Digitale Events: Vorteile und Herausforderungen der Online-Formate

Die Pandemie hält uns weiterhin in Atem, und digitale Events werden mehr und mehr als Alternative zu Präsenzveranstaltungen genutzt.

Die verschiedenen Online-Formate bringen dabei einige Vorteile mit sich, die auch in einer Zeit „danach“ für die Planung und Durchführung von Business-Events nützlich sein werden.

Wer aber auf digitalem Weg wirklich gute Events durchführen will, die noch lange in Erinnerung bleiben, muss sich auch den Herausforderungen stellen, die dieses Format mit sich bringt. 

Vorteile digitaler Events

1. Große Flexibilität

Digitale Events gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen. Steht ein Stream und die Technik, um externe Beiträge hinzuzuschalten, kann die Veranstaltung flexibel an die gegebenen Rahmenbedingungen angepasst werden. Entweder steht eine Moderatorin oder ein Moderator in der gewählten Sendezentrale und die Talk-Gäste und das Publikum schalten sich online dazu, oder es sind ergänzend zu den Onlineteilnehmern auch Gäste und Publikum live vor Ort im Studio. Zusätzlicher Pluspunkt: Neben der flexiblen Teilnahme am Event vom Bildschirm aus, entfallen Reisezeiten und -kosten für TeilnehmerInnen und Vortragende. 

2. Unbegrenzt skalierbar

Eine reale Location ist aufgrund ihrer Größe auf eine bestimmte Teilnehmerzahl ausgelegt. Bei einem digitalen Event hingegen können sich fast unbegrenzt viele Zuschauer einloggen. Darüber hinaus kann der Stream weltweit empfangen werden und ist nicht wie eine Präsenzveranstaltung auf einen Ort beschränkt. So kann ein Event zeit- und ressourcensparend ein einziges Mal stattfinden, anstatt mehrmals als Roadshow an unterschiedlichen Standorten. 

3. Hochwertiger Marketing-Content

Mit der Aufzeichnung des Streams einer digitalen Veranstaltung entsteht reichlich Content: Beiträge von Gastrednern können (nach Absprache) separat als Videos weiterverwendet, Abstimmungsergebnisse ausgewertet und neue relevante Themen aus dem Teilnehmerchat gefiltert werden. Damit generiert ein digitales Event wertvolles Marketingmaterial für weitere Aktionen wie Follow-Up, den Einsatz in Social Media, als Content für das Intranet oder Informationsvermittlung für zukünftige MitarbeiterInnen. 

EXTRA: Business-Events absagen? 6 gute Gründe für hybride Online-Events!

Herausforderungen digitaler Events

Auch wenn es bei hybriden oder teilhybriden Events auf den ersten Blick so wirkt, als bräuchte man ein klassisches Eventkonzept in großen Teilen „nur“ abzufilmen und in einen Onlinestream hochzuladen, dürfen auf keinen Fall die speziellen Anforderungen einer digitalen Veranstaltung und die Bedürfnisse eines Onlinepublikums vergessen werden. 

1. Gemeinschaftsgefühl erzeugen

Wer sich langweilt oder nicht wahrgenommen fühlt, ist mit einem Klick im World Wide Web abgetaucht und für das eigentliche Event verloren. Daher muss ein Onlinepublikum gezielt und auf vielfältige Weise angesprochen werden, um den Mangel an Atmosphäre zu kompensieren. Abwechslung und Interaktionsmöglichkeiten sind essentielle Elemente in der digitalen Veranstaltungsdramaturgie. Um die Aufmerksamkeit kontinuierlich hoch zu halten, gibt es viele Möglichkeiten: 

• Aktive Chatnutzung
• Echtzeitumfragen durch den zusätzlichen Einsatz von Smartphones
• Mediawalls, auf denen Zuschauerfotos gepostet werden
• Unterhaltungsprogramm, bei dem die KünstlerInnen auf Zurufe des Onlinepublikums reagieren können, wie zum Beispiel live gespielte Musikwünsche oder Graphic Recording 
• Gemeinsame Aktionen auf Distanz, wie das Mixen von Cocktails aus vorab verschickten Postpaketen.  

2. Inhalte anpassen 

Die Aufmerksamkeitsspanne der TeilnehmerInnen alleine am Bildschirm ist wesentlich kürzer, als die eines Publikums vor Ort. Geplante Inhalte sollten daher unbedingt an die durch Social Media veränderten Sehgewohnheiten angepasst werden:

• Im Idealfall dauern Beiträge nicht länger als acht bis zwölf Minuten. 
• Darüber hinaus sollten sie ansprechend durch filmische Einspieler, Bilder und Darstellung im Split Screen aufbereitet werden. 
• Generell sollten sich inhaltliche Beiträge mit unterhaltenden Elementen und passive Programmpunkte wie Vorträge mit interaktiven Aktionen abwechseln. 

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3. Der Planungsaufwand wird oft unterschätzt

Auch ein digitales Event zeichnet sich per Definition als einzigartiges und herausragendes Erlebnis aus. Die Inhalte sollten daher möglichst emotional transportiert werden, um nachhaltig in Erinnerung zu bleiben. Um das zu erreichen, ist wie bei einem Live-Event vor allem eine gute Dramaturgie nötig:

Dazu müssen die einzelnen Gewerke wie Kreation und Technik im Gegensatz zu einer Vor-Ort-Veranstaltung früher und enger zusammenarbeiten, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Vor allem ein hybrides Event – mit Wechsel von Livegästen und Onlinezuschaltungen – ist vom Planungs- und Durchführungsaufwand mit einer klassischen Veranstaltung plus gleichzeitiger Live-Fernsehsendung gleichzusetzen. Dementsprechend hat jede Änderung im Programm Auswirkungen auf viele weitere Bereiche, die vorab sorgfältig kommuniziert und auf technische Umsetzung hin geprüft werden müssen. 

Wenn man die Vorteile digitaler Events zu nutzen weiß und die besonderen Herausforderungen im Blick hat, steht einer erfolgreichen Durchführung nichts im Wege – auch in einer coronafreien Zukunft. 

An diesem Artikel waren Ralf Schmitt, Thorsten Jekel, sowie Melanie Eschle beteiligt.