Modernes Vertragsmanagement: Diese 5 Punkte solltest du kennen

Getrieben von der Digitalisierung haben Unternehmen heute bereits viele Prozesse automatisiert und vereinfacht. Im Bereich Vertrags- und Vereinbarungsmanagement wird jedoch weiterhin überwiegend auf PDFs oder Unterschriften auf ausgedruckten Dokumenten gesetzt. Der hohe zeitliche Aufwand, tückische Fehlerquellen und rechtlichen Fragen führen zu hohen Kosten, sowohl innerhalb des Unternehmens, als auch bei den EmpfängerInnen der Dokumente bzw. Verträge. Digitale Lösungen für modernes Vertragsmanagement haben das Potenzial, den gesamten Prozess effizienter zu gestalten und dadurch Geld zu sparen. In diesem Artikel wollen wir 5 Punkte aufzeigen, die du hinsichtlich modernem Vertragsmanagement kennen solltet.

Der Begriff des modernen Vertragsmanagement kann unterschiedlich ausgelegt werden. Im Rahmen dieses Artikels soll nur auf die Aktivitäten während des eigentlichen Vertragsprozesses eingegangen werden. Dieser beinhaltet die Vertragsgestaltung und -verhandlung, den Vertragsabschluss und die digitale Archivierung.

1. Die rechtliche Grundlage

Sind die Essentialia negotii, also der notwendige Mindestinhalt eines Vertrages gegeben, so steht dem Vertragsabschluss nichts mehr im Wege. Hier gilt es einige wichtige Punkte zu beachten, damit der Vertrag Rechtssicherheit besitzt. Geregelt werden die rechtlichen Grundlagen zum einen im bürgerlichen Gesetzbuch unter §125 und §126, sowie durch die eIDAS Verordnung, die die Bestimmungen zur elektronischen Signatur regelt.

2. Der Dokumentenlifecycle

Modernes Vertragsmanagement bedeutet auch, dass möglichst viele Schritte während des Vertragsprozesses online abgebildet werden sollten. So macht es Sinn eine Bibliothek an Vorlagen, Klauseln und Bestimmungen bereitzuhalten, die mit geringem zeitlichen Einsatz zu ansprechenden und personalisierten Verträgen führt. Geht es darum Daten einzuholen, sollten interaktive Formularfelder erstellt werden, um den Vertragsabschluss so einfach wie möglich zu gestalten. Im Allgemeinen empfiehlt es sich daraufhin das Dokument zu versenden und die Unterschrift über ein geeignetes Signaturfeld einzuholen, welches die – für die Rechtssicherheit benötigten – Daten sammelt. Das unterzeichnete Dokument sollte dann revisionssicher abgelegt und so verzeichnet werden, dass dieses zu jeder Zeit und auf jedem Gerät gefunden werden.

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3. Moderne Zusammenarbeit

Wird der Vertrag versendet, so kommt es häufig vor, dass Änderungen telefonisch oder schriftlich per Mail angefragt werden. Die angeforderten Änderungen müssen dann im Original des Vertrages korrigiert werden, sodass eine neue Version entsteht, die daraufhin zurück an den Empfänger gesendet werden muss. Hierbei besteht das Risiko, dass durch verschiedene Versionsstände die Vertragshistorie nicht klar ersichtlich ist. Durch modernes Vertragsmanagement kann diese Fehlerquelle ausgeschlossen werden, indem von SenderIn und EmpfängerIn direkt kollaborativ im selben Vertragsdokument gearbeitet wird. Neue Technologien ermöglichen es hierbei direkt zu Kommentieren und Vertragsänderungen anzufragen. So bleiben auch ursprüngliche Vertragsversionen erhalten, da die Historie klar ersichtlich ist.

4. Elektronische Signaturen

Die elektronische Signatur ist eine Methode zur Einholung einer Einverständniserklärung oder Genehmigung des Empfängers eines digitalen Dokuments und damit der Grundstein für ein Rechtsgeschäft. Fast jede händische Unterschrift kann mittlerweile durch eine elektronische Signatur ersetzt werden. Grundsätzlich gibt es drei Arten der elektronischen Signatur, die du kennen solltest:

• Die einfache
• die fortgeschrittene
• und die qualifizierte elektronische Signatur

Je nach Art des Rechtsgeschäftes, muss eine dieser drei Arten Verwendung im modernen Vertragsmanagement finden. Für die alltäglichen Rechtsgeschäfte empfiehlt sich zumeist die fortgeschrittene elektronische Signatur, da diese eine klare Identifikation des Unterzeichners ermöglicht.

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5. Die wirtschaftlichen Auswirkungen

Natürlich sollte sich modernes Vertragsmanagement auch wirtschaftlich lohnen. Die Auswirkungen auf Unternehmen sind recht eindeutig: Sowohl der reduzierte Papierverbrauch, als auch der Verzicht auf Postversand wirkt sich zweifelsohne positiv auf die Umwelt und die Finanzen aus (ein handelsübliches DIN-A4 Papier benötigt 10 Liter Wasser in der Produktion). Daneben können die zeitlichen Einsparungen seitens der EmpfängerInnen und SenderInnen bei gutem Management in andere Aufgaben gesteckt werden, die das Unternehmen weiter wachsen lassen.                

Abschließend lässt sich festhalten, dass modernes Vertragsmanagement eine sinnvolle Investition in die Zukunft ist. Letztendlich sind es nicht nur die Unternehmen, die direkt profitieren, sondern auch die KundInnen, LieferantInnen und weiteren VertragspartnerInnen.