Was bedeutet Digitalisierung für die Zusammenarbeit in Teams?

Dass Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum auf digitalem Weg funktionieren kann, das konnten sich viele Führungskräfte und MitarbeiterInnen vor Corona nicht vorstellen. Doch es hat sich wieder einmal gezeigt, wie wir alle an unseren Herausforderungen wachsen, wenn es keine Alternative gibt. Gleichzeitig wurden die Herausforderungen und Schwachstellen sichtbar.

Die Digitalisierung der Zusammenarbeit ändert zwar die Mittel, aber nicht die Erfolgsfaktoren: abgestimmte Prozesse, ein gemeinsamer Fokus, ungehinderter Flow und das WIR-Klima.

4 Aspekte der Zusammenarbeit

• FOKUS: Gemeinsames Ziel und Ergebnisorientierung
• PROZESS: Arbeitsmethoden und Messkriterien
• FLOW: Zusammenarbeit und Agilität, sprich Lernen und Weiterentwicklung
• KLIMA: Vertrauen und Zusammenhalt

Die spannende Frage ist: Worauf gilt es unter dem Brennglas Digitalisierung besonders zu achten?

1. Abgestimmte Prozesse

Kollaborations-Tools, das heißt technische Lösungen, die es verteilt sitzenden Teams erlauben, nahtlos zusammenzuarbeiten, gibt es mittlerweile wie Sand am mehr. Wichtig ist, vor dem Einsatz zu prüfen, was wirklich gebraucht wird, und nicht alles einzusetzen, nur weil es schick ist. Der nächste Schritt ist, sich gemeinsam auf die Tools zu einigen, die genutzt werden und auch, wofür sie verwendet werden sollen.

• Welche Nachrichten werden per Email gesandt, welche über Slack?
• Wann kommt das Telefon zum Einsatz, wann die Videokonferenz?
• Wo und wie werden die gemeinsamen Daten abgelegt?

Sind zu viele verschiedene Kommunikationskanäle ohne Priorisierung im Einsatz, geht unnötig Zeit verloren, um diese laufend zu checken! Oder wichtige Informationen verschwinden im Nirwana der Unübersichtlichkeit. Die Einsatzfähigkeit der Tools hängt davon ab, ob sie für jeden technisch zugänglich sind. Das fängt beim Laptop und der stabilen Internetleitung des Einzelnen an und hört bei der Zustimmung des Datenschutzbeauftragten und des Betriebsrates auf.

2. Gemeinsamer Fokus

Die Digitalisierung in der Zusammenarbeit führt zu weniger persönlichem Kontakt.

Die Kommunikation wird auf das Wesentliche reduziert. Im Büro trifft man den Chef oder die Chefin an der Kaffeemaschine und kann eine klärende Frage stellen. Oder einfach die offene Bürotür im Vorbeigehen nutzen. Zuhause überlegt man sich den zusätzlichen Anruf zwei Mal und versucht lieber, alleine klar zu kommen. Umso wichtiger ist es für Führungskräfte, den MitarbeiterInnen alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die es ihnen ermöglichen, im Sinne des gemeinsamen Zieles zu entscheiden.

Drei Ebenen der Informationen müssen allen zur Verfügung stehen:

• Was muss ich tun?
• Wie soll ich es tun?
• Und Warum oder Wofür tun wir das?

Gerade der letzte Punkt kommt oft zu kurz. Dabei ist das Verständnis des Warums und Wofür die beste Grundlage, um selbständig die richtige Entscheidung zu treffen.

Infografik: Was? Wie? Warum?

3. Ungehinderter Flow

Die Zusammenarbeit zwischen Menschen basiert auf Kommunikation. Fließt diese ungehindert zwischen allen Beteiligten? Stehen die Informationen da zur Verfügung, wo sie benötigt werden? Der Grund dafür ist meist kein böser Wille. Kommunikation ist komplex. Wir senden unsere Botschaft nur zu einem kleinen Anteil über die Worte. Der Großteil der Information wirkt über Stimme und Körpersprache. Je nachdem, welchen Kommunikationsweg wir wählen, geht ein größerer oder kleinerer Teil der Information verloren. Bei der digitalen Kommunikation hat das eine große Bedeutung.

Wenn es auf einer weniger komplexen Ebene (E-Mail) nicht funktioniert, dann bitte zum Telefon greifen. Und klappt die Verständigung auf dieser Ebene nicht, dann kann ein Video-Meeting die Lösung sein. Oft sind wir uns auch einfach nicht bewusst, welche Informationen unsere KollegInnen benötigen, weil wir ihre Arbeit nicht verstehen. Deshalb ist es wichtig, sich immer wieder Zeit zu nehmen, das Verbesserungspotenzial in der Zusammenarbeit zu betrachten, in der konkreten Arbeitsbeziehung oder im Team. Umso mehr, wenn sich die Umstände oder die Tools verändern. Die Sternmethode ist ein einfacher Weg, die wichtigsten Punkte zu erfassen.

Infografik: Sternmethode

4. WIR-Klima

Das WIR-Klima wird genährt von dem Gefühl der Zugehörigkeit und des Vertrauens. In den letzten Wochen haben wir bemerkt, wie sehr der persönliche Kontakt der Klebstoff ist, der ein Team zusammenhält. Extrovertierten Menschen fällt es in der Regel leichter, sich auch auf digitalem Wege Gehör zu verschaffen, während introvertierte Menschen das nur tun, wenn sie es für unbedingt nötig halten. Damit steigt die Gefahr, dass sie abgehängt werden. Auf MS Teams werden nur die Videos derjenigen angezeigt, die zuletzt gesprochen haben. Das kann dazu führen, dass ein Teil des Teams unsichtbar bleibt.

EXTRA: Virtuelle Teams führen: Persönliche Stärken trotz Distanz nutzen

Wenn du das Meeting leitest, stelle sicher, dass jeder wenigstens einmal zu hören war. Bist du Teilnehmer, mache es dir zur Aufgabe, sicht- und hörbar zu werden, auch wenn es dir vielleicht schwerfällt.

Vertrauen erfordert, dass wir uns einschätzen können, und das geschieht gerade im sozialen Miteinander, beim Kaffeeklatsch, beim gemeinsamen Mittagessen, beim Flurfunk. Verteilte Arbeit wird zunehmen, auch wenn wir wieder in die Büros zurückkehren dürfen. Umso wichtiger ist es, Raum und Zeit für wirkliche Begegnung zu schaffen, wenn wir zusammentreffen. Die Zeit dafür gewinnen wir, indem wir die digitalen Kollaborationstools sinnvoll einsetzen, die uns zur Verfügung stehen.

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