Der moderne Arbeitsalltag ist oft geprägt von hektischen Terminen, Projekten und Aufgaben. In diesem Umfeld ist die genaue Arbeitszeiterfassung von entscheidender Bedeutung – und das nicht nur für die korrekte Abrechnung. In der digitalen Arbeitswelt zählt jede Minute und die Daten der Zeiterfassung dienen auch der Ressourcenzuteilung im Projektmanagement. Somit machen zuverlässige Informationen in diesem Bereich schnell den Unterschied zwischen effizientem Abschluss und Deadline-Stress aus. Für die minutiöse Abrechnung werden deshalb zunehmend digitale Tools genutzt.
Darüber hinaus ermöglichen diese oft auch die ortsunabhängige Zeiterfassung, wodurch weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer bei hybriden Arbeitsmodellen Abstriche machen müssen. Wichtig ist jedoch, Lösungen zu wählen, die den eigenen Anforderungen gerecht werden.
Manuelle Zeiterfassung auf dem Rückzug
Die Stempelkarte galt in Büros, Werkstätten und Fertigungshallen lange Zeit als Standard. Im Zuge der digitalen Transformation hat sich das mittlerweile vielerorts geändert. Die manuellen Stempeluhren wurden fast überall durch digitale Varianten ersetzt. Statt der Karteikarte aus Papier kommen daher immer öfter Armbänder, ID-Karten oder Schlüsselanhänger zum Einsatz, die Zeitdaten auf Chips und Magnetstreifen speichern. Die klassischen Methoden bieten oft nur begrenzte Möglichkeiten zur Datenerfassung. Sie ermitteln in der Regel nur die reine Arbeitszeit und vernachlässigen wichtige Informationen wie Pausenzeiten, Überstunden und Projektzuordnungen. Auch die Genauigkeit lässt zu wünschen übrig. Manuelle Systeme lassen sich beispielsweise deutlich leichter austricksen. Bei den elektronischen Alternativen sieht es anders aus, doch zu oft müssen aufgezeichnete Daten im Anschluss manuell in Tabellenkalkulationsprogramme übertragen werden. Die einfachere und effizientere Methode sind Lösungen, die erfasste Daten inklusive relevanter Zusatzinformationen direkt für die Lohnbuchhaltung und das Projektmanagement bereitstellen.
Die Zukunft erfasst digital und automatisiert
Digitale Innovationen und Technologien haben viele Branchen auf den Kopf gestellt und prägen in nahezu allen Bereichen den Arbeitsalltag im Unternehmen. Die Neuerungen machen auch vor der Zeiterfassung kein Halt und gestalten den gesamten Prozess deutlich effizienter. Der Umstieg auf elektronische Erfassungsgeräte war der erste Schritt. Betriebe, die das Potenzial ausschöpfen möchten, müssen jedoch auch den nächsten Schritt gehen und eine Anbindung an die digitale Infrastruktur des Unternehmens realisieren.
Moderne Zeiterfassungslösungen sind äußerst vielfältig und bieten verschiedene Ansätze zur Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeit. Dazu gehören Desktop-Software, Cloud-basierte Lösungen und mobile Apps, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeit von überall aus zu verfolgen. So lassen sich menschliche Fehlerquellen minimieren und bei Bedarf ist sogar die Echtzeitüberwachung des Schichtbetriebs möglich. Diese Informationen können Entscheider nutzen, um vorhandene Ressourcen je nach Bedarf effizienter zu verplanen. Die Weiterverarbeitung und Bereitstellung der Daten für nachgelagerte Prozesse erfolgt dabei automatisiert. So braucht sich die Lohnbuchhaltung nicht länger mit der Übertragung von Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung befassen und kann sich um komplexere Aufgaben kümmern.
Integrierte Lösungen machen es Benutzern einfach
Die Funktionalität digitaler Zeiterfassungstools geht weit über die Kernaufgabe der Dokumentation von Arbeitszeiten hinaus. Viele Tools ermöglichen die Zuordnung von Arbeitsstunden zu bestimmten Projekten, Aufgaben oder Kunden. Dies erleichtert die Kostenverfolgung. Zusätzlich berücksichtigen sie auch Pausen- und Ruhezeiten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen einhalten und Überstunden vermeiden. Zudem lassen sich so auch komplexe Gleitzeitregelungen ohne großen Aufwand etablieren und verwalten. Durch den Fokus auf eine möglichst intuitive Bedienung, fühlen sich Nicht-ITler beim Umstieg keinesfalls überfordert.
Moderne Tools für verschiedene Einsatzgebiete
Moderne Zeiterfassungslösungen bieten eine Fülle von Tools und Funktionen, die die Arbeitszeitverfolgung exakter, aufwandsärmer und praktischer gestalten. Die Bandbreite der verfügbaren Hilfsmittel ist groß und reicht von einfachen App-Lösungen über projektbasierte Tools bis hin zu sehr spezialisierten Anwendungen. Die Produkte auf dem Markt lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:
- Mobile Zeiterfassung: Apps und Tools, die speziell für mobile Geräte entwickelt wurden. Sie ermöglichen Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit unterwegs zu verfolgen und sind durch ihre Cloud-Anbindung für Remote-Arbeiter und Außendienstmitarbeiter optimiert.
- Projektbasierte Zeiterfassung: Lösungen, die auf das Monitoring von Arbeitszeiten im Rahmen von Projekten und Aufgaben ausgerichtet sind.
- Unternehmensweite Zeiterfassung und HR: Umfassende Lösungen, die nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch die Personalverwaltung, Urlaubsplanung und weitere HR-Aspekte abdecken. Sie sind ideal für mittlere und große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
- Branchenspezifische Lösungen: Zeiterfassungstools, die auf die spezifischen Anforderungen bestimmter Branchen zugeschnitten sind. Sie bieten Funktionalitäten, die nur für eine bestimmte Unternehmensstruktur oder Arbeitsorganisation relevant sind.
Kriterien für die Auswahl der passenden Tools
Die Auswahl der besten Zeiterfassungslösung hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Branche und der spezifischen Anforderungen. Zuerst sollte daher festgelegt werden, für welche Bereiche das Tool gedacht und welcher Funktionsumfang gewünscht ist. Danach kann eine erste Vorauswahl getroffen werden. Mit weiteren wichtigen Kriterien lassen sich die zur Auswahl stehenden Produkte nach und nach ausschließen. Wichtig sind die Skalierbarkeit, das abrufbare Budget und rechtliche Aspekte. Insbesondere die Skalierbarkeit wird gerne vernachlässigt. Doch da die Implementierung einer Lösung immer mit Kosten und Aufwand verbunden ist, sollte ein Tool mit einem Unternehmen mitwachsen und bedarfsgerecht Kapazitäten zur Verfügung stellen. Auch die Erweiterung der Funktionalität kann sinnvoll sein. Am besten ist es, wenn sich recht einfach neue Funktionen oder Module zu einer Zeiterfassungssoftware hinzufügen lassen.
Fazit
Ob Kleinbetrieb oder Konzern: Die Zeiterfassung ist für Unternehmen jeder Größe von großer Bedeutung. Dank moderner Zeiterfassungstools haben Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitszeiten präzise zu verfolgen, Kosten zu kontrollieren und die Effizienz zu steigern. Die Auswahl der richtigen Zeiterfassungslösung ist dabei entscheidend für den Erfolg. Entscheider müssen zentrale Faktoren und Kriterien im Auge behalten, damit sich die Investition in ein zeitgemäßes, digitales Zeiterfassungssystem bezahlt macht.
