Stempeluhr? So funktioniert Zeiterfassung heute!

Durch die Coronapandemie arbeiten die Menschen vermehrt im Homeoffice. Dies macht es häufig schwer, zwischen Berufsleben und Privatleben zu unterscheiden. Die Bereiche gehen fließend ineinander über und ArbeitnehmerInnen können häufig keinen Schlussstrich ziehen.

Infolgedessen ist es umso notwendiger, dass ArbeitgeberInnen die Zeiterfassung klar regulieren. Im folgenden Artikel informieren wir dich rund um das Thema Zeiterfassung.

Zeiterfassung: So fing alles an

Bis zum Ende des 19. Jahrhunderts gab es Stempeluhren noch nicht. Aus diesem Grund mussten Unternehmen einige Kreativität an den Tag legen. So wurden beispielsweise die Ankunftszeit und der Beginn des Feierabends auf Listen schriftlich notiert.

Eine andere Möglichkeit bestand darin, mithilfe von Personalnummern zu arbeiten. Diese konnten an Schildern mit der Aufschrift “Anwesend” oder “Abwesend” platziert werden.

Da es den Arbeitern durch diese Methoden allerdings möglich war, zu tricksen, kam schon bald die Bundy Clock auf den Markt. Die mechanische Stempeluhr wurde 1888 von Willard Bundy erfunden. Wie der Name schon erahnen lässt, wurden Mitarbeiterkarten mithilfe des Stempelgeräts markiert.

Rund 100 Jahre später trat die elektrische Zeiterfassung den mechanischen Stempeluhren den Rang ab. Durch eine Chipkarte registriert die elektronische Stempeluhr Ankunft und Aufbruch der MitarbeiterInnen. Die Daten wurden automatisch an das Computersystem des zuständigen Personalmitarbeiters gesendet und gespeichert.

Und heute? Zwei Möglichkeiten, die Dienstzeit zu regeln

Auch wenn die Technik in den letzten Jahrzehnten enorm fortgeschritten ist, hat es lange Zeit gedauert, bis sich auch die Zeiterfassung der ArbeitnehmerInnen weiterentwickelt hat.

Heutzutage gibt es zwei Möglichkeiten, um die Dienstzeit der MitarbeiterInnen zu erfassen: Es wird unterschieden zwischen der Arbeitszeit ohne Kontrolle und der Dienstzeit mit Kontrolle.

Die erste Variante setzt auf die sogenannte Vertrauensarbeitszeit. ArbeitgeberInnen verlassen sich darauf, dass die ArbeitnehmerInnen die vorgeschriebene Dienstzeit einhalten. Vorrangig geht es bei diesem Modell allerdings darum, dass Aufgaben und Arbeitsaufträge in Eigenverantwortung abgearbeitet werden. Das lässt den Rückschluss zu, dass Überstunden an der Tagesordnung stehen, wenn dringende Projekte abgeschlossen werden müssen.

Die Alternative zur Vertrauensarbeitszeit ist die Dienstzeit mit Kontrolle. Hier können Unternehmen beispielsweise mit Stundenzetteln arbeiten. Die MitarbeiterInnen notieren ihre tägliche Stundenanzahl selbstständig und geben den Stundennachweis am Ende des Monats zur Übertragung an den Personaler weiter. Diese Methode kostet allerdings unnötig Zeit und Mitarbeiterressourcen. Weiterhin existieren auch heute noch die elektronischen Stempeluhren.

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Digitale Stempeluhr: So funktioniert Mitarbeiterzeiterfassung heutzutage

Eine viel praktischere Lösung bieten digitale Stempeluhren. Sie sind in verschiedenen Formen und Ausführungen verfügbar.

Beispielsweise kann durch ein ortsgebundenes Kiosk-System der Beginn und das Ende des Mitarbeiters festgehalten werden. Diese Systeme funktionieren per Chip oder Fingerabdruck der Angestellten.

Weiterhin ist es auch möglich, einen Anbieter für Dienstplan & Zeiterfassung zu beauftragen. Hierfür wird keine teure Hardware benötigt, sondern die Registrierung erfolgt mithilfe einer App oder einem Zeiterfassungsprogramm im Browser.

Leider setzen viele Unternehmen aber immer noch auf den Einsatz von Excel Tabellen, um die Arbeitszeit im Homeoffice und im Büro festzuhalten. Durch diese Strategie können die Unternehmen Geld sparen, erschweren ihren MitarbeiterInnen allerdings die Arbeit erheblich.

Die Vorteile gegenüber alten Systemen

Die alten Zeiterfassungssysteme erfüllten ihren Zweck, waren jedoch häufig sehr unpraktisch. So konnten MitarbeiterInnen beispielsweise ihre Arbeitszeit nicht einsehen und die Kosten für das Material und die Zeiterfassungsgeräte wog schwer auf den Schultern der Unternehmen.

Die digitale Zeiterfassung verzichtet auf den Einsatz von Bürobedarf und hat zumindest in der mobilen Variante und der Desktopversion keine Hardware nötig. Dadurch bedingt, können sich MitarbeiterInnen auch von zu Hause aus einloggen, was in der aktuellen Lage mehr als hilfreich ist. 

Laut Europäischen Gerichtshof (EuGH) ist die Zeiterfassung mittlerweile verpflichtend

Bis zum Jahr 2019 erfolgte die Zeiterfassung auf freiwilliger Basis. Ab Mai 2019 legte der Europäische Gerichtshof (EuGH) allerdings fest, dass die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union eine Zeiterfassung der MitarbeiterInnen ermöglichen müssen.

Für Deutschland heißt dies nun, dass ArbeitgeberInnen dem Gesetz Folge leisten müssen und den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit festhalten müssen. Diese Dokumentation hat innerhalb von einer Woche zu erfolgen und muss für mindestens zwei Jahre gespeichert bleiben.

ArbeitnehmerInnen haben somit die Möglichkeit, Überstunden anzugeben und sich diese auszahlen zu lassen.