Expertinnen und Experten sind sich sicher: Unternehmen sollen und müssen digitaler werden. Das gilt vor allem für die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Nur so lassen sich Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern und zugleich ein hohes IT-Sicherheitsniveau gewährleisten.
Bitte digitaler: Warum Unternehmen Digitalisierung fördern müssen
Der Branchenverband Bitkom e.V. informiert regelmäßig zur Digitalisierung in deutschen Unternehmen. Erst kürzlich zeigte die Bitkom-Studie Digital Office Index 2024: Unternehmen sind sich bewusst, dass an einer Digitalstrategie und digitalem Dokumentenmanagement kein Weg vorbeiführt.
Grund dafür ist nicht nur die digitale Transformation der Konkurrenz, sondern auch strengere Gesetze und Richtlinien zur Digitalisierung wie die E-Rechnungspflicht, die NIS-2 oder die GoBD.
Die Studie zeigte zudem, dass von den befragten Unternehmen:
- 100 Prozent mindestens eine digitale Office-Lösung verwenden
- 96 Prozent digitalisierten Prozessen offen gegenüberstehen
- 71 Prozent bereits eine Strategie zur digitalen Transformation nutzen
- 39 Prozent im Dokumentenmanagement überwiegend auf Papier verzichten
Gleichzeitig zeigt die Studie die größten Hürden aus Unternehmenssicht auf. Dazu zählen insbesondere die Faktoren Zeit, Kosten und Aufwand, die mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen einhergehen.
Einen Schritt voraus: Trends für digitale Dokumentenverwaltung
Dokumentenprozesse einfach digitalisieren? Das ist leichter gesagt, als getan – ganz gleich, ob es nun um die Digitalisierung von Rechnungen, Verträgen und Unterlagen in Papierform oder die Automatisierung von Workflows für E-Rechnungen, Druckdateien oder anderen digitalen Dokumenten geht.
Zugleich kann digitale Transformation leichter sein als gedacht. Zumindest mit einem Verständnis für aktuelle DMS-Trends und einem zuverlässigen DMS-Anbieter.
Zu den wichtigsten DMS-Trends 2025 und darüber hinaus zählen:
Cloud-Computing:
Lässt sich Cloud-Computing überhaupt als Trend bezeichnen, wenn für deutsche Unternehmen Cloud-Lösungen längst zum Standard gehören? Demnach nutzen laut Bitkom Cloud-Report 2024 bereits 81 Prozent aller befragten deutschen Unternehmen Cloud-Computing – also cloudbasierte Kommunikation, Dokumentenverwaltung, Buchhaltung, Finanz- und Personalplanung sowie Datenbanken und Archivierung.
Immer mehr Unternehmen setzen zudem auf Multi- und Hybrid-Cloudlösungen, um Prozesse leichter zu skalieren und Kosten für Ressourcen, Personalaufwand und Verbrauchsmaterial zu reduzieren. Vor allem cloudbasierte DMS-Lösungen stehen im Mittelpunkt, um Effizienz und Produktivität zu optimieren, flexible Kollaborationen zu erleichtern und Papierverbrauch zu reduzieren.
Managed Services:
Warum selber machen, wenn es Fachkräfte besser können? Vor allem kleine und mittlere Unternehmen, denen es an IT-Expertise, Finanzierung oder Zeit für die digitale Umstellung mangelt, können die DMS-Implementierung von Managed-Services-Anbietern abwickeln lassen. Das bedeutet, Unternehmen erstellen gemeinsam mit ihrem DMS-Anbieter einen zeitlichen, finanziellen und inhaltlichen Fahrplan für die Einführung oder Optimierung und überlassen die Implementierung Fachleuten. Bei Bedarf können Unternehmen sogar die Planung, Einrichtung und Betreuung ganzer Arbeits-, Dokumenten- und Cloud-Umgebungen auslagern.
Mobile / Hybrid:
Wer digital sagt, muss heute auch mobil und hybrid sagen. Die Einbindung von mobilen Apps, Endgeräten und Systemen – gern auch in Kombination mit Cloud Computing – wird für Unternehmen immer wichtiger, denn mehr und mehr Zielgruppen und Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner nutzen oder erwarten die Unterstützung orts- und geräteunabhängiger Prozesse. Das fängt bei mobiler Optimierung von Websites und Prozessen an und reicht bis zur Förderung von Remote Work und Homeoffice.
Immer bedeutender werden auch hybride Prozesse und flexible Arbeitsformen, die Desktop-Arbeitsplätze, mobile Datenerfassung und -übertragung sowie mobile Kollaboration und Kommunikation kombinieren.
Automatisierung und Vernetzung:
DMS-Lösungen sollen nicht nur die digitale Verwaltung, Strukturierung und Verarbeitung von Dokumenten erleichtern, sondern auch für die Automatisierung von Prozessen sowie die Vernetzung der gesamten IT-Infrastruktur sorgen. Dafür gilt es, elegante Workflows zu definieren, die analoge Prozesse wie Drucken, Kopieren oder Scannen mit digitalen Workflows synchronisieren und die Digitalisierung, Klassifizierung, Bereitstellung sowie eine revisionssichere Archivierung automatisieren. Auf diese Weise lassen sich Prozesse effizient verkürzen, Datenstrukturen optimieren, Routineaufgaben wie Prüfungen und Freigaben automatisieren sowie Medienbrüche oder Sicherheitslücken vorbeugen.
Künstliche Intelligenz:
KI-Funktionen und generative Künstliche Intelligenz – beides zählt wohl zu den größten Trends, wenn es um die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten geht. So kann KI die Effizienz und Produktivität steigern, wenn es um die Automatisierung von Dokumentenprozessen sowie um die Klassifizierung, Indexierung oder die Suche nach Dokumenten geht. Derzeit befindet sich die KI-gestützte Dokumentenverwaltung jedoch noch in einem frühen Stadium. Trotzdem zeichnet sich schon jetzt ab, dass viele Unternehmen auf KI setzen und in KI-Lösungen investieren werden.
Laut Bitkom verwendete bereits in 2024 jedes fünfte Unternehmen KI-Funktionen. Bei generativer KI bleiben Unternehmen jedoch zurückhaltend: Erst neun Prozent nutzen sie derzeit. Da vor allem in den USA und China generative KI in der Wirtschaft rasant voranschreitet, geht es auch in Deutschland voraussichtlich nur um ein „Wann“ und „Wie“ und nicht mehr um ein „Ob“.
Sehr spannend! Wer die KI als KMU verpennt, der ist wohl selbst schuld. Es bieten sich so viele Chancen, gerade…
Schlüssel zu erfolgreichem Marketing liegt in erster Linie beim Inhalt. Der muss überzeugen. Statt 08/15 Text und Pseudoratgebern wollen die…
Guten Tag, ich schreibe Ihnen gerade über Ihr Formular auf Ihrer Webseite, denn wir möchten gerne für Sie arbeiten und…