleme virtueller Meetings: instabile Internetverbindungen, schlechte Audioqualität oder unklare Kommunikation durch Verzögerungen. In einem physischen Meeting lassen sich diese Probleme vermeiden.

Den passenden Besprechungsraum buchen

Wenn ein persönliches Treffen erforderlich ist, stellt sich die Frage: Wo soll das Meeting stattfinden? Nicht jedes Unternehmen verfügt über ausreichend große oder professionell ausgestattete Besprechungsräume. Deshalb kann es sinnvoll sein, einen Besprechungsraum zu buchen, der genau auf die Bedürfnisse des Meetings zugeschnitten ist.

Bei der Auswahl des richtigen Besprechungsraums sind folgende Kriterien wichtig:

• Raumgröße: Ist der Raum für die Teilnehmerzahl ausreichend?
• Technische Ausstattung: Gibt es Whiteboards, Beamer oder Videokonferenzsysteme?
• Lage und Erreichbarkeit: Ist der Raum gut erreichbar, gibt es Parkmöglichkeiten oder eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel?
• Flexibilität: Lässt sich der Raum stunden- oder tageweise buchen?

Hybride Meetings: Die perfekte Kombination aus beiden Welten

Es ist nicht immer nötig, dass alle Teilnehmer vor Ort sind. Es gibt auch Hybrid-Modelle, bei denen einige Teilnehmer physisch in einem Besprechungsraum sitzen und andere virtuell zugeschaltet werden.

1. Technische Ausstattung für hybride Meetings

Damit hybride Meetings funktionieren, braucht es die richtige Ausstattung:

• Hochwertige Kameras und Mikrofone sorgen für eine klare Ton- und Bildübertragung.
• Ein stabiles WLAN verhindert Verbindungsabbrüche.
• Interaktive Whiteboards ermöglichen eine gleichberechtigte Teilnahme aller Anwesenden.

2. Klare Kommunikation und Moderation

Hybride Meetings erfordern eine gut strukturierte Moderation, damit sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmer aktiv eingebunden werden. Dazu gehören:

• Gleichberechtigte Redezeiten: Der Moderator achtet darauf, dass auch virtuelle Teilnehmer ausreichend zu Wort kommen.
• Nutzung von digitalen Tools: Gemeinsame Dokumente oder Abstimmungstools verbessern die Interaktion.
• Transparente Meeting-Struktur: Eine klare Agenda hilft, das Meeting effizient zu gestalten.

Die richtige Meeting-Form für jeden Anlass wählen

Virtuelle Meetings sind ideal für kurze Abstimmungen, regelmäßige Team-Meetings oder standortunabhängige Zusammenarbeit. Sie sparen Zeit, Kosten und sind besonders flexibel.

Physische Meetings hingegen sind für kreative Workshops, wichtige Verhandlungen oder Teambuilding-Maßnahmen unerlässlich. Die persönliche Interaktion stärkt das Vertrauen, verbessert die Kommunikation und ermöglicht eine intensivere Zusammenarbeit.

Wer flexibel bleiben möchte, kann mit hybriden Meetings das Beste aus beiden Welten kombinieren. Dabei ist die Wahl des richtigen Besprechungsraums entscheidend. Durch eine moderne Ausstattung und eine professionelle Umgebung lässt sich die Produktivität erheblich steigern.

Die Entscheidung zwischen einem virtuellen oder physischen Meeting hängt letztlich von der jeweiligen Situation ab. Unternehmen, die beide Formate gezielt einsetzen, profitieren von maximaler Effizienz und einer besseren Zusammenarbeit im Team.