Hast du an einem Montagmorgen beim Blick in den Kalender schon einmal festgestellt, dass ein Meeting auf das andere folgt? Du bist damit nicht allein. In einer Studie wurden kürzlich Daten zu Meetings von über 30.000 Unternehmen weltweit und aus allen Berufsgruppen ausgewertet. Demnach verbringst du jede Woche durchschnittlich 11,3 Stunden in Besprechungen. Das ist nahezu ein Drittel der Arbeitswoche, in dem du produktivere Aufgaben erledigen könntest, beispielsweise einen Bericht fertigstellen oder eine neue Strategie ausarbeiten.

Daher fragen sich viele, ob so viele Meetings wirklich notwendig sind oder ob sie einfach nur in nie endenden Serienterminen feststecken.

In diesem Artikel erfährst du, warum du dir genau überlegen solltest, wie du Meetings abhältst. Du erhältst zudem fünf wichtige Tipps, wie du mit deinem Team die Zeit für Besprechungen optimal nutzt.

Sind Meetings wirklich notwendig?

Heutzutage stellen viele Mitarbeitende fest, dass aus Meetings nicht immer klare Ergebnissen hervorgehen. Manchmal entstehen sogar mehr Unklarheit und zusätzliche Arbeit. Kein Wunder also, dass sich viele fragen, ob all diese Termine ihre Zeit wirklich wert sind.

Das heutige Arbeitsumfeld verändert sich schnell. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass einige im Büro arbeiten, während sich andere vom Homeoffice aus einklinken. Hinzu kommen die vielen digitalen Tools, beispielsweise E-Mails, Chat Apps und Plattformen für das Projektmanagement: Sie erleichtern uns die Zusammenarbeit, auch wenn wir uns nicht direkt gegenüber sitzen.

Ein Meeting ist jedoch nicht immer sinnvoll. Die Herausforderung ist jedoch zu wissen, wann eine Besprechung hilfreich ist und wann sie vergeudete Zeit ist. Mit den folgenden fünf Tipps stellst du sicher, dass ein angesetztes Meeting wirklich produktiv ist und allen Beteiligten hilft, ihre Aufgaben zu erledigen.

5 Tipps für mehr Effizienz

1. Lade die richtigen Leute ein

Lucid hat rund 2.200 Beschäftigte weltweit zum Alignment in Unternehmen befragt. Laut dieser Studie ist fast die Hälfte (45 %) der Befragten der Ansicht, dass nicht alle relevanten Gruppen auf dem Laufenden gehalten werden. Wenn an einem Meeting nicht die richtigen Personen teilnehmen, kann es dazu kommen, dass Teams Fristen versäumen, ihren Mitgliedern die Klarheit fehlt und sich Projekte verzögern.

Andererseits beklagen viele, dass der Teilnehmerkreis für Meetings zu groß ist. Große Meetings, bei denen die Hälfte der TeilnehmerInnen nebenbei andere Aufgaben erledigt oder ganz abschaltet, weil die Besprechung für sie nicht wirklich relevant ist, können eine echte Zeitverschwendung sein – und zwar, für alle Beteiligten: Denn je größer das Meeting, umso schwieriger ist es, die Diskussion auf Kurs zu halten.

Überlege also, wer wirklich an der Besprechung teilnehmen muss, bevor du eine Einladung verschickst. Frage dich:

• Wer hat Informationen oder Fachkenntnisse, die für diese Diskussion wichtig sind?
• Wer muss zustimmen oder Feedback geben?
• Wer ist für die nächsten Schritte direkt verantwortlich?

Falls ein Teammitglied nur ein Update braucht, reicht vielleicht eine schriftliche Zusammenfassung des Meetings aus. Wenn du weniger Personen einlädst, kannst du die Besprechung auf das Wesentliche beschränken – und dadurch produktiver sein.

2. Bereite Sitzungen mit Agenda, Zielen und Dokumenten vor

Ohne klaren Plan zu einem Meeting zu erscheinen, ist wie eine Reise ins Ungewisse mit offenem Ausgang. Einer einfachen, überschaubaren Tagesordnung können alle entnehmen, was sie erwartet und was du erreichen möchtest. Wenn du den Zweck des Meetings vorgibst, bringen sich die TeilnehmerInnen eher ein und erscheinen vorbereitet.

Wenn du die Einladung zu einem Meeting verschickst, solltest du Folgendes mitteilen:

• Ziele: Was willst du am Ende des Meetings erreicht haben?
• Tagesordnungspunkte: Liste die wichtigsten Themen oder Fragen der Reihe nach auf.
• Relevante Dokumente: Hänge alle Dateien an oder füge die Links ein, die sich TeilnehmerInnen vorher ansehen sollten.

3. Biete innovative Interaktionsmöglichkeiten an

Manchmal sind Besprechungen deshalb langweilig, weil sie dem altbekannten Format entsprechen: Eine Person spricht, während alle anderen zuhören – oder zumindest so tun, als ob sie zuhörten. Wenn du kreatives Denken fördern und die Mitglieder deines Teams wirklich einbinden willst, erwäge den Einsatz visueller oder interaktiver Tools.

Laut der Studie sind 69 % der Befragten davon überzeugt, dass visuelle Tools für die Zusammenarbeit ein äußerst wichtiger oder sehr wichtiger Bestandteil von Meetings sind. Tools wie virtuelle Whiteboards fördern teamübergreifende Zusammenarbeit in Meetings – unabhängig davon, ob Teammitglieder vor Ort sind oder remote arbeiten.

Mit den Tools für virtuelle Meetings können alle Beteiligten Diagramme zeichnen, virtuelle Haftnotizen anbringen oder einen Prozess Schritt für Schritt abbilden. Die visuelle Darstellung von Ideen und Themen fördert häufig bessere Diskussionen und trägt dazu bei, dass die Beteiligten Zusammenhänge erkennen, die sie sonst vielleicht übersehen hätten.

4. Begrenze Meetings auf eine halbe Stunde

Das geflügelte Wort „Weniger ist mehr“ gilt auch für Meetings. Auch wenn manche Diskussionen vielleicht mehr Zeit in Anspruch nehmen: Die Zeitvorgabe von einer halben Stunde zwingt alle Beteiligten dazu, fokussierter zu sein und schneller auf den Punkt zu kommen.

Wenn du weißt, dass du nur 30 Minuten Zeit hast, wirst du vermutlich nicht mit einer langatmigen Anekdote beginnen, die nur am Rande mit der Tagesordnung zu tun hat. Du wirst dich auf die wesentlichen Punkte konzentrieren, die nächsten Schritte klären und zum Schluss kommen. Wenn du feststellst, dass einige Themen mehr Zeit benötigen, kann es sinnvoll sein, im Nachgang ein Meeting im kleineren Kreis zu vereinbaren.

5. Bereite Meetings nach

Ein wichtiger Grund, weshalb manche Besprechungen irrelevant erscheinen, ist die fehlende Klarheit, wie es danach weitergeht. Deshalb ist die richtige Nachbereitung eines Meetings so wichtig.

Versende nach dem Meeting eine kurze Zusammenfassung an alle Beteiligten – und diejenigen, die Bescheid wissen müssen. Verschicke eine kurze E-Mail oder Nachricht, die folgende Punkte umfasst:

• Wichtige getroffene Entscheidungen
• Beschlossene Maßnahmen und die jeweils dafür Verantwortlichen
• Fristen oder Meilensteine
• Alle relevanten Links oder Dokumente

Wenn du das Meeting auf diese Weise nachbereitest, stellst du sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und beschlossene Aufgaben später nicht unter den Tisch fallen.

Fazit

Besprechungen können eine effektive Möglichkeit für die Zusammenarbeit sein. Dies ist aber nur der Fall, wenn sie gut geplant und zielgerichtet sind. Indem du die richtigen Personen einlädst, eine Tagesordnung vorgibst, mit interaktiven Tools experimentierst, die Zeit begrenzt und das Meeting nachbereitest, sorgst du dafür, dass alle Beteiligten ihre Zeit gut nutzen.

In einer Welt, in der sich die Terminkalender schnell füllen und viele von uns das Gefühl haben, nie genug Zeit zu haben, ist es besonders wichtig, Meetings optimal zu nutzen. Idealerweise tragen Meetings dazu bei, dass wir uns auf große Ziele konzentrieren, Probleme lösen und Projekte vorantreiben – ohne wertvolle Zeit zu vergeuden, die uns dann für sinnvolle Aufgaben fehlt.