Mangelnde Struktur und fehlendes Zeitmanagement wirken sich ungünstig auf die Produktivität aus. In jeder Firma gibt es Verbesserungspotenzial. Effizientere Arbeitsprozesse tragen erheblich zum Unternehmenserfolg bei.
Effizientes Ablagemanagement als Basis einer guten Büroorganisation
Veraltete Strukturen und unzureichende Organisation beeinträchtigen den Arbeitsalltag. Wenn die Aufgaben nicht termingerecht erledigt werden, hat dies Folgen für den gesamten Ablauf. Oft wird nicht so produktiv gearbeitet, wie es eigentlich notwendig wäre. Bereits einfachste Tätigkeiten wie die Aktenablage oder das Vorbereiten eines Meetings erweisen sich als Herausforderung. Sind bereitgelegte Unterlagen plötzlich unauffindbar oder liegen nicht in Kopie vor, gilt es, geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Damit unnötige Verzögerungen vermieden werden, bietet es sich an, vorab Dokumente drucken und diese direkt laminieren zu lassen. Im Online-Druckshop werden Dokumente auch in Großauflagen gedruckt. Dabei sollte auf das Papierformat und die Druckqualität geachtet werden. Meist ist das Drucken von Dokumenten und anderen Unterlagen in Schwarz/Weiß sowie in Farbe möglich.
Für hochwertige Ausdrucke, beispielsweise für wichtige Dokumente, wird meist Druckerpapier in einer Papierstärke von 80g/m2 verwendet. Bei Standarddrucken genügt in der Regel umweltfreundliches Recyclingpapier. Bei Online-Druckaufträgen können anhand diverser Konfigurationsmöglichkeiten zusätzliche Druckspezifikationen ausgewählt und die gedruckten Dokumente mit Klarsichtfolie oder Klemmschiene versehen werden. Um jederzeit die Übersicht zu behalten, ist es wichtig, die Aktenablage effizient zu strukturieren und Dokumente in sinnvoller Systematik zu archivieren. Das Ablagemanagement bildet die Basis einer guten Büroorganisation.
Prioritäten erkennen und Arbeitsvorgänge optimieren
Manchmal wird lange an einem Projekt gearbeitet, während die Ergebnisse nicht mit dem hohen Arbeitsaufwand in Einklang zu bringen sind. Liegt es an der Aufgabenverteilung, an der Zeitplanung oder ist die fehlende Motivation die Ursache? Die Mitarbeitermotivation lässt sich durch einen modern gestalteten Arbeitsplatz, freundliches Arbeitsklima und regelmäßige Feedback-Gespräche fördern. Langwierige Arbeitsprozesse sollten analysiert und bei Bedarf optimiert werden. Anhand von Zeitmessungen, Checklisten und persönlichen Beobachtungen können Schwachstellen entlarvt und Verbesserungspotenzial identifiziert werden.
Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für konkrete Maßnahmen, die einer kurz- und langfristigen Prozessoptimierung dienen. Wichtig ist, dabei die richtigen Prioritäten zu setzen. Häufig werden einfache Routineaufgaben sofort bearbeitet, anstatt wirklich wichtige Dinge umgehend zu erledigen. Beim Priorisieren geht es darum, alle Arbeiten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und diese gemäß ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit auszuführen.
Zeitmanagement und Multitasking
Die gleichzeitige Erledigung mehrerer Aufgaben wird gern als Multitasking am Arbeitsplatz bezeichnet. Erfahrungsgemäß ist diese Arbeitsweise nicht immer die beste. So ist beim Multitasking oft eine signifikant höhere Fehlerquote zu beobachten. Die wohl bessere Option ist konzentriertes Arbeiten an einer einzigen Aufgabe. Sobald diese erledigt ist, kann man sich den nächsten Herausforderungen widmen. Neue Routinen zu entwickeln, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, hilft, schneller fertigzuwerden, sodass Zeitpläne eingehalten werden können.
Ein gutes Zeitmanagement trägt wesentlich dazu bei, die Ziele zu erreichen, während gleichzeitig unnötiger Stress vermieden wird. Der Einsatz von To-do-Listen mag veraltet erscheinen, die Arbeitslisten erweisen sich allerdings als sehr hilfreich. An jedem Arbeitsplatz sind regelmäßige Pausen vorgeschrieben. Arbeitspausen sorgen dafür, dass man sich wieder besser konzentrieren kann und fördern somit die Arbeitsleistung. Bei durchschnittlich acht Arbeitsstunden am Tag sollte eine Pause mindestens eine halbe Stunde dauern.
Ein sehr aufschlussreicher Artikel! Als jemand, der eine Monteurwohnung tageweise vermietet und dafür eine eigene Website betreibt, waren die Ausführungen…
Vielen Dank für diesen praxisnahen Artikel! Die vorgestellten Methoden wie die Pomodoro Technik und das Eisenhower-Prinzip bieten wertvolle Ansätze, um…
Danke für den spannenden Artikel – hat wirklich zum Nachdenken angeregt!