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Traditionelle Papierrechnungen werden zunehmend durch elektronische Rechnungen ersetzt – und ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen verpflichtend. Für Unternehmen jeder Größe und Branche bedeutet dies, dass sie sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen sollten. Aber was genau steckt hinter diesem neuen Gesetz und warum ist es sinnvoll, sich rechtzeitig vorzubereiten?

Was genau besagt das neue Gesetz und warum ist eine frühzeitige Vorbereitung sinnvoll? Diese Fragen werden in diesem Artikel beantwortet!

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen spielen eine Schlüsselrolle in der Modernisierung von Geschäftsprozessen. Sie vereinfachen Verwaltungsabläufe, ermöglichen eine nahtlose digitale Archivierung und sind zudem deutlich kosteneffizienter im Versand. Durch ihre Verschlüsselung bieten sie eine sichere Übermittlung und sorgen für eine automatisierte, transparente Verwaltung der Rechnungsinformationen.

Nach der Definition des Bundes zeichnet sich eine elektronische Rechnung durch den digitalen und automatisierten Versand, Empfang sowie die Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten aus. Doch das allein reicht nicht: Um als E-Rechnung anerkannt zu werden, muss sie den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 entsprechen. Ein strukturiertes elektronisches Format ist dabei Pflicht. Zu den anerkannten Formaten zählen die XRechnung und die ZuGFeRD-Rechnung. Wichtiger

Hinweis: Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt diese Vorgaben nicht und wird daher nicht als E-Rechnung anerkannt.

Elektronische Rechnungspflicht in Deutschland: Die wichtigsten Termine

Im März 2024 hat der Bundesrat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine Vielzahl von Gesetzesänderungen beschlossen. Eine dieser Änderungen ist die verpflichtende Anpassung der Unternehmen an die Norm EN 16931 für den Empfang und Versand von Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen.

Diese Termine zur E-Rechnungspflicht solltest du kennen:

Ab 01. Januar 2025

●       Der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931* wird für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch

●       D.h. Daten müssen gemäß EN16931 extrahiert werden können

●       Gültige Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT nach CEN-Norm

●       Ausnahmen bestehen in Rechnungen von < 250€ gemäß §33 UsTDV

●       Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen

Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026

●       Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sowie E-Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen, können weiterhin übermittelt werden

●       ABER: Die Priorität der Papier-/PDF-Rechnung entfällt

●       d.h. Empfänger müssen dem Erhalt von E-Rechnungen nach EU-Standard nicht mehr zustimmen

●       d.h. Empfänger müssen dem Empfang anderer elektronischer sowie sonstiger Formate zustimmen

Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

●       Die genannten Übergangsregelungen gelten nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000€

●       EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, dürfen bis dahin noch genutzt werden

Was bedeutet diese Umstellung für Unternehmerinnen und Unternehmer?

Für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse bereits digitalisiert haben, stellt die Einführung der E-Rechnung nur eine kleine Anpassung dar. Wer hingegen noch weitgehend auf analoge Abläufe setzt, steht vor einer umfassenden Veränderung. Die Umstellung erfordert Investitionen in neue Systeme und eine Anpassung der bestehenden Prozesse – das kann zunächst mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden sein. Doch der Blick sollte auf das Potenzial gerichtet werden, das diese Umstellung bietet.

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht: Sie spart nicht nur Papier- und Portokosten, sondern bietet auch die Möglichkeit der automatisierten Weiterverarbeitung. So können Rechnungen schneller verbucht und Zahlungen effizienter abgewickelt werden, was letztlich zu einem deutlichen Effizienzgewinn im Unternehmen führt.

Warum die Umstellung auf E-Rechnungen dringlich ist

Die Dringlichkeit, sich mit der Einführung der E-Rechnung auseinanderzusetzen, ist nicht zu unterschätzen. Warum? Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, die Formate XRechnung und ZUGFeRD fehlerfrei zu verarbeiten. Besonders die XRechnung stellt dabei eine große Herausforderung dar, da sie als XML-Datei vorliegt – ein Format, das für den menschlichen Leser kaum verständlich ist. Ohne eine funktionierende Lösung könnte die Bearbeitung von Rechnungen erheblich verzögert werden, was wiederum negative Folgen haben kann.

Fehlende oder langsame Verarbeitung von Rechnungen führt oft dazu, dass Skonti verloren gehen. Außerdem kann eine steigende Anzahl von Mahnungen den Zahlungsprozess weiter belasten. Dies könnte nicht nur zu Liquiditätsengpässen führen, sondern auch das Rating deines Unternehmens gegenüber Kunden, Investoren und Banken verschlechtern. Aber es gibt Alternativen.

ZUGFeRD als Lösung

Das ZUGFeRD-Format bietet eine praktikablere Option. Hierbei enthält die Rechnung sowohl ein lesbares PDF-Belegbild als auch die XML-Daten im Hintergrund, was die Handhabung deutlich erleichtert. Unternehmen werden voraussichtlich auf dieses Format eher zurückgreifen, da es sowohl für die menschliche Prüfung als auch für die automatisierte Weiterverarbeitung geeignet ist.

Moderne Systeme für effizientere Prozesse

Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen können XML-Dateien automatisch interpretiert werden. Diese Systeme zeigen den Mitarbeitenden eine Vorschau der Rechnungen an und ermöglichen zudem das Anbringen digitaler Stempel und Notizen. So lassen sich Rechnungsprozesse reibungslos und effizient gestalten.

Die E-Rechnungspflicht mag auf den ersten Blick wie eine zusätzliche Herausforderung wirken, doch die langfristigen Vorteile, wie verbesserte Prozesse und Kosteneinsparungen, überwiegen deutlich.

  1. Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
  2. Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
  3. Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
  4. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
  5. Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
  6. Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
  7. Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.

Fazit

Ab 2025 wird die Umstellung auf elektronische Rechnungen für viele Unternehmen zur Pflicht. Diese Entwicklung bietet zahlreiche Vorteile: Prozesse werden effizienter, Kosten gesenkt und gleichzeitig die Nachhaltigkeit gefördert. Unternehmen, die frühzeitig aktiv werden, können diese Chancen gezielt nutzen und sich wichtige Wettbewerbsvorteile sichern.

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Indem du bereits heute mit der Umstellung beginnst, stellst du sicher, dass dein Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern auch von den umfassenden Vorteilen der Digitalisierung im Rechnungswesen profitiert.

Jens Büscher

Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat. Büschers nächstes Ziel: ein auf KI basierendes Conversational Enterprise Content Management (CECM), das durch GPT das Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen ermöglicht.

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